Aufgelaufene Kosten

Aufgelaufene Aufwendungen im Rechnungswesen: Definition, Beispiele, Vor- und Nachteile

Wichtige Erkenntnisse

Periodengerechte Abgrenzungen, auch bekannt als Rückstellungen, werden in den Finanzberichten erfasst, wenn sie anfallen, nicht unbedingt wenn sie bezahlt werden. Diese Vorgehensweise liefert eine genauere Darstellung der Verpflichtungen eines Unternehmens.
Die Verwendung der Periodenabgrenzung ermöglicht es Unternehmen, ein wahres Finanzbild darzustellen, indem alle angefallenen Aufwendungen im richtigen Zeitraum erfasst werden, was die Zuverlässigkeit der Finanzberichte für die Stakeholder erhöht.
Im Gegensatz zur cash-basierten Buchführung, die Transaktionen erst bei tatsächlichem Geldfluss erfasst, bietet die Periodenabgrenzung eine umfassendere Sicht, indem sie wirtschaftliche Ereignisse zum Zeitpunkt ihres Eintretens berücksichtigt, unabhängig von Zahlungsströmen.
Obwohl die Periodenabgrenzung umfangreiche Buchführung und Aufwand erfordert, was zu einem potenziellen Risiko von Fehldarstellungen führt, wird sie bevorzugt, weil sie den GAAP entspricht und gesetzliche Anforderungen an die Finanzberichterstattung erfüllt.
Stornobuchungen sind im Prozess der Periodenabgrenzung entscheidend, um die Aufzeichnungen in der Zukunft genau zu aktualisieren, wenn die tatsächlichen Transaktionen abgewickelt werden, wodurch Doppelungen vermieden und Genauigkeit sichergestellt wird.

Was sind periodengerechte Abgrenzungen?

Periodengerechte Abgrenzungen sind solche Aufwendungen, die ein Unternehmen in seinen Büchern erfasst, wenn sie anfallen, aber bevor sie tatsächlich bezahlt wurden. Sie werden in dem Abrechnungszeitraum gebucht, in dem sie anfallen.

Die Periodenabgrenzung erfordert mehr Buchungen als die einfache cash-basierte Buchführung, liefert aber ein umfassenderes und genaueres Finanzbild. Periodengerechte Abgrenzungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Periodenabgrenzung und entsprechen den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP).

Kurzer Fakt

Periodengerechte Abgrenzungen sind auch als Rückstellungen bekannt.

Eintauchen in periodengerechte Abgrenzungen: Wichtige Erkenntnisse

Da periodengerechte Abgrenzungen die Verpflichtung eines Unternehmens darstellen, zukünftige Zahlungen zu leisten, werden sie in der Bilanz eines Unternehmens als kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen. Eine periodengerechte Abgrenzung kann eine Schätzung sein und von der Rechnung des Lieferanten abweichen, die zu einem späteren Zeitpunkt eingeht. Nach der Methode der Periodenabgrenzung werden Aufwendungen erfasst, wenn sie anfallen, nicht unbedingt wenn sie bezahlt werden.1

Eine periodengerechte Abgrenzung entsteht, wenn ein Unternehmen Lieferungen kauft, aber noch keine Rechnung erhalten hat. Andere periodengerechte Abgrenzungen sind Zinsen auf Darlehen, Garantien und Steuern, die angefallen, aber noch nicht in Rechnung gestellt oder bezahlt sind. Provisionen, Löhne und Boni für Mitarbeiter werden zum Zeitpunkt des Anfallens erfasst, auch wenn sie erst in der nächsten Periode bezahlt werden.

Wichtig

Die Abgrenzung von Aufwendungen erhöht sowohl die unbezahlten Rechnungen als auch die Verbindlichkeiten eines Unternehmens.

