Abschlagsrechnungen

Wichtige Erkenntnisse

• Abschlagsrechnungen sind in Rechnung gestellte Zahlungen für abgeschlossene Arbeiten in verschiedenen Phasen langfristiger Projekte.
• Sie helfen Auftragnehmern, den Cashflow zu verwalten, und Kunden vermeiden die Vorfinanzierung großer Projekte.
• Abschlagsrechnungen umfassen Posten wie den Gesamtauftragswert, den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten und den verbleibenden Saldo.
• Der Leistungsverzeichnisplan beschreibt die Kosten für jede Projektphase und fördert Transparenz und Klarheit.
• Einbehalt ist ein Prozentsatz, der bis zum Projektabschluss einbehalten wird, um Projektinhaber vor möglichen Problemen zu schützen.

Was sind Abschlagsrechnungen?

Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die zu bestimmten Phasen eines großen Projekts für die bis dahin abgeschlossenen Arbeiten ausgestellt werden. Sie werden häufig in Branchen mit hohen Kosten wie Bau und Luft- und Raumfahrt eingesetzt, um einen stetigen Cashflow zu unterstützen und Ausgaben zu verwalten. Für einen reibungslosen Ablauf dieses Prozesses sind klare Vereinbarungen zwischen Kunden und Auftragnehmern über die Abrechnungsbedingungen erforderlich.

Wie Abschlagsrechnungen funktionieren

Abschlagsrechnungen ermöglichen es Auftragnehmern, ihren Kunden im Laufe des Projekts schrittweise Rechnungen zu stellen. Damit Abschlagsrechnungen funktionieren, müssen Kunde und Auftragnehmer einen Zahlungsplan vereinbaren, wann Rechnungen zur Zahlung eingereicht werden.

Abschlagsrechnungen sind nützlich für Großbudget- und Langzeitprojekte. Sie verhindern, dass Kunden im Voraus zahlen, und ermöglichen es Auftragnehmern, regelmäßige Zahlungen zu erhalten und laufende Ausgaben wie Rohstoffe zu decken.

Zahlungen basieren auf einem verifizierten Prozentsatz des Projektabschlusses. Mit anderen Worten, die Zahlungen können im Laufe des Projekts basierend auf bestimmten Meilensteinen, die von einer oder beiden Parteien festgelegt wurden, aufgeteilt werden. Der endgültige, verbleibende Saldo wird in der Regel an den Auftragnehmer überwiesen, sobald das Projekt abgeschlossen ist und der Kunde mit der Arbeit zufrieden ist.

Wesentliche Bestandteile von Abschlagsrechnungen

Die in Abschlagsrechnungen enthaltenen Informationen unterscheiden sich von den üblichen Rechnungspraktiken vieler Unternehmen. Einige der finanziellen Details könnten Folgendes umfassen:

Der gesamte fällige Auftragsbetrag für das Projekt

Alle genehmigten Änderungen sowie der angepasste geschuldete Betrag

Der bis zu diesem Zeitpunkt in Rechnung gestellte Gesamtbetrag

Der aktuelle Fertigstellungsprozentsatz des Projekts

Der verbleibende, bei Projektabschluss geschuldete Saldo

Erklärung des Leistungsverzeichnisplans in Abschlagsrechnungen

Der Leistungsverzeichnisplan, der im Bauwesen üblich ist, beschreibt die Kosten für jede Projektaufgabe und ermöglicht es Eigentümern und Auftragnehmern, sich auf die Ausgaben für jede Phase zu einigen. Während des Abschlagsrechnungsprozesses wird jeder Phase ein Wert im Rahmen des Plans zugewiesen. Außerdem kann der Fertigstellungsprozentsatz für jede Phase festgelegt werden, während der Fortschritt des Gesamtprojekts voranschreitet.

Der Leistungsverzeichnisplan hilft auch festzustellen, ob es Kostenüberschreitungen gab oder das Projekt im Budget lag. Beispielsweise würde der Leistungsverzeichnisplan zeigen, was für jede Aufgabe gezahlt wurde, sowie die ursprüngliche Schätzung. Dadurch kann festgestellt werden, zu welchem Zeitpunkt in der Bauphase das Projekt die geschätzten Projektkosten überschritten hat. Die Aufnahme eines Leistungsverzeichnisplans in Abschlagsrechnungen fördert Transparenz, da alle finanziellen Details im Voraus vereinbart werden, und schützt Auftragnehmer, indem Schätzungen schriftlich festgehalten werden.

