Rückstellung

Was sind aufgelaufene Verbindlichkeiten?

Bei aufgelaufenen Verbindlichkeiten handelt es sich um Ausgaben, die einem Unternehmen entstanden sind, aber bis zum Ende eines Abrechnungszeitraums noch nicht bezahlt wurden. Dies spiegelt die Anforderungen der periodengerechten Rechnungslegung wider, Kosten zum Zeitpunkt ihres Entstehens zu erfassen, nicht bei Zahlung.

Sie erscheinen in der Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeiten und können sowohl routinemäßige Posten wie Löhne und Zinsen als auch nicht routinemäßige Verpflichtungen umfassen. Die Erfassung dieser Buchungen stellt sicher, dass der Jahresabschluss die Verpflichtungen und die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens für den Zeitraum korrekt widerspiegelt.

Wichtige Erkenntnisse

• Aufgelaufene Verbindlichkeiten entstehen, wenn Ausgaben anfallen, aber noch nicht bezahlt wurden.
• Diese Verbindlichkeiten sind in der periodengerechten Buchführung üblich und werden in der Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeiten aufgeführt.
• Aufgelaufene Verbindlichkeiten können routinemäßig sein, wie Gehaltsabrechnungen, oder selten, wie unerwartete Ausgaben.
• Buchungssätze für aufgelaufene Verbindlichkeiten beinhalten die Belastung eines Aufwandskontos und die Gutschrift eines Kontos für aufgelaufene Verbindlichkeiten.
• Aufgelaufene Verbindlichkeiten unterscheiden sich von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, da sie dem Unternehmen noch nicht in Rechnung gestellt wurden.
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Aufgelaufene Verbindlichkeiten erklärt

Eine aufgelaufene Verbindlichkeit ist eine finanzielle Verpflichtung, die einem Unternehmen während eines bestimmten Abrechnungszeitraums entsteht. Obwohl die Waren und Dienstleistungen möglicherweise bereits geliefert wurden, hat das Unternehmen sie in diesem Zeitraum noch nicht bezahlt. Sie werden auch nicht im Hauptbuch des Unternehmens erfasst.1 Obwohl der Geldfluss noch nicht stattgefunden hat, muss das Unternehmen dennoch für den erhaltenen Nutzen zahlen.

Aufgelaufene Verbindlichkeiten, die auch als „Rechnungsabgrenzungsposten" bezeichnet werden, bestehen nur bei Anwendung der periodengerechten Buchführungsmethode. Das Konzept einer aufgelaufenen Verbindlichkeit betrifft den Zeitpunkt und das Matching-Prinzip. Bei der periodengerechten Rechnungslegung sollen alle Aufwendungen in dem Zeitraum erfasst werden, in dem sie anfallen, der von dem Zeitraum der Zahlung abweichen kann. Aufwendungen werden im gleichen Zeitraum wie die entsprechenden Erträge erfasst, um den Nutzern genaue Kosteninformationen zu liefern.

Die Kassenbasis oder Kassenmethode ist eine alternative Möglichkeit, Ausgaben zu erfassen, aber sie führt nicht zu aufgelaufenen Verbindlichkeiten. Aufgelaufene Verbindlichkeiten werden in einem Zeitraum in die Finanzunterlagen eingetragen und in der Regel im nächsten Zeitraum bei Zahlung storniert. Dadurch kann der tatsächliche Aufwand zum genauen Dollarbetrag erfasst werden, wenn die Zahlung vollständig erfolgt.

Kurzer Fakt

Aufgelaufene Verbindlichkeiten bestehen nur bei Anwendung der periodengerechten Rechnungslegungsmethode.

Verschiedene Arten von aufgelaufenen Verbindlichkeiten

Es gibt zwei Arten von aufgelaufenen Verbindlichkeiten, die Unternehmen verbuchen müssen.2 Nachfolgend haben wir einige der wichtigsten Details zu jeder aufgeführt.

