Lückenanalyse

Wichtige Erkenntnisse

• Die Gap-Analyse identifiziert Lücken zwischen dem aktuellen Zustand eines Unternehmens und seinen Zielen.
• Sie hilft Unternehmen, Ressourcen, Kapital und Technologie effizient einzusetzen.
• Sensible Informationen in Gap-Analyse-Modellen werden selten offengelegt.
• Die SWOT-Analyse ergänzt oft eine Gap-Analyse.
• Die statische Gap-Analyse untersucht die Zinssensitivität.

Was ist eine Gap-Analyse?

Eine Gap-Analyse ist ein Prozess, den Unternehmen nutzen, um ihre aktuelle Leistung mit ihrer gewünschten, erwarteten Leistung zu vergleichen und bei Bedarf einen Aktionsplan zur Verbesserung zu erstellen.

Eine Gap-Analyse hilft einem Unternehmen, seinen aktuellen Zustand zu bewerten – durch Messung von Zeit, Geld und Arbeit – und ihn mit seinem Zielzustand zu vergleichen.

Durch die Definition und Analyse der Lücken zwischen Erwartung und Realität kann das Managementteam die Organisation voranbringen und die Leistungslücken schließen.

Umfassender Leitfaden zur Gap-Analyse

Wenn Organisationen ihre Ressourcen, ihr Kapital und ihre Technologie nicht optimal nutzen, können sie ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen. Hier kann eine Gap-Analyse helfen.

Eine Gap-Analyse, manchmal auch Bedarfsanalyse genannt, hilft Unternehmen zu bestimmen, wo sie heute stehen – ihr aktueller, tatsächlicher Fortschritt – und wo sie in der Zukunft sein wollen.

Wenn eine Lücke zwischen den beiden besteht, können Unternehmen ihre Ziele überprüfen, um herauszufinden, ob sie sie ändern sollen und/oder wie sie den richtigen Weg zur Erreichung finden.

Es gibt vier Schritte in einer Gap-Analyse. Diese enden in einem zusammenfassenden Bericht, der Verbesserungsbereiche identifiziert und einen Aktionsplan zur Steigerung der Unternehmensleistung skizziert.

Kurzer Fakt

Die „Lücke“ in einer Gap-Analyse ist der Raum zwischen dem, wo eine Organisation ist, und dem, wo sie in der Zukunft sein möchte.

Durchführung einer Gap-Analyse: Eine Anleitung

Einige Gap-Analyse-Modelle unterteilen die folgenden Schritte in vier Prozesse. Andere sind etwas aufwändiger und erweitern die Analyse um einige zusätzliche Schritte.

In beiden Fällen umfasst eine Gap-Analyse das Verständnis Ihrer aktuellen Position, die Bestimmung, wo Sie landen möchten, und die Entwicklung eines Plans, wie Sie den gewünschten Endpunkt erreichen.

Schritt 1: Definieren Sie den Zustand des Unternehmens

Eine Gap-Analyse beginnt mit der Untersuchung der Natur eines Unternehmens, um seine Mängel zu entdecken.

Dies umfasst die Recherche der Produkte, die das Unternehmen anbietet, der Kunden, die es bedient, der geografischen Standorte, die es abdeckt, und der Leistungen, die es seinen Mitarbeitern bietet.

Diese Informationen können quantitativ (wie Finanzunterlagen) oder qualitativ (Umfragen oder Feedback von wichtigen Stakeholdern) sein.

Oft führt ein Unternehmen eine Gap-Analyse durch, weil es bereits ein Problem erkannt hat. Beispielsweise können Kundenfeedback-Umfragen schlechte Ergebnisse geliefert haben, und ein Unternehmen möchte untersuchen, warum, und Abhilfemaßnahmen umsetzen.

Bevor es sein Potenzial erreichen kann, muss das Unternehmen verstehen, warum diese Fehler passieren, wann Probleme auftreten und wer die Führungskräfte für das Veränderungsmanagement sein müssen.

Schritt 2: Klären Sie die Ziele des Unternehmens

Der Kern der Gap-Analyse liegt in diesem Schritt, in dem ein Unternehmen identifiziert, was es werden möchte. Diese Phase muss mit großer Sorgfalt durchgeführt werden, da die Identität, die ein Unternehmen hat, die strategischen Schritte bestimmt, die es unternehmen muss, um diese Ziele zu erreichen.