Einbehalt bei Abschlagsrechnungen: Was Sie wissen müssen

Bei einigen Projekten kann ein bestimmter Betrag oder Prozentsatz vom Eigentümer bis zum Abschluss des Projekts einbehalten werden. Der Einbehalt kann 5 % bis 10 % des Gesamtprojekts oder jedes Abschlagsrechnungswerts betragen. Im Wesentlichen wird das Geld als Reserve zurückgehalten für den Fall, dass während des Projekts Probleme auftreten.

Ein Einbehalt schützt den Eigentümer auch für den Fall, dass das Projekt nicht abgeschlossen wird, der Vertrag nicht ordnungsgemäß eingehalten wird oder es Probleme mit dem Auftragnehmer und den Subunternehmern gibt. Allerdings kann der Einbehalt zu Cashflow-Problemen für das Bauunternehmen führen. Daher müssen sowohl der Eigentümer als auch der Auftragnehmer frühzeitig einen vereinbarten Einbehaltsbetrag festlegen.

Branchen und Fachleute, die auf Abschlagsrechnungen angewiesen sind

Abschlagsrechnungen sind in einer Reihe verschiedener Branchen recht verbreitet, darunter Bauprojekte. Viele Dachdecker, Klempner, Generalunternehmer, Maler, Elektriker und Klempner verwenden Abschlagsrechnungen als Teil ihres Geschäfts. Die Kosten für Rohstoffe, Arbeit und Verzögerungen im Bauwesen sind einige Gründe, warum die Branche Abschlagsrechnungen verwendet.

Sie werden auch in der Luft- und Raumfahrt sowie im Verteidigungsbereich eingesetzt, da diese Projekte in der Regel enorme Budgets haben und Jahre dauern können. Daher ist die Abschlagsrechnung eine naheliegende Lösung.

Wichtig

Sowohl der Kunde als auch der Auftragnehmer sollten jedes Mal ein Dokument unterzeichnen, wenn eine Zahlung geleistet wird.

Verwaltung von Kostenänderungen bei Abschlagsrechnungen

Es ist üblich, dass sich die Kosten eines Projekts ändern, angesichts der beteiligten Gesamtsummen und der Komplexität des Projekts. Der Bauvertrag legt fest, wie Kunden Kostenänderungen genehmigen, und in der Regel muss ein Kunde ein Dokument mit seinen Initialen versehen oder unterschreiben, das die spezifischen Änderungen angibt. Einige Kostenüberschreitungen sind jedoch unvermeidbar, während andere auf mangelnde Planung zurückzuführen sind. Einige häufige Kostenüberschreitungen können Folgendes umfassen:

Der Eigentümer ändert den Umfang der Projektaufgabe oder fordert zusätzliche Arbeiten an

Unerwartete Schäden an einem Projekt oder Gebäude wie Termiten, Schimmel oder Wasserschäden

Konstruktionsfehler oder schlechte Projektplanung

Preisänderungen bei Arbeit oder Materialien, insbesondere wenn es sich um ein langfristiges Projekt handelt

Viele Auftragnehmer kalkulieren einen Preisaufschlag ein, z. B. einen kleinen Prozentsatz, der die Möglichkeit bietet, den Preis des Projekts zu erhöhen. Eigentümer sollten mit dem Auftragnehmer das Ausmaß etwaiger Preisaufschläge besprechen.

Abschlagsrechnungen in der Praxis: Ein detailliertes Beispiel

Sobald ein Kunde den Auftragnehmer auswählt, verhandeln die beiden die Vertragsbedingungen. Dieser Prozess umfasst die Festlegung eines Zahlungsplans oder einer Zahlungshäufigkeit gemäß bestimmten Meilensteinen, die von beiden Parteien vereinbart wurden. Sobald die Arbeit beginnt und die Meilensteine erreicht sind, kann der Auftragnehmer beginnen, Rechnungen an den Kunden zu stellen.

Angenommen, ABC Construction unterzeichnet eine Vereinbarung zum Bau eines Bürogebäudes für $1,6 Millionen über einen Zeitraum von zwei Jahren, und der Gewinn von ABC beträgt $600.000.

Die gesamten Projektkosten und der Gewinn würden wie folgt aufgeschlüsselt:

$1.000.000 Kosten

$600.000 Gewinn

Jahr 1

Im ersten Jahr sind 40 % des Projekts abgeschlossen

Das Unternehmen stellt dem Kunden $640.000 in Rechnung (40 % x $1.600.000)

Das Unternehmen verbucht im ersten Jahr einen Gewinn von $240.000 (40 % x $600.000 Gesamtgewinn).

Jahr 2

Im zweiten Jahr sind 100 % des Projekts abgeschlossen

Das Unternehmen stellt dem Kunden die restlichen 60 % in Rechnung, also $960.000 (60 % x $1.600.000)

Das Unternehmen verbucht im zweiten Jahr einen Gewinn von $360.000 (60 % x $600.000 Gesamtgewinn).