Kontinuierliche Prüfung

Continuous Audit: Umfassender Leitfaden mit Schritten, Vor- und Nachteilen

Was ist eine kontinuierliche Prüfung?

Eine kontinuierliche Prüfung ist ein internes Verfahren, das Buchhaltungspraktiken, Risikokontrollen, Compliance, Informationstechnologiesysteme und Geschäftsprozesse fortlaufend überprüft. Kontinuierliche Prüfungen sind in der Regel technologiegestützt und darauf ausgelegt, Fehlerprüfungen und Datenverifizierungen in Echtzeit zu automatisieren.1

Ein durch kontinuierliche Prüfung gesteuertes System erzeugt Alarmauslöser, die über Anomalien und Fehler informieren, die vom System erkannt werden.

Wichtige Erkenntnisse

Kontinuierliche Prüfungen bewerten Buchhaltungspraktiken und Risikokontrollen fortlaufend und nutzen Technologie, um Echtzeit-Fehlerprüfung und Datenverifizierung zu automatisieren.
Sie sind vorteilhaft für die Bewertung der Umsetzung neuer Standards und Verfahren, da sie sofortiges Feedback zur Wirksamkeit bieten.
Kontinuierliche Prüfungen können unbefugte Aktivitäten verhindern, wie das Stoppen falscher Zahlungen oder die Sicherstellung rechtzeitiger rechtlicher Einreichungen.
Zu den Hauptvorteilen gehören die Erkennung von Anomalien, die Überwachung von Cyber-Bedrohungen und die Steigerung der organisatorischen Effizienz.
Anfangskosten für die Einrichtung und eine mögliche übermäßige Abhängigkeit von der Automatisierung sind bemerkenswerte Nachteile kontinuierlicher Prüfungen.

Wie kontinuierliche Prüfungen funktionieren

Eine interne Prüfungsabteilung hat normalerweise einen festen Zeitplan für ihre Arbeit, sei es monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Eine Einzelperson oder ein Team verbringt Zeit in jedem Bereich, um Informationen zu sammeln, Daten zu überprüfen und zu analysieren und ihre Berichte für das Management und den Prüfungsausschuss des Verwaltungsrats zu veröffentlichen. Eine kontinuierliche Prüfung wird mittels Technologie implementiert, und diese Miniprotokolle unterstützen den/die internen Prüfer zwischen ihren regelmäßig geplanten formellen Prüfungen.

Unterscheidung zwischen kontinuierlicher Prüfung und computergestützter Prüfung

Kontinuierliche Prüfung ist nicht mit computergestützter Prüfung zu verwechseln. Bei der computergestützten Prüfung wird der Prüfer lediglich durch Technologie unterstützt, z. B. durch Tabellenkalkulationen, um eine periodische Prüfung durchzuführen. Die computergestützte Prüfung wird ausschließlich vom Prüfer gesteuert, während die kontinuierliche Prüfung automatisch in regelmäßigen, engen Abständen ablaufen soll.

Optimale Szenarien für die Implementierung kontinuierlicher Prüfungen

Viele interne Prüfungen werden Monate nach einer Geschäftsaktivität durchgeführt, aber diese Arten von Prüfungen sind für bestimmte Prozesse zu verzögert, um von echtem Wert zu sein. Kontinuierliche Prüfungen werden durchgeführt, um Risikobewertungen und Kontrollprüfungen häufiger zu ermöglichen; sie werden am häufigsten eingesetzt, wenn ein neuer Standard oder ein neues Verfahren implementiert wird. Die kontinuierliche Natur der Prüfung ermöglicht effektivere und sofortige Bewertungen.2

Vor- und Nachteile kontinuierlicher Prüfungen

Eine kontinuierliche Prüfung ist vorteilhaft, um ungewöhnliche oder nicht konforme Aktivitäten in mehreren Bereichen eines Unternehmens zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass festgelegte Verfahren eingehalten werden. In der Kreditorenbuchhaltung könnte das kontinuierliche Prüfungssystem beispielsweise verhindern, dass ein unbefugter Betrag an einen Lieferanten gesendet wird. In der Buchhaltungs- oder Rechtsabteilung kann es überprüfen, ob eine erforderliche Einreichung bei der Securities and Exchange Commission (SEC) vor einer Frist versendet wird.

Kennzeichnung ungewöhnlicher/nicht konformer Aktivitäten

Überwachung auf Cyberangriffe

Förderung der Effizienz

Bewertung der Umsetzung neuer Standards und Verfahren

Kosten der anfänglichen Einrichtung

Risiko einer übermäßigen Abhängigkeit vom System

Die Funktion der kontinuierlichen Prüfung kann überwachen, ob die Computernetzwerke des Unternehmens auf potenzielle Cyberangriffe vorbereitet sind. Diese und weitere Aufgaben der kontinuierlichen Prüfung fördern die Effizienz in einer Organisation und minimieren oder beseitigen vollständig Verstöße gegen Verfahren oder Prozesse, die das Unternehmen finanziellen oder rechtlichen Verpflichtungen aussetzen könnten.

Bemerkenswerterweise sind die Nachteile einer kontinuierlichen Prüfung die anfänglichen Einrichtungskosten und möglicherweise eine übermäßige Abhängigkeit vom System in einigen Bereichen der Unternehmensabläufe, in denen menschliches Eingreifen erforderlich wäre.

Welche drei Hauptinteressengruppen profitieren von einer kontinuierlichen Prüfung?

Kontinuierliche Prüfungsprozesse kommen den Hauptinteressengruppen zugute, darunter dem Verwaltungsrat, dem Management und den internen Prüfern. Der Verwaltungsrat kann aufgrund erhöhter Erkennung und Überwachung von internen Kontrollen auf Unternehmensebene sicher sein. Das Management kann aktuelle Informationen nutzen, um seine täglichen Aufgaben zu verbessern. Die interne Prüfungsabteilung kann Probleme früher angehen und Fehler vor einer externen Prüfung korrigieren.3

Was sind die 7 Schritte für die kontinuierliche Prüfung?

Laut dem Journal of Accountancy sind die sieben Schritte zur Aufrechterhaltung der kontinuierlichen Prüfung:

Prioritätsbereiche festlegen

Prüfungsregeln identifizieren

Prozesshäufigkeit bestimmen

Parameter konfigurieren und ausführen

Ergebnisse verwalten und nachverfolgen

Regeln melden

Neu auftretende Risiken bewerten und zum Register hinzufügen 1

Muss die Implementierung eines kontinuierlichen Prüfungsprozesses teuer sein?

Nein, Sie können mit der Implementierung eines kontinuierlichen Prüfungsprozesses mit einfachen Tools wie Access oder Excel beginnen.1