In der Gap-Analyse identifiziert ein Unternehmen spezifische, messbare Ziele, die den größten langfristigen Erfolg bringen können. Beispielsweise würde es dem Unternehmen wenig nützen, sich das Ziel zu setzen, im Kundenservice besser zu werden.

Stattdessen muss das Unternehmen nachverfolgbare Metriken identifizieren, wie z. B. eine Kundenzufriedenheit von 90% innerhalb von 12 Monaten zu erreichen.

Eine weitere Möglichkeit, das gewünschte Ergebnis zu identifizieren, besteht darin, zu analysieren, was Wettbewerber oder andere Marktteilnehmer tun. Identifizieren Sie genau, wie und wann ein anderes Unternehmen etwas gut macht, und versuchen Sie, es nachzuahmen.

Schritt 3: Identifizieren Sie die Lücken

Nachdem der aktuelle Zustand und der zukünftige Zustand definiert sind, ist es an der Zeit zu verstehen, wo die kritischen Unterschiede liegen und die beiden zu überbrücken.

In dieser Phase kann ein Unternehmen feststellen, dass es hoffnungslos unterbesetzt ist, es versäumt hat, seine Mitarbeiter angemessen zu schulen, oder nicht über die technischen Fähigkeiten verfügt, um Kundenkontakte zu bewältigen.

Schritt 4: Erstellen Sie einen Aktionsplan

Sobald ein Unternehmen seine Mängel definiert hat, sollte es einen Plan entwickeln, um seinen Zielzustand zu erreichen. Es kann eine Lösung geben oder mehrere gleichzeitige Änderungen müssen vorgenommen werden.

Der Aktionsplan muss quantifizierbare Wege zur Messung von Veränderungen enthalten. Wenn beispielsweise der Kundenservice das Problem ist, sollte die Verbesserung der Kundenzufriedenheit als Ziel gesetzt werden, zusammen mit einer Metrik, die die Verbesserung verfolgt (wie die durchschnittliche Lösungszeit und die Anzahl der Anfragen an den Kundenservice).

Andere Ergebnisse der Gap-Analyse, wie z. B. Mängel in der Markenbekanntheit, können kreativere, durchdachtere Lösungen für die Zukunft erfordern.

Schritt 5: Implementieren Sie Veränderungen

Sobald die besten Ideen aus Schritt 4 ausgewählt sind, setzen Sie sie in die Tat um. In dieser Phase versucht das Unternehmen, die in der Analyse identifizierte Lücke zu schließen.

Durch die Umsetzung der Lösungen versucht das Unternehmen, in einem bestimmten Geschäftsbereich besser zu werden.

Diese Implementierungsphase beinhaltet oft die Befolgung einer detaillierten Reihe von Prozessen nach einem bestimmten Zeitplan.

Es ist darauf zu achten, dass nicht mehr Schaden als Probleme behoben werden. Beispielsweise kann ein aufwändiger Schulungsprozess dazu führen, dass sich Mitarbeiter überfordert und entmutigt fühlen.

Ein Versuch, ihre Leistung zu steigern, könnte zu einem Produktivitätsverlust und sinkender Moral führen.

Überwachen Sie Veränderungen

Eine Gap-Analyse ist nicht abgeschlossen, selbst wenn der Plan umgesetzt wurde. Das Unternehmen muss dann die Veränderungen im Laufe der Zeit überwachen, um die Verbesserungen aufrechtzuerhalten.

Die Gap-Analyse kann ein zirkulärer Prozess sein, bei dem das Unternehmen regelmäßig seine aktuelle Position bewertet, um sicherzustellen, dass es seine Ziele erreicht hat und seinen Erfolg aufrechterhalten kann.

Wichtig

Eine Gap-Analyse enthält oft sensible Informationen. Unternehmen legen ihre Gap-Analyse-Modelle nicht oft offen. Die Analyse könnte Wettbewerber auf die Pläne des Unternehmens aufmerksam machen.

