Amtsbescheinigung

Definition der Amtsbescheinigung

Eine Amtsbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das von einer Kapitalgesellschaft oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) ausgestellt wird und die Namen ihrer Direktoren, leitenden Angestellten und einiger wichtiger Aktionäre auflistet.

Die Hauptfunktion einer Amtsbescheinigung besteht darin, die Identität von Personen zu bestätigen, die befugt sind, rechtsverbindliche Transaktionen im Namen eines Unternehmens abzuschließen. Sie wird häufig von Finanzinstituten bei der Eröffnung von Bankkonten oder bei größeren Transaktionen angefordert.

Die Amtsbescheinigung trägt das Firmensiegel und wird zur rechtlichen Verbindlichkeit notariell beglaubigt. Sie wird vom Gesellschaftssekretär ausgestellt.

Wichtige Erkenntnisse

• Eine Amtsbescheinigung bestätigt die Identität der Personen, die ein Unternehmen rechtlich bei finanziellen und rechtlichen Transaktionen binden können.
• Sie enthält in der Regel Namen und Unterschriften von Direktoren, leitenden Angestellten und wichtigen Aktionären.
• Finanzinstitute können dieses Dokument anfordern, wenn ein Unternehmen ein Bankkonto eröffnet oder größere Geschäfte abschließt.
• Der Gesellschaftssekretär stellt die Amtsbescheinigung aus, die das Firmensiegel und die Unterschrift eines Notars trägt.
• Diese Bescheinigung stellt sicher, dass diejenigen, die innerhalb eines Unternehmens Autorität beanspruchen, auch das gesetzliche Recht haben, ihre Pflichten auszuüben.
• Yurle Villegas / Investopedia

Wichtige Angaben in einer Amtsbescheinigung

Amtsbescheinigungen enthalten in der Regel relevante Informationen über die Direktoren, leitenden Angestellten und wichtigen Aktionäre des Unternehmens. Das Dokument trägt das Firmensiegel und wird von einem Notar beglaubigt. Es wird von einem für die Aufbewahrung der Unternehmensunterlagen zuständigen Beauftragten, in der Regel dem Gesellschaftssekretär, ausgestellt. Als offizielles Unternehmensdokument können Dritte auf die Richtigkeit der Amtsbescheinigung vertrauen.

Verwendung einer Amtsbescheinigung bei Geschäftstransaktionen

Jeder, der mit einem Unternehmen eine Transaktion durchführt, kann eine Amtsbescheinigung anfordern, um die Position eines leitenden Angestellten zu bestätigen. Diese Praxis stellt sicher, dass die Person, die behauptet, der bevollmächtigte Unterzeichner eines Unternehmens zu sein, auch tatsächlich befugt ist, Geschäfte zu tätigen.

Eine Bank kann eine Amtsbescheinigung verlangen, wenn ein Unternehmen ein Konto eröffnet oder eine größere Transaktion beginnt. Anwälte oder andere Personen können eine Amtsbescheinigung anfordern, um die Rolle eines Direktors oder leitenden Angestellten zu bestätigen. Ebenso zeigt eine Amtsbescheinigung, wer das Unternehmen rechtlich in Verträgen binden kann.

Tipp

Eine Amtsbescheinigung kann auch als Certificate of Incumbency, Form of Incumbency, Register of Directors, Certificate of Officers oder Secretary Certificate bezeichnet werden.

Beispielhafte Struktur einer Amtsbescheinigung

Obwohl sie verschiedene Formen annehmen können, ähnelt eine typische Amtsbescheinigung dem folgenden Beispiel:

CERTIFICATE OF INCUMBENCY

Der/die Unterzeichnete, Sekretär/Assistent-Sekretär der __________________________, einer __________________-Kapitalgesellschaft (im Folgenden „Gesellschaft“), bescheinigt hiermit Folgendes:

1. Dass er/sie rechtmäßig gewählt, qualifiziert und als Sekretär/Assistent-Sekretär der Gesellschaft tätig ist und mit der Führung der Aufzeichnungen, Protokolle und des Siegels der Gesellschaft betraut ist.

2. Dass gemäß der Satzung der Gesellschaft in ihrer geänderten Fassung die folgenden genannten Personen in die unten angegebenen Ämter berufen und ernannt wurden und dass diese Personen diese Ämter derzeit noch innehaben und die gegenüber den Namen angegebenen Unterschriften echt sind.

NAME, UNTERSCHRIFT und TITEL

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________

3. Dass gemäß der Satzung der Gesellschaft in ihrer geänderten Fassung und bestimmten Beschlüssen des Vorstands der Gesellschaft die für die oben genannte Position benannten Personen ausreichende Befugnis erhalten haben, im Namen der Gesellschaft zu handeln und sie bei Transaktionen im Zusammenhang mit der Leasing von Ausrüstung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Sale-and-Leaseback dieser Ausrüstung, zu binden, und dass die Unterzeichnung von Dokumenten im Zusammenhang mit solchen Transaktionen durch diese Personen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Rahmenmietverträge und dazugehörige Ausrüstungspläne, eine rechtsverbindliche und durchsetzbare Verpflichtung der Gesellschaft darstellt.

4. Dass der/die Unterzeichnete gemäß der Satzung der Gesellschaft in ihrer geänderten Fassung die Befugnis und das Recht hat, diese Bescheinigung im Namen der Gesellschaft auszustellen, und dass er/sie diese Bescheinigung ausgestellt und das Siegel der Gesellschaft beigefügt hat am __________ Tag des _______________ 20_____.

Unterschrift: ______________________________________ (SIEGEL)

Name: _________________________________________

Titel: __________________________________________

Was ist eine Form of Incumbency?

Eine Form of Incumbency ist ein anderer Name für eine „Amtsbescheinigung“. Sie liefert Informationen über die Direktoren, leitenden Angestellten und wichtigen Aktionäre eines Unternehmens.

Wer unterschreibt eine Amtsbescheinigung?

Eine Amtsbescheinigung wird vom Gesellschaftssekretär des Unternehmens ausgestellt, der die Bescheinigung zuerst unterschreiben muss. Wenn die Amtsinhaberschaft des Sekretärs bescheinigt werden muss, wird sie von einem der leitenden Angestellten des Unternehmens mitgezeichnet. Eine Amtsbescheinigung enthält oft alle Unterschriften der Direktoren, leitenden Angestellten und wichtigen Aktionäre, um ihre Unterschriften zu beglaubigen.

Ist ein Certificate of Incumbency dasselbe wie ein Corporate Resolution?

Ein Corporate Resolution ist ein rechtliches Dokument des Vorstands, das eine bindende Entscheidung des Unternehmens festhält. Eine Amtsbescheinigung ist ein Beispiel für einen Corporate Resolution; jedoch ist ein Certificate of Incumbency nicht die einzige Art von Corporate Resolution. Viele andere rechtliche Dokumente gelten ebenfalls als Corporate Resolutions.