Arbeitgeberbequemlichkeitstest

Wichtige Erkenntnisse

• Der Convenience-of-Employer-Test hilft festzustellen, ob vom Arbeitgeber gezahlte Homeoffice-Kosten steuerpflichtig sind.
• Der Test gilt in der Regel für Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber verpflichtet werden, von zu Hause aus zu arbeiten.
• Homeoffice-Kosten, die den Test bestehen, werden in der Regel vom steuerpflichtigen Einkommen ausgeschlossen.
• Der Test stellt klar, dass Telearbeit in erster Linie dem Arbeitgeber zugutekommen sollte, nicht nur der Bequemlichkeit des Arbeitnehmers.
• Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist unerlässlich, um Ansprüche auf nicht steuerpflichtige, vom Arbeitgeber gezahlte Homeoffice-Kosten zu rechtfertigen.

Was ist der Convenience-of-Employer-Test?

Der Convenience-of-Employer-Test wird verwendet, um festzustellen, ob vom Arbeitgeber gezahlte Homeoffice-Kosten oder andere arbeitsbezogene Ausgaben steuerpflichtig sind. Der Test schreibt vor, dass alle vom Arbeitgeber bezahlten Arbeitnehmerausgaben ausschließlich zum Vorteil des Arbeitgebers erfolgen müssen. Sie müssen gegebenenfalls in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers anfallen. Diese Ausgaben werden in diesem Fall nicht in das Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen.

Den Convenience-of-Employer-Test verstehen

Der Convenience-of-Employer-Test gilt sowohl für die Steuerpflicht der vom Arbeitgeber gezahlten Ausgaben als auch für die Abzugsfähigkeit nicht erstatteter Ausgaben, die von Arbeitnehmern getragen werden.

Nicht erstattete Ausgaben treten in der Regel auf, wenn der Arbeitgeber die für die Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Geräte, Werkzeuge oder Arbeitsräume nicht zur Verfügung stellt. Dies kann daran liegen, dass der Arbeitnehmer spezielle Einrichtungen benötigt, die der Arbeitgeber nicht bereitstellen kann.

Wenn der Arbeitnehmer diese Ausgaben bezahlt und die Ausgaben den Convenience-of-Employer-Test bestehen, können diese Ausgaben abzugsfähig sein (auch wenn bestimmte Einschränkungen gelten). Sekundäre Faktoren bei der Anwendung des Convenience-of-Employer-Tests sind:

Das Homeoffice ist für die Beschäftigung erforderlich oder eine Bedingung der Beschäftigung.

Der Arbeitgeber hat einen legitimen geschäftlichen Zweck für die Nutzung des Homeoffice eines Arbeitnehmers.

Der Arbeitnehmer erledigt einen Teil seiner wesentlichen Arbeitsaufgaben im Homeoffice.

Der Arbeitnehmer steht im Homeoffice regelmäßig und kontinuierlich mit Kunden, Klienten oder Patienten in Kontakt.

Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer an keinem seiner Standorte einen eigenen Büroraum oder andere reguläre Arbeitsplätze zur Verfügung.

Ob der Arbeitgeber Homeoffice-Kosten des Arbeitnehmers in erheblichem Umfang erstattet (80 % Erstattung ist die Norm).

IRS-Definition des Convenience-of-Employer-Tests

Gemäß der Definition des US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS) bedeutet „Convenience of Employer“ im Allgemeinen, dass ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nicht die notwendigen Ressourcen für die Arbeit aus der Ferne zur Verfügung gestellt hat, wie z. B. ein physisches Büro oder Technologie, was den Arbeitnehmer zwingt, seine eigene Homeoffice-Ausrüstung bereitzustellen. Eine solche Situation liegt im Interesse des Arbeitgebers.

Der Convenience-of-Employer-Test wird mit Beispielen in der IRS-Publikation 587: Business Use of Your Home beschrieben. Der IRS legt fest, dass ein Homeoffice „für mehr als eine geschäftliche Tätigkeit genutzt werden darf, aber nicht für nichtgeschäftliche (d. h. private) Aktivitäten verwendet werden darf.“

Beispielszenarien für den Convenience-of-Employer-Test

Das folgende Beispiel für den Convenience-of-Employer-Test wird vom IRS bereitgestellt:

Kathleen ist als Lehrerin angestellt. Sie muss an der Schule unterrichten, sich mit Schülern treffen und Arbeiten und Tests benoten. Die Schule stellt ihr ein kleines Büro zur Verfügung, in dem sie an ihren Unterrichtsplänen arbeiten, Arbeiten und Tests benoten und sich mit Eltern und Schülern treffen kann. Die Schule verlangt nicht, dass sie zu Hause arbeitet.

Kathleen bevorzugt die Nutzung des Büros, das sie in ihrem Zuhause eingerichtet hat, und nutzt das von der Schule bereitgestellte nicht. Sie nutzt dieses Homeoffice ausschließlich und regelmäßig für die administrativen Aufgaben ihrer Lehrtätigkeit.

Kathleen muss den Convenience-of-Employer-Test bestehen, selbst wenn ihr Zuhause als ihr Hauptgeschäftssitz für den Abzug der Kosten für dessen Nutzung gilt. Ihr Arbeitgeber stellt ihr ein Büro zur Verfügung und verlangt nicht, dass sie zu Hause arbeitet, daher erfüllt sie den Convenience-of-Employer-Test nicht und kann keinen Abzug für die geschäftliche Nutzung ihres Zuhauses geltend machen.

Einzelne Bundesstaaten können detailliertere Richtlinien für ihre eigenen Regeln zum Convenience-of-Employer-Test bereitstellen. Zum Beispiel enthält der Tax Treatment Guide for Non-Residents des Staates New York Beispiele für mehrere andere Faktoren, die für den Convenience-of-Employer-Test relevant sind.

Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten – selbst wenn es zum Vorteil des Arbeitgebers ist – können für die Steuerjahre 2008 bis 2025 keine nicht erstatteten beruflichen Ausgaben mehr abziehen. Dies umfasst auch Homeoffice-Kosten, da der Tax Cuts and Jobs Act die meisten sonstigen Einzelabzüge abgeschafft hat.

Persönliche Finanzen

Steuern