Erkundung verschiedener Arten von Gap-Analysen

Markt-Gap-Analyse

Auch als Produkt-Gap-Analyse bezeichnet, beinhaltet die Markt-Gap-Analyse die Untersuchung des Marktes und wie Kundenbedürfnisse möglicherweise unerfüllt bleiben.

Wenn ein Unternehmen Bereiche identifizieren kann, in denen das Produktangebot nicht der Verbrauchernachfrage entspricht, kann das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um diese Marktlücke zu schließen.

Strategische Gap-Analyse

Auch als Leistungs-Gap-Analyse bezeichnet, ist die strategische Gap-Analyse eine formelle interne Überprüfung der Leistung eines Unternehmens.

Die Analyse beinhaltet oft den Vergleich, wie ein Unternehmen im Vergleich zu langfristigen Benchmarks wie einem Fünfjahresplan oder einem strategischen Plan abgeschnitten hat.

Eine strategische Gap-Analyse kann auch durchgeführt werden, um zu vergleichen, wie ein Unternehmen im Vergleich zu seinen Wettbewerbern abschneidet. Diese Art der Analyse kann Wege aufzeigen, wie andere Unternehmen Personal oder Kapital strategischer und ressourcenschonender einsetzen.

Diese Art von Informationen kann schwer zu beschaffen sein, insbesondere wenn ausgeschiedene Mitarbeiter Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet haben und das Unternehmen nicht viele Informationen über Prozesse öffentlich macht.

Finanz-/Gewinn-Gap-Analyse

Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, direkt zu analysieren, wo es im Vergleich zu seinen Wettbewerbern zurückbleibt, indem es sich speziell auf finanzielle Kennzahlen konzentriert. Dies kann Preisvergleiche, Margenprozentsätze, Gemeinkosten, Umsatz pro Arbeitskraft oder fixe vs. variable Komponenten umfassen.

Das ultimative Ziel ist es, Bereiche zu bestimmen, in denen ein Wettbewerber finanziell effizienter ist.

Qualifikations-Gap-Analyse

Anstatt die finanziellen Aspekte zu betrachten, kann ein Unternehmen das menschliche Element untersuchen. Eine Qualifikations-Gap-Analyse hilft festzustellen, ob es einen Mangel an Wissen und Fachkenntnissen beim aktuellen Personal gibt.

Eine Qualifikations-Gap-Analyse muss die Ziele des Unternehmens klar definieren und dann abbilden, wie aktuelle Mitarbeiter in dieses Design passen. Die Qualifikations-Gap-Analyse kann zu einer Empfehlung für die Schulung vorhandener Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter führen.

Diese Art der Analyse ist besonders wichtig für innovative Unternehmen, die für den Wettbewerb in ihrer Branche auf direkte Fähigkeiten angewiesen sind.

Compliance-Gap-Analyse

Unter Nutzung interner Prüfungsfunktionen bewertet eine Compliance-Gap-Analyse, wie ein Unternehmen im Vergleich zu einer Reihe externer Vorschriften abschneidet. Beispielsweise kann ein Unternehmen seine Buchhaltungs- und Berichtsfunktionen intern bewerten, bevor es einen externen Prüfer beauftragt, eine Stellungnahme zu seinen Abschlüssen abzugeben.

Compliance-Gap-Analysen sind tendenziell präventiv und defensiv, im Gegensatz zu strategischeren Formen der Gap-Analyse. Die Absicht ist, Vorschriften einzuhalten, Berichtsfristen einzuhalten und Strafen zu vermeiden.

Produktentwicklungs-Gap-Analyse

Wenn ein Unternehmen neue Produkte herstellt, kann eine Gap-Analyse durchgeführt werden, um zu analysieren, wo das Produkt Defizite aufweisen könnte.

Diese Art der Gap-Analyse wird oft mit der Entwicklung von Softwareprodukten oder Artikeln in Verbindung gebracht, deren Entwicklung so lange dauert, dass sich die Marktnachfrage bis zu ihrer Veröffentlichung verschoben haben könnte.

Ein Unternehmen kann auch bewerten, welche Aspekte des Produkts oder der Dienstleistung erfolgreich implementiert, verzögert, absichtlich eliminiert oder noch in Bearbeitung sind.

