Erstattungsfähige Kosten

Wichtige Erkenntnisse

• Erstattungsfähige Auslagen sind Kosten, die Mitarbeiter im Voraus bezahlen und von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen.
• Zu den üblichen erstattungsfähigen Ausgaben gehören Reisekosten, Unterkunft, Gesundheitskosten und Büromaterial.
• Unternehmen können Firmenkreditkarten für direkte Zahlungen bereitstellen, um Vorabkosten der Mitarbeiter zu vermeiden.
• Krankenversicherer können Vorauszahlungen verlangen und dann über einen Antragsprozess erstatten.
• Mitarbeiter sollten Quittungen und Belege für alle erstattungsfähigen Ausgaben aufbewahren.
• Erstattungsfähige Auslagen sind Dinge, die ein Mitarbeiter im Voraus bezahlt und dann von seinem Unternehmen zurückerstattet bekommt. Diese Auslagen sind oft arbeitsbezogen und können für Mitarbeiter steuerlich absetzbar sein, wenn sie nicht erstattet werden. Beispiele sind geschäftliche Reisen oder Büromaterial. Unternehmen sollten klare, gut dokumentierte Richtlinien für erstattungsfähige Auslagen haben, um Verwirrung zu vermeiden.
• Krankenversicherungen können Patienten auch für Gesundheitskosten erstatten, die aus eigener Tasche bezahlt wurden, abhängig vom Versicherungsplan und den Richtlinien.

Wie erstattungsfähige Auslagen funktionieren

Wenn beispielsweise ein Verkäufer täglich mehrere Standorte anfährt, um Kunden persönlich zu besuchen, sind die Ausgaben für Benzin erstattungsfähige Ausgaben. Manchmal wird sogar der Verschleiß, der durch übermäßige Kilometer auf einem privaten Auto verursacht wird, das für die Arbeit genutzt wird, dem Mitarbeiter erstattet. Es hängt alles von der Unternehmenspolitik ab. Ein Mitarbeiter kann die Kilometer und/oder Benzinkosten aufzeichnen und den Nachweis zur Zahlung an die Buchhaltung einreichen, oder er kann sich dafür entscheiden, den Abzug bei der Steuererklärung im nächsten Jahr zu nutzen.

Erstattungsfähige Auslagen können auch auf Reisen anfallen. Wenn ein Teil der Arbeit einer Person darin besteht, im Laufe des Jahres mit dem Flugzeug zu reisen und Konferenzen zu besuchen, sind Ausgaben wie Verpflegung, Hotel, Flugtickets, Trinkgelder usw. oft erstattungsfähig. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, alkoholische Getränke nicht zu bezahlen; auch dies ist eine Frage der Richtlinie.

Eine weitere Situation, die oft Auslagen für die Arbeit erfordert, ist, wenn jemand von zu Hause aus arbeitet, jeden Tag oder ein paar Tage die Woche. Normalerweise geht ein Telearbeiter in den örtlichen Bürobedarfsladen, um Artikel wie Druckerpatronen, Papier, Computerzubehör zu kaufen oder notwendige Anwendungen online herunterzuladen, wenn ein Unternehmen diese nicht über ein verbundenes Netzwerk und mit Hilfe der IT bereitstellt.

Auch diese Kosten sind erstattungsfähig, es sei denn, ein Mitarbeiter entscheidet sich, sie als Abzüge bei der Steuererklärung im nächsten Jahr zu verwenden. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter erstattet, kann es alle Kosten als Geschäftsausgaben abziehen, ohne die Steuern einer Einzelperson zu beeinflussen.1

Wichtig

Eine weitere Möglichkeit, wie Unternehmen Ausgaben verwalten, besteht darin, eine Firmenkreditkarte auf ihren Namen bereitzustellen, und der Saldo wird direkt an die Händler gezahlt.

Umgang mit erstattungsfähigen medizinischen Ausgaben

Versicherungsgesellschaften wickeln Zahlungen für medizinische Ausgaben oft direkt mit Ärzten oder Dienstleistern ab. Dennoch verlangen Versicherungspolicen gelegentlich, dass die versicherte Person das Produkt oder die Dienstleistung im Voraus bezahlt und dann eine Quittung zur Erstattung einreicht.

In der Krankenversicherungsbranche bezeichnen Auslagen den Teil der Rechnung, den die Versicherung nicht übernimmt und den die Person selbst zahlen muss. Auslagen für Gesundheitsleistungen umfassen Selbstbehalte, Zuzahlungen und Kostenbeteiligungen.

Krankenversicherungspläne haben Höchstgrenzen für Auslagen. Dies sind Obergrenzen für den Geldbetrag, den ein Versicherungsnehmer jedes Jahr für gedeckte Gesundheitskosten ausgeben kann. Der Affordable Care Act (ACA) verlangt von allen Gruppen- und Einzelplänen, dass sie sich an jährlich aktualisierte Richtlinien für Höchstgrenzen für Auslagen halten, sofern nicht anders ausgenommen.2

Für 2022 liegen die Höchstgrenzen für Auslagen bei $8,700 für Einzelversicherung und $17,400 für Familienversicherung. Während Pläne keine höheren Höchstgrenzen für Auslagen als diese Limits haben können, bieten viele niedrigere Höchstgrenzen an.3

Vor- und Nachteile erstattungsfähiger medizinischer Ausgaben

Zu den Vorteilen erstattungsfähiger medizinischer Ausgaben gehört, dass man Geld zurückbekommt, nachdem man eine medizinische Ausgabe aus eigener Tasche bezahlt hat. Versicherer zahlen den Patienten ihre Kosten zurück. Es ist eine Möglichkeit zu sparen, da die Erstattung in der Regel einige Wochen nach der Zahlung per Post verschickt wird.