Routinemäßige aufgelaufene Verbindlichkeit

Eine routinemäßige aufgelaufene Verbindlichkeit wird auch als „wiederkehrende Verbindlichkeit" bezeichnet und tritt normalerweise im Rahmen des täglichen Geschäftsbetriebs eines Unternehmens auf. So gilt beispielsweise aufgelaufene Zinszahlungen an einen Gläubiger für eine finanzielle Verpflichtung wie einen Kredit als eine solche. Dem Unternehmen werden möglicherweise Zinsen berechnet, die es jedoch erst im nächsten Abrechnungszeitraum bezahlt.2

Nicht routinemäßige aufgelaufene Verbindlichkeit

Eine nicht routinemäßige aufgelaufene Verbindlichkeit ist ein Aufwand, der nicht regelmäßig anfällt. Deshalb wird sie auch als „seltene aufgelaufene Verbindlichkeit" bezeichnet. Sie ist kein Teil der normalen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Eine nicht routinemäßige Verbindlichkeit kann daher eine unerwartete Ausgabe sein, die einem Unternehmen in Rechnung gestellt wird, aber erst im nächsten Abrechnungszeitraum bezahlt werden muss.2

Erfassung aufgelaufener Verbindlichkeiten in Buchungssätzen

Die Buchung einer aufgelaufenen Verbindlichkeit erfordert einen Buchungssatz. Ein Buchhalter verbucht in der Regel eine Belastung des Aufwandskontos und eine Gutschrift des Kontos für aufgelaufene Verbindlichkeiten. Dies wird dann rückgängig gemacht, wenn der nächste Abrechnungszeitraum beginnt und die Zahlung erfolgt. Die Buchhaltung belastet das Konto der aufgelaufenen Verbindlichkeiten und schreibt das Aufwandskonto gut, wodurch die ursprüngliche Transaktion auf Null gesetzt wird.3

Situationen, die zu aufgelaufenen Verbindlichkeiten führen

Aufgelaufene Verbindlichkeiten entstehen aus einer Reihe von Gründen oder wenn Ereignisse im normalen Geschäftsverlauf eintreten. Zum Beispiel:

Ein Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen mit Zahlungsaufschub kauft, hat aufgelaufene Verbindlichkeiten, da eine Verpflichtung zur zukünftigen Zahlung besteht.

Mitarbeiter können Arbeiten verrichten, für die sie noch keinen Lohn erhalten haben.

Zinsen auf Darlehen können aufgelaufen sein, wenn seit der letzten Darlehenszahlung Zinsgebühren angefallen sind.

An Regierungen zu zahlende Steuern können aufgelaufen sein, da sie erst zum nächsten Steuererklärungszeitraum fällig werden.

Am Ende eines Kalenderjahres müssen die Gehälter und Leistungen der Mitarbeiter im entsprechenden Jahr erfasst werden, unabhängig davon, wann der Abrechnungszeitraum endet und die Gehaltsschecks ausgezahlt werden. Ein zweiwöchiger Abrechnungszeitraum kann sich beispielsweise vom 25. Dezember bis zum 7. Januar erstrecken.

Obwohl sie erst im Januar ausgezahlt werden, gibt es dennoch eine ganze Woche Ausgaben für Dezember. Die Gehälter, Leistungen und Steuern, die vom 25. bis 31. Dezember anfallen, gelten als aufgelaufene Verbindlichkeiten. Diese Ausgaben werden belastet, um einen Anstieg der Ausgaben widerzuspiegeln. Gleichzeitig werden verschiedene Verbindlichkeiten gutgeschrieben, um den Anstieg der Verpflichtungen am Jahresende auszuweisen.

Wichtig

Lohnsteuern, einschließlich Social Security, Medicare und bundesstaatlicher Arbeitslosensteuern, sind Verbindlichkeiten, die periodisch abgegrenzt werden können, um die Zahlung vor Fälligkeit der Steuern vorzubereiten.