Wesentliche Werkzeuge für die Gap-Analyse

Unternehmen können eine Reihe von Werkzeugen verwenden, um den Gap-Analyse-Prozess zu unterstützen. Die unten aufgeführten Werkzeuge haben eine bestimmte Verwendung, die für einen spezifischen Aspekt einer Gap-Analyse am besten geeignet ist.

SWOT-Analyse

Eines der bekanntesten Analysewerkzeuge, die SWOT-Analyse, bestimmt die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens.

Mit diesem Gap-Analyse-Werkzeug kann ein Unternehmen sowohl interne als auch externe Faktoren bewerten, die es verbessern oder nutzen kann, um seine Führung zu realisieren.

In einer SWOT-Analyse bewertet ein Unternehmen seine Stärken und Schwächen als Teil der internen Analyse. Es kann sich dafür entscheiden, Ressourcen von seinen Stärken abzuziehen, wenn es sich mit seiner aktuellen Marktführerschaft wohlfühlt.

Oder ein Unternehmen kann sich auf seine Schwächen konzentrieren. In einigen Fällen können Unternehmen entscheiden, dass Schwächen aufgrund massiver Kapitalinvestitionsanforderungen oder Verbraucherpräferenzen nicht überwunden werden können.

Ein weiterer Teil einer SWOT-Analyse bezieht sich auf externe Kräfte, die außerhalb der Kontrolle eines Unternehmens liegen. Beispielsweise kann ein Unternehmen planen, durch die Veröffentlichung eines neuen Produkts einen größeren Marktanteil zu gewinnen.

Sollte die Gefahr eines staatlichen Zolls auf das Produkt die Stückkosten erhöhen, kann die Lücke des Unternehmens schwer zu schließen sein.

Fischgrätendiagramm

Ein Fischgrätendiagramm, auch Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm genannt, kann helfen zu identifizieren, was Probleme verursachen könnte. Es kann kreatives Denken fördern, wenn es darum geht, eine geschäftliche Einschränkung zu bewerten.

Ein Fischgrätendiagramm wird erstellt, indem das Hauptproblem bestimmt und in die Mitte eines Bereichs geschrieben wird. Dann werden Hauptkategorien auf Zweigen geschrieben, die vom Hauptproblem ausgehen.

Schließlich werden diesen Zweigen weitere Zweige hinzugefügt, die identifizieren, warum Probleme in jeder Kategorie existieren.

Letztendlich versucht das Fischgrätendiagramm, ein großes, komplexes Problem in überschaubarere Aufgaben zu zerlegen.

McKinsey 7-S

Das McKinsey 7-S-Framework identifiziert sieben Elemente, die entscheidend dafür sind, wie gut ein Unternehmen abschneidet.

Das Modell enthält drei „harte Elemente“: Strategie, Struktur und Systeme, sowie vier „weiche Elemente“: gemeinsame Werte, Fähigkeiten, Stil und Mitarbeiter.

Mithilfe des McKinsey 7-S-Modells kann ein Unternehmen identifizieren, wie jeder Bereich in bestehende Lücken passt und wie das Unternehmen jeden Aspekt beeinflussen kann, um besser mit langfristigen Zielen übereinzustimmen.

Das McKinsey 7-S-Modell wird seit den 1970er Jahren verwendet, als es von der Managementberatung McKinsey & Co.1 eingeführt wurde.

Nadler-Tushman Model

Das Nadler-Tushman-Modell wird speziell verwendet, um Probleme zu identifizieren, zu verstehen, wie ein Unternehmen möglicherweise leistungsschwach ist, und zu bestimmen, wie diese Leistung verbessert werden kann.

Der Kern des Nadler-Tushman-Modells ist das Konzept, dass Aspekte innerhalb eines Unternehmens aufeinander abgestimmt sein und zusammenwirken sollten; andernfalls wird das Unternehmen nicht so erfolgreich sein.

Das Modell konzentriert sich auf Komponenten wie Kultur, Arbeit, Struktur und Menschen. Diese vier Kernprinzipien erhalten Daten, die Input (die Strategie eines Unternehmens) sowie Output (die Leistung eines Unternehmens) darstellen.

Das Endziel ist es zu bestimmen, wie jede der vier Komponenten zusammenarbeitet.