Zu den Nachteilen gehört, dass die hohen Kosten medizinischer Ausgaben finanziellen Stress für Einzelpersonen oder Familien verursachen können.

Vergleich von Auslagen vs. Selbstbehalten

Auslagen sind der Höchstbetrag, den Sie für medizinische Versorgung im Jahr zahlen müssen. Auslagen umfassen Selbstbehalte und Zuzahlungen für Arztbesuche. Ein Selbstbehalt ist ein Betrag, den Sie selbst aus eigener Tasche zahlen müssen, bis Ihre Krankenversicherung für Ihre Versorgung aufkommt.

Was Mitarbeiter über Auslagenerstattung wissen müssen

Mitarbeiter sollten täglich genaue Aufzeichnungen über Ausgaben führen und Quittungen auf Formularen einreichen, die entweder von ihren Unternehmen oder online bereitgestellt werden, und diese nach einem festgelegten Zeitplan an die Buchhaltung weiterleiten. Alle Kilometer sollten protokolliert werden, einschließlich Tachostand, Daten und Orte. Pendelkilometer sind jedoch nicht erstattungsfähig.1

In vielen Fällen ist es für beide Seiten vorteilhafter und einfacher, wenn ein Arbeitgeber Ausgaben im Voraus bezahlt. Das kann Buchhaltungszeit sparen und verhindern, dass ein Mitarbeiter private Ausgaben für geschäftliche Zwecke tätigt, wenn dies eine finanzielle Belastung darstellen könnte.

Ein erstattungsfähiger Auslagenposten für einen Vertriebsmitarbeiter könnte eine Restaurantrechnung für die Akquise eines potenziellen Kunden sein oder die Benzinkosten für die Fahrt zu einem Verkaufskurs in einer Nachbarstadt. Die meisten Unternehmen haben Richtlinien, die Mitarbeitern helfen zu bestimmen, welche Ausgaben als erstattungsfähige Auslagen gelten und welche nicht. In der Regel müssen Mitarbeiter Quittungen aufbewahren und detaillierte Erklärungen für ihre Einkäufe abgeben.

Was gilt als Auslage für medizinische Versorgung?

Eine Auslage für medizinische Versorgung ist jede medizinische Leistung, die Sie bezahlen, die nicht von Ihrer Versicherungspolice abgedeckt ist, oder eine Zuzahlung oder ein Selbstbehalt, wie von Ihrer Versicherungsgesellschaft festgelegt.

Wie berechne ich meine Auslagen für medizinische Versorgung?

Da Auslagen nicht von Ihrer Krankenversicherung erstattet oder bezahlt werden, kann die Berechnung Ihrer jährlichen Ausgaben knifflig sein. Ein guter Anfang ist, auf Ihren Selbstbehalt zu schauen – was Sie zahlen müssen, bevor Ihre Versicherung einspringt – und Ihre jährlichen Zuzahlungen hinzuzufügen. Die Summe dieser Posten ist ein guter Anfang zur Berechnung Ihrer Auslagen.4

Wie kann ich meine Auslagen für medizinische Versorgung reduzieren?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Auslagen für medizinische Versorgung zu reduzieren: Nutzung von Ärzten im Netzwerk, sorgfältiges Lesen von Rechnungen auf Fehler, Nachfragen nach Rabatten bei Ihren Anbietern und Verwendung von generischen verschreibungspflichtigen Medikamenten.

Was ist ein Erstattungsplan?

Ein Erstattungsplan ist eine schriftliche Sammlung von Regeln und Richtlinien, die die Erstattungspolitik eines Arbeitgebers umreißt. Dieses Dokument informiert Mitarbeiter über die Arten von arbeitsbezogenen Ausgaben, die erstattet werden können. Es erklärt die Verfahren zur Einreichung von Ausgaben zur Erstattung und beschreibt, wie und wann der Arbeitgeber den Mitarbeiter erstattet.

Sind erstattungsfähige Ausgaben steuerlich absetzbar?

Arbeitgeber dürfen Erstattungen bestimmter Geschäftsausgaben abziehen. Nach Angaben des IRS muss eine Geschäftsausgabe sowohl üblich als auch notwendig sein, um abzugsfähig zu sein. Übliche Ausgaben werden in einer bestimmten Branche akzeptiert und sind üblich. Notwendige Ausgaben sind angemessen und hilfreich für ein Unternehmen oder einen Beruf.5

Wie funktioniert eine Gesundheitserstattungsvereinbarung (HRA)?

Eine Gesundheitserstattungsvereinbarung (HRA) ist ein Gruppenkrankenversicherungsplan, der von einem Arbeitgeber bezahlt wird. Im Rahmen des Plans erstattet der Arbeitgeber den Mitarbeitern ihre qualifizierten medizinischen Ausgaben. Der Mitarbeiter trägt zunächst die medizinischen Kosten und beantragt dann die Erstattung vom Arbeitgeber.

Wenn die medizinische Ausgabe gedeckt ist, wird dem Mitarbeiter die Erstattung steuerfrei bis zu einem festgelegten Dollarbetrag gewährt. Der Arbeitgeber entscheidet, wie viel in den Plan eingezahlt wird, und legt einen festen Betrag fest, der dem Mitarbeiter pro Jahr zur Erstattung zur Verfügung steht. Einige HRAs erlauben es, ungenutzte Beträge auf das folgende Jahr zu übertragen.6