Vergleich von aufgelaufenen Verbindlichkeiten und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Aufgelaufene Verbindlichkeiten und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (auch einfach als „Verbindlichkeiten" bekannt) sind beide Arten von Verbindlichkeiten, die Unternehmen bezahlen müssen, aber sie sind nicht identisch. Aufgelaufene Verbindlichkeiten sind nicht in Rechnung gestellte Ausgaben, wie Gehaltsabrechnungen oder das Warten auf eine Lieferantenrechnung, z. B. für Betriebskosten.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind in der Regel kurzfristige Verpflichtungen und müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens (ein Jahr oder weniger, oft 30 bis 60 Tage) beglichen werden. Gläubiger senden Rechnungen, die von der Kreditorenbuchhaltung des empfangenden Unternehmens dokumentiert und in der Bilanz des Unternehmens unter den „kurzfristigen Verbindlichkeiten" aufgeführt werden. Die Abteilung leistet dann die Zahlung des Gesamtbetrags bis zum Fälligkeitsdatum.4 Die Begleichung dieser Ausgaben innerhalb des festgelegten Zeitrahmens hilft Unternehmen, Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Veranschaulichende Beispiele für aufgelaufene Verbindlichkeiten

Wie oben erwähnt, können Unternehmen aus einer Vielzahl von Gründen Verbindlichkeiten abgrenzen. Viele Arten von Ausgaben fallen in diese Kategorie, darunter die folgenden:

Lohnaufwendungen: Diese betreffen bereits von Mitarbeitern erbrachte Arbeiten. Die Arbeit wird im nächsten Abrechnungszeitraum bezahlt. Dies ist bei Arbeitgebern üblich, die ihre Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlen, da ein Abrechnungszeitraum in den folgenden Abrechnungsmonat oder das folgende Jahr hineinreichen kann.

Waren und Dienstleistungen: Einige Unternehmen bestellen und erhalten Waren und Dienstleistungen von ihren Lieferanten, ohne sie sofort zu bezahlen. Das empfangende Unternehmen bezahlt diese Waren und Dienstleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als aufgelaufene Ausgabe.5

Zinsen: Ein Unternehmen kann einen ausstehenden Kredit haben, für den die Zinsen noch nicht fällig sind. Der Kreditgeber kann diesen Aufwand verlangen.3

Warum grenzt ein Unternehmen Verbindlichkeiten ab?

Ein Unternehmen kann für eine beliebige Anzahl von Verpflichtungen Verbindlichkeiten abgrenzen. Sie werden in der Bilanz des Unternehmens als kurzfristige Verbindlichkeiten erfasst und am Ende eines Abrechnungszeitraums angepasst.

Wie funktionieren aufgelaufene Verbindlichkeiten für ein Unternehmen?

Eine aufgelaufene Verbindlichkeit ist eine finanzielle Verpflichtung, die ein Unternehmen in einem bestimmten Abrechnungszeitraum für bereits gelieferte Waren und Dienstleistungen eingeht. Das Unternehmen hat sie in diesem Zeitraum noch nicht bezahlt, und sie werden nicht im Hauptbuch des Unternehmens erfasst. Der Zahlungsfluss hat noch nicht stattgefunden, aber das Unternehmen muss letztendlich noch für den erhaltenen Nutzen zahlen.

Wie viele Arten von aufgelaufenen Verbindlichkeiten gibt es?

Unternehmen müssen zwei Arten von aufgelaufenen Verbindlichkeiten verbuchen:

Routinemäßige aufgelaufene Verbindlichkeiten, auch bekannt als „wiederkehrende aufgelaufene Verbindlichkeiten". Sie treten normalerweise im Rahmen des täglichen Geschäftsbetriebs eines Unternehmens auf.

Nicht routinemäßige aufgelaufene Verbindlichkeiten, auch bekannt als „seltene aufgelaufene Verbindlichkeiten". Es sind Ausgaben, die nicht regelmäßig anfallen und nicht zur normalen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens gehören.