PEST Analysis

Eine PEST-Analyse beinhaltet die Bewertung externer Faktoren und wie sie sich auf die Rentabilität eines Unternehmens auswirken könnten.

PEST steht für politisch, wirtschaftlich, sozial und technologisch. Eine gängige Variante der PEST-Analyse ist die PESTLE-Analyse, die auch rechtliche und ökologische Aspekte einbezieht.

Zum Beispiel kann eine staatliche Gesetzgebung dazu führen, dass das Produkt eines Unternehmens viel teurer im Export wird. In diesem Fall könnte ein Unternehmen eine potenzielle Lücke haben, falls sich externe Kräfte in einer Weise verschieben, die sich nachteilig auf das Unternehmen auswirkt.

Tipp

Unternehmen verwenden oft eine Kombination von Gap-Analyse-Tools, da Erkenntnisse aus einem Tool zur Analyse eines anderen beitragen können.

Optimale Situationen für die Verwendung der Gap-Analyse

Ein Unternehmen sollte ständig die Produkte, die es anbietet, die Kunden, die es bedient, den Marktbedarf, den es deckt, und die Effizienz seiner Abläufe bewerten.

Es gibt jedoch Zeiten, in denen eine formellere Gap-Analyse angebracht ist. Diese Zeiten umfassen:

Während des Projektmanagements. Einige Produkte mit mehrjährigen Entwicklungszyklen sind dem Risiko sich ändernder externer Situationen ausgesetzt. Es ist ratsam, während eines langfristigen Projekts regelmäßig eine Gap-Analyse durchzuführen.

Planung strategischer Vorhaben. Ob bei der Erstellung langfristiger Budgets, der Überlegung von Unternehmensumstrukturierungen oder der Vorbereitung einer potenziellen Übernahme – die Gap-Analyse kann eine wichtige strategische Entscheidung untermauern. Beispielsweise kann die Expansion in ein neues geografisches Gebiet politische Risiken, geografische Risiken, Währungsrisiken und Kulturrisiken mit sich bringen. Ein Unternehmen sollte eine Gap-Analyse durchführen, um zu verstehen, wie schwerwiegend diese Risiken sind und welche zusätzlichen Ressourcen (falls vorhanden) erforderlich sind, um jeden Bereich zu bewältigen.

Verständnis von Leistungsdefiziten. Die Gap-Analyse kann Bereiche des Betriebs aufdecken, in denen kurzfristige, alltägliche Funktionen verbessert werden können. Obwohl diese Art der Nutzung reaktiv ist, kann ein Unternehmen wählen, Bereiche seines Betriebs vorbeugend zu bewerten. Zum Beispiel kann ein Kostencenter erheblich über dem Budget liegen; das Unternehmen sollte herausfinden, was passiert ist und welche Schritte unternommen werden müssen.

Vermarktung an externe Parteien. Obwohl die Gap-Analyse für interne Parteien am vorteilhaftesten ist, kann sie verwendet werden, um Pläne an externe Investoren zu kommunizieren. Der Plan kann dann als Teil eines Kapitalanlageantrags oder einer Seed-Finanzierungsrunde externen Parteien offengelegt werden. Indem ein Unternehmen offen, transparent und strategisch mit seinen Defiziten umgeht, kann es externe Parteien eher dazu bewegen, Partner zu werden und in sein Wachstum zu investieren.

Vorteile der Implementierung einer Gap-Analyse

Da die Gap-Analyse auf viele Arten eingesetzt werden kann, bietet sie eine Vielzahl von Vorteilen. Jeder der unten aufgeführten Vorteile kann sich nur auf eine bestimmte Art der Gap-Analyse beziehen. Dennoch können Unternehmen, die eine Gap-Analyse durchführen, Folgendes erleben:

Verbesserte Rentabilität. Unternehmen, die Lücken bewerten und vorbeugend Defizite ermitteln, sind besser darauf vorbereitet, Ausgaben zu optimalen Zeitpunkten zu tätigen, Ressourcen zur Hand zu haben (anstatt später zusätzliches Kapital zu zahlen, um sie zu sichern) und effizienter zu arbeiten.

