Rückstellungen

Wichtige Erkenntnisse

• Rückstellungen repräsentieren verdientes oder geschuldetes Geld, das noch nicht abgewickelt wurde.
• Sie müssen gemäß GAAP und IFRS erfasst werden.
• Transaktionen finden statt, aber Zahlungen werden verzögert.
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Was sind Rückstellungen?

Rückstellungen spiegeln Geld wider, das verdient oder geschuldet, aber noch nicht den Besitzer gewechselt hat. Zum Beispiel können Sie einen Tag arbeiten, aber Ihr Gehalt erst zu einem späteren Zeitpunkt erhalten. Diese Art von Transaktion muss gemäß GAAP und IFRS in den Büchern erfasst werden, da die zugrunde liegenden Einnahmen oder Ausgaben angefallen sind – sie wurden nur noch nicht von einer Partei bezahlt.

Rückstellungen verstehen

Unternehmen arbeiten heutzutage selten nur mit Bargeld. Sie verkaufen oft Produkte oder Dienstleistungen jetzt und werden später bezahlt. In der periodengerechten Buchführung müssen diese nicht eingezogenen Einnahmen verbucht werden. Gleiches gilt für Ausgaben. Wenn ein Unternehmen eine Ausgabe tätigt, muss sie erfasst werden, auch wenn sie noch nicht bezahlt wurde.

Ein Beispiel für eine abgegrenzte Ausgabe ist eine Steuerrechnung. Die Steuer bezieht sich auf die Gewinne des Vorjahres und ist nicht sofort fällig. Abgegrenzte Einnahmen könnten hingegen ein Produkt oder eine Dienstleistung sein, die auf Kredit verkauft wird.

Ohne Rückstellungen würden Unternehmen nur Einnahmen und Ausgaben in Bezug auf Zahlungsströme oder Geld, das auf ihre Bankkonten ein- und ausgeht, ausweisen. Bei dieser Methode würden die Abschlüsse eines Unternehmens, das im folgenden Jahr für Arbeiten bezahlt wird, die es im Vorjahr erbracht hat, nicht das tatsächliche Niveau der wirtschaftlichen Aktivität innerhalb jedes bestimmten Berichtszeitraums widerspiegeln. Das Gleiche könnte bei Ausgaben passieren, die nicht dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden, in dem sie angefallen sind.

Vergleich von periodengerechter Buchführung und Kassenbuchführung

Die wichtigste Alternative zur periodengerechten Buchführung ist die Kassenbuchführung. Die Kassenbuchführung ist recht einfach – Sie erfassen Geld nur, wenn es auf Ihr Bankkonto eingeht oder es verlässt.1

Die periodengerechte Methode erfordert, dass Unternehmen Einnahmen erfassen, wenn Bargeld eingeht, und Ausgaben, nachdem sie bezahlt wurden. Das macht die Kassenbuchführung bei kleineren Unternehmen häufiger.

Die periodengerechte Buchführung wird in der Regel von größeren Unternehmen verlangt. Diese Methode erfordert mehr Buchhaltung, liefert aber ein genaueres Bild der Geschäftstätigkeit und Finanzen eines Unternehmens.

Angenommen, ein Unternehmen erhält von einem Kunden eine Zahlung für eine Dienstleistung, hat aber seine Ausgaben für den Auftrag noch nicht bezahlt, und es ist Ende des Steuerjahres. Dies kommt ständig vor, und die Kassenbuchführung kann das Unternehmen profitabler erscheinen lassen, als es tatsächlich ist.

Erfassung von Rückstellungen

Bei der periodengerechten Buchführung müssen Buchhalter Einnahmen und Ausgaben von dem Zeitpunkt, an dem sie verdient oder angefallen sind, bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie bezahlt werden, erfassen, anpassen und verfolgen.

Es wird die doppelte Buchführung angewendet, was bedeutet, dass jede Transaktion eine Soll- und eine Habenbuchung haben muss. Bei Einnahmen, die verdient, aber noch nicht bezahlt wurden, würde eine Buchung vorgenommen, bei der die in der Bilanz aufgeführten 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen' belastet und das 'Umsatzerlöse'-Konto in der Gewinn- und Verlustrechnung gutgeschrieben wird. Dieser Schritt erhöht die Umsatzerlöse und die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in der Finanzaufstellung des Unternehmens.

