Positive Bestätigung

Was ist eine positive Bestätigung?

Eine positive Bestätigung ist eine Prüfungsanfrage, bei der der Kunde antworten muss, um die Richtigkeit eines Postens zu bestätigen. Die positive Bestätigung erfordert einen Nachweis der Richtigkeit, indem entweder bestätigt wird, dass die ursprünglichen Informationen korrekt waren, oder bei Unrichtigkeit die korrekten Informationen bereitgestellt werden.

Wichtige Erkenntnisse

• Positive Bestätigung erfordert eine Antwort des Kunden, die die Richtigkeit von Finanzaufzeichnungen bestätigt oder korrigiert.
• Diese Methode wird häufig verwendet, um Verbindlichkeiten, Investitionen und Kontostände im Rahmen einer Prüfung zu überprüfen.
• Positive Bestätigung liefert einen expliziten Nachweis von Finanzinformationen und ist daher zuverlässiger als eine negative Bestätigung.
• Negative Bestätigung erfordert nur dann eine Antwort, wenn eine Abweichung vorliegt, was für Prüfer weniger kostspielig und zeitaufwendig ist.
• Positive Bestätigungen eignen sich besser für komplexe Finanztransaktionen und wenn Genauigkeit entscheidend ist.

Wie die positive Bestätigung in der Prüfung funktioniert

Die positive Bestätigung ist Teil der Bestätigungsverfahren, mit denen Prüfer bestimmte Informationen überprüfen. Der Empfänger des Schreibens muss antworten, um die Richtigkeit zu bestätigen oder Informationen zu liefern und diese an den Prüfer zurückzusenden. Beispiele für die vom Prüfer angeforderten Informationen sind die Bestätigung der folgenden Punkte:

Die Beträge und Beschreibungen verschiedener Arten von Verbindlichkeiten

Bankkontoinformationen einschließlich Salden

Bestandsmengen und -arten

Investitionen oder Wertpapiere

Kopien von Verkaufsrechnungen zur Bestätigung von Verkäufen

Informationen oder Kopien von Versandrechnungen zur Bestätigung des Versands von Produkten

Analyse der positiven Bestätigung in Konten

Prüfer verwenden auch positive Bestätigungsschreiben, um Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen von Unternehmen zu überprüfen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Schulden, die Unternehmen gegenüber ihren Lieferanten haben. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen stellen Geld dar, das Kunden eines Unternehmens für den Verkauf von Waren schulden. Forderungen und Verbindlichkeiten haben in der Regel Zahlungsziele von 30, 60 oder 90 Tagen – das bedeutet, dass die Zahlung innerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen muss.

Ein Prüfer kann die Richtigkeit der geprüften Forderungsaufzeichnungen überprüfen, indem er feststellt, ob die Aufzeichnungen die zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden stattgefundenen Transaktionen korrekt widerspiegeln. Die direkte Kontaktaufnahme mit Kunden hilft Prüfern zu überprüfen, ob die aufgeführten Konten tatsächlich existieren, ob die als geschuldet ausgewiesenen Salden korrekt sind und ob die als erhalten markierten Zahlungen echt sind.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Vermögenswerte und können von Unternehmen als Sicherheit für Kredite oder Finanzierungen bei Banken verwendet werden. Daher ist es wichtig, dass die Forderungen geprüft werden, um zu bestätigen, dass die Verkäufe getätigt wurden und dass die Zahlungen aus den Verkäufen rechtzeitig eingehen.

Wenn ein Unternehmen seine Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen prüfen möchte, muss es alle Abflüsse im Zusammenhang mit Schuldverpflichtungen oder Gläubigerzahlungen überprüfen. Der Prozess kann eine Überprüfung von Rechnungen und einen Abgleich dieser Beträge mit den als geleistet verbuchten Zahlungen umfassen. Darüber hinaus kann das Unternehmen die genannten Beträge mit tatsächlichen Abhebungen von Zahlungskonten abgleichen, um die Richtigkeit zu bestätigen.

Viele Fintech-Startups sind entstanden, um die Digitalisierung dieses Prozesses zu lösen. Taulia, Tipalti, C2F0 und Liquidx sind Namen, die im Bereich der Digitalisierung von Verbindlichkeiten und Forderungen tätig sind. Diese Dienste eröffnen Vereinfachungsmöglichkeiten, aber auch Herausforderungen für die Prüfung und positive Bestätigungsverfahren.

Positive und negative Bestätigung: Hauptunterschiede

Während die positive Bestätigung unabhängig von der Richtigkeit der ursprünglichen Aufzeichnungen unterstützende Informationen erfordert, erfordert die negative Bestätigung nur dann eine Antwort, wenn eine Abweichung vorliegt. Im Rahmen einer negativen Bestätigungsanfrage kann ein Unternehmen aufgefordert werden, zu bestätigen, dass ein Kontostand mit einem bestimmten Betrag, z. B. 100.000 $, angegeben ist. Wenn der aktuelle Kontostand 100.000 $ beträgt, ist keine weitere Aktion erforderlich.

Wenn der Saldo abweicht, müssen zusätzliche Informationen zur Erläuterung der Differenz bereitgestellt werden. Negative Bestätigungsschreiben werden auch verwendet, um festzustellen, ob der Empfänger von einem im Schreiben beschriebenen Ereignis abmelden möchte.

Die negative Bestätigung wird häufiger verwendet, wenn die Aufzeichnungen der natürlichen Person oder des Unternehmens allgemein als sehr genau gelten. In der Regel wird davon ausgegangen, dass das Unternehmen, das eine negative Bestätigung erhält, strenge interne Anforderungen und Geschäftspraktiken hat. Daher ist die negative Bestätigung für Prüfer viel weniger kostspielig und zeitaufwendig, da sie normalerweise nur ein Schreiben versenden müssen.

Umgekehrt sind positive Bestätigungsanfragen aufwendiger, da Finanzunterlagen vorgelegt werden müssen, selbst wenn die ursprünglichen Informationen im Schreiben korrekt waren. Auch werden positive Bestätigungsanfragen eher verwendet, wenn Fehler in den Büchern des Unternehmens vermutet werden. Allerdings ist ein positives Bestätigungsschreiben bei komplexen Transaktionen üblicher, da es genauer ist und sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind – oder die gleichen Finanzinformationen haben. Bei Krediten beispielsweise verwenden Prüfer positive Bestätigungen gegenüber Banken und Unternehmen, um den genauen Betrag einer Schuld zu ermitteln.

Daher stellt eine positive Bestätigung tendenziell eine bessere Darstellung der Finanzinformationen dar als eine negative Bestätigung, da es sich um eine explizite Anfrage handelt, die vom Empfänger beantwortet wurde. Im Streitfall ist eine positive Bestätigung ein physischer Beweis dafür, dass die Informationen bestätigt wurden.

Beispiele für positive Bestätigung

Wenn eine natürliche Person oder ein Unternehmen vom Internal Revenue Service (IRS) für eine Prüfung ausgewählt wird, muss der Steuerpflichtige Unterlagen vorlegen, um die in den ausgewählten Steuererklärungen aufgeführten Informationen zu bestätigen. Die Prüfung kann eine positive Bestätigungsanfrage für alle Einkommensquellen, die Überprüfung der geltend gemachten Abzüge und den Nachweis der geltend gemachten Gewinne oder Verluste umfassen.

Auch wenn die für die Prüfung erforderlichen Informationen mit dem übereinstimmen, was gemeldet wurde, müssen alle Nachweise zur Erfüllung der Prüfungsanforderungen vorgelegt werden.

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