Vergleich von Periodenabgrenzung und cash-basierter Buchführung: Wichtige Unterschiede

Die Periodenabgrenzung unterscheidet sich von der cash-basierten Buchführung, die finanzielle Ereignisse und Transaktionen nur dann erfasst, wenn Bargeld fließt – was oft zu einer Über- und Unterbewertung von Einnahmen und Kontoständen führt.

Obwohl die Periodenabgrenzung aufgrund der Buchungen arbeitsintensiv ist, bildet sie die Transaktionen eines Unternehmens genauer ab. Dieses vollständigere Bild hilft den Nutzern von Finanzberichten, die gegenwärtige finanzielle Gesundheit eines Unternehmens besser zu verstehen und seine zukünftige Finanzlage vorherzusagen.

Unterscheidung zwischen periodengerechten Abgrenzungen und transitorischen Rechnungsabgrenzungen

Periodengerechte Abgrenzungen sind das Gegenteil von transitorischen Rechnungsabgrenzungen (aktive Rechnungsabgrenzungsposten). Transitorische Rechnungsabgrenzungen sind im Voraus geleistete Zahlungen für Waren und Dienstleistungen, die voraussichtlich in der Zukunft geliefert oder genutzt werden. Während periodengerechte Abgrenzungen Verbindlichkeiten darstellen, werden transitorische Rechnungsabgrenzungen in der Bilanz als Vermögenswerte erfasst. Dies liegt daran, dass das Unternehmen aus der Vorauszahlung voraussichtlich zukünftige wirtschaftliche Vorteile erzielen wird.

Andererseits liegt bei einer periodengerechten Abgrenzung ein Ereignis vor, bei dem ein Unternehmen eine Verpflichtung zur Zahlung eines Betrags an jemand anderen eingegangen ist, dies aber noch nicht getan hat. Beispielsweise gibt es einen Rechtsstreit, bei dem das Unternehmen voraussichtlich verlieren wird, sodass das Unternehmen den Aufwand und eine Verbindlichkeit für die erwartete Zahlung erfasst, auch wenn diese noch nicht gezahlt wurde. Es ist also buchstäblich das Gegenteil einer Vorauszahlung; eine Abgrenzung ist die Erfassung von etwas, das bereits passiert ist, bei dem aber noch kein Geld geflossen ist.

Vor- und Nachteile von periodengerechten Abgrenzungen

Vorteile

Periodengerechte Abgrenzungen machen die Finanzberichte eines Unternehmens theoretisch genauer. Während die cash-basierte Methode einfacher ist, versuchen periodengerechte Abgrenzungen, Aktivitäten einzubeziehen, die möglicherweise noch nicht vollständig angefallen sind, aber dennoch stattfinden werden.

Betrachten Sie ein Beispiel, bei dem ein Unternehmen einen Vertrag über die Inanspruchnahme von Beratungsleistungen abschließt. Wenn das Unternehmen eine Rechnung über 5.000 $ erhält, besagt die Buchhaltungstheorie, dass das Unternehmen diese Transaktion technisch gesehen erfassen sollte, da es vertraglich zur Zahlung der Dienstleistung verpflichtet ist.

Periodengerechte Abgrenzungen helfen Unternehmen bei der Planung und führen zu konsistenten Finanzberichten, indem sie wiederkehrende Transaktionen einbeziehen. Darüber hinaus können periodengerechte Abgrenzungen je nach Unternehmen und dessen Einreichungspflichten bei der U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) eine Anforderung der Finanzberichterstattung sein.

Nachteile

Die Abgrenzung von Aufwendungen macht die Buchhaltung zeitaufwändiger und anspruchsvoller für die Mitarbeiter. Es besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Fehldarstellungen, insbesondere wenn keine automatisch stornierenden Buchungen verwendet werden. Darüber hinaus besteht für ein Unternehmen das Risiko, versehentlich eine Abgrenzung für einen Aufwand zu buchen, den es möglicherweise bereits bezahlt hat.

Die Periodenabgrenzung verschleiert den Cashflow, indem sie nicht zahlungswirksame Transaktionen einbezieht, die sich nicht auf Bankkonten ausgewirkt haben und nicht in Kontoauszügen erscheinen.

Periodengerechte Abgrenzungen

Macht Finanzberichte potenziell besser an die tatsächlichen Geschäftsabläufe angepasst

Macht Monatsvergleichs-Finanzberichte oft konsistenter

Kann nützlichere Informationen für das Management liefern, um Entscheidungen/Pläne zu treffen

Entspricht externen Anforderungen an die Finanzberichterstattung

Erfordert im Vergleich zur cash-basierten Buchführung oft mehr Zeit und Ressourcen für die Erstellung

Führt in der Regel zu einem höheren Risiko von Fehldarstellungen (nicht stornierende Abgrenzungen oder versehentliche Doppelungen)

Kann einige Berichte erschweren, indem es die Mittelverwendung und den Kapitalbedarf verschleiert

Wichtige Überlegungen zu periodengerechten Abgrenzungen

Stornobuchungen verstehen: Ein notwendiger Schritt in der Periodenabgrenzung

Ein entscheidender Bestandteil periodengerechter Abgrenzungen sind Stornobuchungen, also Buchungen, die eine Transaktion in einer folgenden Periode rückgängig machen.

Periodengerechte Abgrenzungen sind nicht als dauerhaft gedacht; sie sind als temporäre Aufzeichnungen gedacht, die kurzfristig den Platz einer echten Transaktion einnehmen. Jede periodengerechte Abgrenzung muss eine Stornobuchung haben; ohne die Stornobuchung riskiert ein Unternehmen die Doppelung von Transaktionen, indem es sowohl die tatsächliche Rechnung bei Zahlung als auch die periodengerechte Abgrenzung erfasst.

Tipp

Viele Buchhaltungssoftwaresysteme generieren Stornobuchungen auf Aufforderung automatisch.

Umgang mit Monats- und Jahresabschluss-Abgrenzungen

Periodengerechte Abgrenzungen treten häufig am Ende eines Abrechnungszeitraums auf. Ein Unternehmen versucht oft, so viele tatsächliche Rechnungen wie möglich während eines Abrechnungszeitraums zu buchen, bevor es sein Kreditorenbuch (AP) abschließt. Anschließend analysieren unterstützende Buchhaltungsmitarbeiter, welche Transaktionen/Rechnungen möglicherweise nicht vom AP-Team erfasst wurden, und buchen periodengerechte Abgrenzungen.

Für die externe Berichterstattung sind periodengerechte Abgrenzungen entscheidend für den Abschluss von Monats-, Quartals- oder Jahresendprozessen. Unternehmen buchen periodengerechte Abgrenzungen in der Regel während der Abschlussperiode, nicht während des gesamten Monats.

Praktisches Beispiel: Wie periodengerechte Abgrenzungen funktionieren

Ein Unternehmen zahlt die Gehälter seiner Mitarbeiter am ersten Tag des Folgemonats für die im Vormonat erbrachten Leistungen. Mitarbeiter, die den gesamten November gearbeitet haben, werden also im Dezember bezahlt. Wenn die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens am 31. Dezember nur die geleisteten Gehaltszahlungen erfasst, dann werden die periodengerechten Abgrenzungen aus den Mitarbeiterleistungen für Dezember weggelassen.

Da das Unternehmen tatsächlich 12 Monate Gehaltsaufwendungen angefallen hat, wird am Ende des Abrechnungszeitraums eine Korrekturbuchung für den Aufwand des letzten Monats vorgenommen. Die Korrekturbuchung wird auf den 31. Dezember datiert und beinhaltet eine Belastung des Gehaltsaufwandskontos in der Gewinn- und Verlustrechnung und eine Gutschrift auf dem Konto "Gehaltsverbindlichkeiten" in der Bilanz.

Wenn die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens die Rechnung über den Gesamtbetrag der fälligen Gehälter erhält, wird das Kreditorenkonto gutgeschrieben. Kreditoren befinden sich im Abschnitt "kurzfristige Verbindlichkeiten" der Bilanz und stellen die kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens dar. Nachdem die Schuld beglichen wurde, wird das Kreditorenkonto belastet und das Kassenkonto gutgeschrieben.

Wie werden periodengerechte Abgrenzungen verbucht?

Eine periodengerechte Abgrenzung, auch als Rückstellung bekannt, ist ein Buchhaltungsbegriff, der sich auf einen Aufwand bezieht, der in den Büchern erfasst wird, bevor er bezahlt wird. Der Aufwand wird in dem Abrechnungszeitraum gebucht, in dem er anfällt. Da periodengerechte Abgrenzungen die Verpflichtung eines Unternehmens darstellen, zukünftige Zahlungen zu leisten, werden sie in der Bilanz eines Unternehmens als kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen.

Was sind einige Beispiele für periodengerechte Abgrenzungen?

Ein Beispiel für eine periodengerechte Abgrenzung ist, wenn ein Unternehmen Lieferungen von einem Lieferanten kauft, aber noch keine Rechnung für den Kauf erhalten hat. Andere Formen periodengerechter Abgrenzungen umfassen Zinszahlungen auf Darlehen, Garantien für erhaltene Produkte oder Dienstleistungen und Steuern – alles Aufwendungen, die angefallen oder entstanden sind, für die aber weder Rechnungen eingegangen noch Zahlungen geleistet wurden. Provisionen, Löhne und Boni für Mitarbeiter werden zum Zeitpunkt des Anfallens erfasst, auch wenn sie erst in der nächsten Periode bezahlt werden.

Wie unterscheidet sich die Periodenabgrenzung von der cash-basierten Buchführung?

Die Periodenabgrenzung misst die Leistung und Position eines Unternehmens, indem sie wirtschaftliche Ereignisse unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlungsströme erfasst, während die cash-basierte Buchführung Transaktionen nur dann erfasst, wenn Zahlungen erfolgen. Die Periodenabgrenzung liefert ein genaueres Maß der Transaktionen und Ereignisse eines Unternehmens für jede Periode. Die cash-basierte Buchführung führt oft zu einer Über- und Unterbewertung von Einnahmen und Kontoständen.

Was ist ein transitorischer Rechnungsabgrenzungsposten (aktive Rechnungsabgrenzung)?

Ein transitorischer Rechnungsabgrenzungsposten ist eine Art Vermögenswert in der Bilanz, der sich aus Vorauszahlungen eines Unternehmens für Waren oder Dienstleistungen ergibt, die in der Zukunft erhalten werden sollen. Transitorische Rechnungsabgrenzungen werden zunächst als Vermögenswerte erfasst, ihr Wert wird jedoch im Laufe der Zeit in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgelöst. Im Gegensatz zu herkömmlichen Aufwendungen erhält das Unternehmen aus dem transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten über mehrere Abrechnungsperioden hinweg einen Gegenwert.

Wie lautet die Buchung für periodengerechte Abgrenzungen?

Periodengerechte Abgrenzungen werden erfasst, indem das entsprechende Aufwandskonto belastet und ein Rückstellungskonto gutgeschrieben wird. In der folgenden Periode muss dann eine zweite Buchung zur Stornierung der ursprünglichen Buchung vorgenommen werden.

Beispielsweise möchte ein Unternehmen eine Stromrechnung über 10.000 $ abgrenzen, damit der Aufwand im Juni anfällt. Die Juni-Buchung des Unternehmens ist eine Belastung des Aufwandskontos "Stromkosten" und eine Gutschrift auf "Rückstellungen für ausstehende Rechnungen". Wenn das Unternehmen die Rechnung dann im Juli theoretisch bezahlt, belastet es das Konto "Rückstellungen für ausstehende Rechnungen", um die Verbindlichkeit zu entfernen (nun bezahlt), und schreibt das Kassenkonto gut, um den Mittelabfluss widerzuspiegeln.