Für Ausgaben, die angefallen, aber noch nicht bezahlt wurden, würde der Buchhalter das 'Aufwendungen'-Konto in der Gewinn- und Verlustrechnung belasten und das 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen'-Konto in der Bilanz gutschreiben. Dies erhöht die Aufwendungen und die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens, wo die kurzfristigen Verpflichtungen eines Unternehmens erfasst werden.

Arten von Rückstellungen

Dies sind die vier Hauptarten:

Abgegrenzte Ausgaben

Auch als abgegrenzte Verbindlichkeiten bekannt, sind dies Ausgaben, die während eines Abrechnungszeitraums angefallen, aber nicht bezahlt wurden, wie z. B. Stromrechnungen. Strom wird in der Regel nicht im Voraus bezahlt. Es ist möglich, dass der im Oktober verbrauchte Strom erst im Dezember bezahlt wird. Dies muss als abgegrenzte Ausgabe erfasst werden.

Vorausbezahlte Ausgaben

Einige Ausgaben werden im Voraus bezahlt, bevor sie vollständig verbraucht sind. Diese werden als vorausbezahlte Ausgaben bezeichnet und als Vermögenswert verbucht. Ein Beispiel für eine vorausbezahlte Ausgabe ist eine Vorauszahlung für einen Anwalt oder Berater.

Abgegrenzte Einnahmen

Abgegrenzte Einnahmen entstehen, wenn ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung liefert, aber noch nicht bezahlt wurde. Beispielsweise könnte ein Unternehmen Waren auf Kredit verkaufen.

In diesem Fall erhält der Kunde die Bestellung sofort, zahlt den gesamten Betrag jedoch im Laufe der Zeit. Bei der periodengerechten Buchführung sollte das ausstehende Geld in einem Konto für abgegrenzte Einnahmen aus Forderungen erfasst werden, das einen Vermögenswert darstellt.

Passive Rechnungsabgrenzung

Unternehmen können auch Zahlung verlangen, bevor sie eine Ware oder Dienstleistung an einen Kunden liefern. Beispielsweise verlangen Online-Händler Zahlung vor dem Versand; Abonnements werden oft im Voraus bezahlt.

In diesen Fällen richtet das Unternehmen ein Konto für passive Rechnungsabgrenzung (eine Verbindlichkeit) ein, um zu zeigen, dass es das Geld erhalten hat, aber noch die Ware oder Dienstleistung liefern muss.

Beispiele für Rückstellungen verstehen

Es ist üblich, dass Unternehmen und Kunden Waren und Dienstleistungen im Voraus oder später bezahlen. Hier sind einige Beispiele.

Versorgungsleistungen

Versorgungsleistungen werden in der Regel erbracht, bevor sie bezahlt werden. Beispielsweise nutzt ein Unternehmen Strom für seinen Betrieb und bezahlt diesen Verbrauch später, wenn die Zähler abgelesen wurden und die Rechnung eintrifft.

Bei der periodengerechten Buchführung würde das Unternehmen, das den Strom verbraucht, eine Buchung vornehmen, um die Kosten dieser noch nicht bezahlten Dienstleistung als abgegrenzte Ausgabe zu erfassen, wobei das 'Aufwendungen'-Konto belastet und das 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen'-Konto gutgeschrieben wird.

Umgekehrt würde das Versorgungsunternehmen, das den Strom liefert, die Einnahmen, die es erzielt hat, zu dem Zeitpunkt, an dem es sie erzielt hat, ausweisen, indem es das 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen'-Konto in der Bilanz belastet und das 'Umsatzerlöse'-Konto in der Gewinn- und Verlustrechnung gutschreibt.

Steuern, Zinsen, Löhne und Boni

Steuern, Zinsen, Löhne und Boni werden ebenfalls tendenziell später bezahlt. Ein Unternehmen könnte halbjährlich Zinsen auf eine von ihm ausgegebene Anleihe zahlen, Steuern auf vor Monaten verdientes Geld zahlen und Löhne und Boni nach geleisteter Arbeit zahlen. In der periodengerechten Buchführung müssen diese abgegrenzten Ausgaben in dem Zeitraum erfasst werden, in dem sie angefallen sind.