Bessere Herstellungsprozesse. Das Erkennen und Verhindern von Lücken beim Aufbau im Herstellungsprozess führt zu einer stärkeren Produktion, effizienteren Lieferlogistik, Rohstoffen, die zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind, und der Vermeidung von Engpässen.

Erhöhter Marktanteil. Durch die Kombination der ersten beiden Vorteile kann ein Unternehmen eine verbesserte Präsenz im Markt haben, indem es gesteigerte Umsätze, Einnahmen, Kunden und Marktanteile vorweisen kann.

Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden. Anstatt auf Mitarbeiter- oder Kundenbedürfnisse zu reagieren und hinterherzulaufen, können Unternehmen, die eine Gap-Analyse durchführen, potenzielle Probleme ansprechen, bevor sie auftreten und möglicherweise Beziehungen belasten oder Einzelpersonen dazu veranlassen, zu Wettbewerbern zu wechseln.

Operative Effizienz. Durch ein besseres Verständnis dafür, wo es möglicherweise nicht gut funktioniert, kann ein Unternehmen Änderungen vornehmen, um die täglichen Abläufe zu verbessern.

Verringertes Risiko für langfristige Vorhaben. Durch die Identifizierung der benötigten Ressourcen und potenzieller Defizite können Unternehmen für Lücken planen und Probleme erkennen, bevor sie auftreten.

Anwendung der Gap-Analyse in Finanzen und Vermögensverwaltung

Die Gap-Analyse ist auch eine Methode des Asset-Liability-Managements, die zur Bewertung des Zinsrisikos (IRR) oder des Liquiditätsrisikos (ohne Kreditrisiko) verwendet werden kann.

Es ist eine einfache IRR-Messmethode, die die Differenz zwischen zinssensitiven Vermögenswerten und zinssensitiven Verbindlichkeiten im Zeitverlauf darstellt.

Diese Art der Analyse funktioniert gut, wenn Vermögenswerte und Verbindlichkeiten aus festen Cashflows bestehen. Die Gap-Analyse kann Optionen nicht verarbeiten, da Optionen ungewisse Cashflows haben.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das eine Investition tätigen möchte, aber sicherstellen will, dass es genügend Kapital zur Verfügung hat, um Eventualitäten abzudecken. Das Unternehmen kann Cashflows überprüfen, Risiken bestimmen und bewerten, wo potenzielle Cashflow-Defizite auftreten könnten.

Dies ist besonders nützlich bei langfristigen Projekten, risikoreichen Projekten und Projekten, die empfindlich auf makroökonomische oder externe Kräfte reagieren.

Was sind die grundlegenden Komponenten einer Gap-Analyse?

Die Gap-Analyse muss immer mit einer Analyse der aktuellen Position eines Unternehmens beginnen. Ohne zu verstehen, wo es sich derzeit befindet, kann ein Unternehmen keinen angemessenen Plan erstellen, um dorthin zu gelangen, wo es hin möchte.

Zusätzlich zur Identifizierung, wo es heute ist und wo es in der Zukunft sein möchte, umfasst die Gap-Analyse die Erstellung eines Plans mit Implementierungsschritten, die nachverfolgt und gemessen werden können, um Change Manager zur Rechenschaft zu ziehen.

Wie unterscheiden sich Gap-Analyse und SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse wird oft als Teil der Gap-Analyse verwendet. Mit einer SWOT-Analyse identifiziert ein Unternehmen seine Stärken und Schwächen. Dann sollte das Unternehmen verstehen, ob diese Stärken und Schwächen geeignet sind, das Unternehmen dorthin zu bringen, wo es sein möchte.

Die Gap-Analyse ist der Plan, der versucht, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens zu verändern. Die Chancen und Risiken, die im Rahmen einer SWOT-Analyse identifiziert werden, sind die Risiken, dass der im Rahmen einer Gap-Analyse skizzierte Plan nicht erfolgreich umgesetzt wird.

Was ist statische vs. dynamische Gap-Analyse?

Die statische Gap-Analyse betrachtet die Sensitivität eines Unternehmens gegenüber Änderungen der Zinssätze. Die dynamische Gap-Analyse betrachtet die Diskrepanz zwischen seinen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten.