Backoffice

Was ist der Back Office?

Der Back Office bezeichnet die administrativen und unterstützenden Mitarbeiter, die keinen Kundenkontakt haben. Back-Office-Aufgaben umfassen Abwicklung, Buchhaltung, regulatorische Compliance, Buchhaltung und IT-Dienstleistungen.

Beispielsweise ist ein Finanzdienstleistungsunternehmen oft in drei Teile gegliedert: das Front Office (z. B. Vertrieb, Marketing und Kundensupport), das Middle Office (Risikomanagement) und das Back Office (administrative und unterstützende Dienste).

Frühe Unternehmen gestalteten ihre Büros so, dass der vordere Bereich mit kundenorientierten Mitarbeitern besetzt war und der hintere Büroteil die Betriebs- und Verwaltungsarbeiten beherbergte. Daher der Begriff "Back Office". Heute befinden sich die meisten Back-Office-Rollen oft an anderen Standorten außerhalb der Hauptquartiere. Manche sind in Gebieten mit niedrigeren Miet- und Arbeitskosten untergebracht, andere werden in andere Länder ausgelagert oder sind remote.

Wichtige Erkenntnisse

• Das Back Office besteht aus wesentlichen Verwaltungs- und Unterstützungsfunktionen wie Buchhaltung, IT-Dienstleistungen, regulatorische Compliance und Abwicklung, die nicht kundenorientiert sind, aber für den Geschäftsbetrieb entscheidend sind.
• Back-Office-Operationen werden zunehmend von Unternehmen ausgelagert oder ins Ausland verlagert, um kostengünstigere Standorte zu nutzen, was die Flexibilität von Remote-Arbeit ausnutzt und zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
• Trotz ihrer nicht umsatzgenerierenden Natur sind Back-Office-Funktionen grundlegend für den Betrieb eines Unternehmens und ermöglichen Front-Office-Aktivitäten und Transaktionen.
• Die Rollen im Back Office werden oft als "Operations" klassifiziert und können für Personen von nicht bevorzugten Hochschulen als Einstiegspunkt dienen, um Erfahrung zu sammeln und möglicherweise in kundenorientierte Front-Office-Rollen zu wechseln.
• Die Dynamik zwischen Front und Back Office betont Teamarbeit, bei der Back-Office-Mitarbeiter die Bemühungen des Front Office unterstützen, indem sie Transaktionen abschließen und wesentliche Aufzeichnungen führen.
• Investopedia / Dennis Madamba

Back Office Operationen verstehen

Das Back Office kann als der Teil eines Unternehmens betrachtet werden, der für die Bereitstellung aller geschäftsbezogenen Funktionen im Zusammenhang mit seinem Betrieb verantwortlich ist. Obwohl oft unsichtbar, führen Back-Office-Mitarbeiter entscheidende Funktionen für das Unternehmen aus.

Das Back Office ist ein grundlegender Bestandteil jedes Unternehmens, und zugehörige Berufsbezeichnungen werden oft unter "Operations" klassifiziert. Ihre Rollen ermöglichen und statten Front-Office-Mitarbeiter aus, um ihre kundenorientierten Aufgaben zu erfüllen. Das Back Office beschreibt manchmal alle Jobs, die nicht direkt Umsatz generieren.

Effektiv schließt das Back Office die von Front Office durchgeführten Transaktionen ab. Dies umfasst die Bestätigung von Transaktionen und Abwicklungsanweisungen mit dem Back Office der Gegenpartei. Das Back Office ist auch verantwortlich für Handelsabwicklung, Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Buchhaltung und IT-Dienstleistungen.

Kurzer Fakt

Der Begriff "Back Office" entstand, als frühe Unternehmen ihre Büros so gestalteten, dass der physische vordere Teil Mitarbeiter enthielt, die mit Kunden interagierten, und der hintere Teil Mitarbeiter beherbergte, die keinen Kundenkontakt hatten, wie Buchhalter.

Beispiele für Back Office Funktionen

Heute befinden sich die meisten Back-Office-Rollen abseits der Unternehmenszentralen, oft in Städten mit niedrigeren Miet- und Arbeitskosten und einem guten Arbeitskräftepool.

Viele Unternehmen lagern Back-Office-Rollen aus oder verlagern sie ins Ausland, um Kosten zu senken. Die Technologie hat vielen Unternehmen die Möglichkeit gegeben, Remote-Arbeitsvereinbarungen zu ermöglichen, bei denen Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Diese Modelle sparen Miete und steigern die Produktivität, während sie Zugang zu vielfältigen Talenten ermöglichen.

Einige Unternehmen bieten Anreize für Mitarbeiter und Bewerber, die Remote-Positionen annehmen. Ein Finanzdienstleistungsunternehmen, das hochwertige Buchhaltung benötigt, könnte beispielsweise erfahrenen Certified Public Accountants (CPAs) einen Wohnzuschuss von 500 USD pro Monat anbieten, um von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn die Bereitstellung von Büroraum pro Person 1.000 USD pro Monat kostet, würde ein Wohnzuschuss von 500 USD pro Monat zu einer Gesamteinsparung von 6.000 USD pro Jahr führen. Die Kosteneinsparungen können erheblich sein, wenn viele Remote-Profis beschäftigt werden.

Obwohl dies Geld für das Unternehmen spart, muss der Mitarbeiter möglicherweise auch ein niedrigeres Gehalt akzeptieren, wenn er von einer Front-Office-Position an einem zentralen Standort zu einem entlegeneren Standort oder sogar zu einer Heimarbeit wechselt.

Wie Back Office und Front Office zusammenarbeiten

Obwohl Back-Office-Mitarbeiter nicht mit Kunden interagieren, interagieren sie in der Regel aktiv mit Front-Office-Mitarbeitern.

Ein Verkäufer könnte Back-Office-Mitarbeiter um genaue Bestands- und Preisinformationen bitten. Fachleute für Immobilienmarketing interagieren häufig mit Verkaufsagenten, um attraktive und relevante Marketingmaterialien zu erstellen. IT-Profis arbeiten regelmäßig mit allen Abteilungen des Unternehmens zusammen, um sicherzustellen, dass Systeme ordnungsgemäß funktionieren.

Wichtig

Back-Office-Arbeit unterscheidet sich von Front-Office-Rollen, außer im Bereich des Unternehmenskreditrisikos, das Mitarbeiter normalerweise nicht auf Front-Office-Übergänge vorbereitet.

Studenten von nicht bevorzugten Hochschulen betrachten Back-Office-Rollen oft als Weg, um Erfahrung zu sammeln und in Front-Office-Positionen zu gelangen. (Bevorzugte Hochschulen schicken jedes Jahr eine beträchtliche Anzahl ihrer Studenten in das Investmentbanking und haben umfangreiche Alumni-Netzwerke in der Branche.)

Wie unterscheidet sich das Front Office vom Back Office in einem Unternehmen?

Das Front Office ist dafür verantwortlich, neue Kunden zu gewinnen und bestehende zu betreuen; es ist das kundenorientierte Team. Das Back Office hingegen bedient die vom Front Office durchgeführten Transaktionen und hat keinen Kontakt zu den Kunden des Unternehmens. Manche könnten jedoch sagen, dass der Kunde des Back Office das Front Office ist.

Was sind die Hauptaufgaben des Back Office?

Kurz gesagt, das Back Office existiert, um die vom Front Office ausgeführten Transaktionen abzuschließen. Dies kann die Bestätigung von Transaktionen und Abwicklungsanweisungen mit dem Back Office des anderen beteiligten Unternehmens umfassen. Das Back Office ist auch verantwortlich für Handelsabwicklung, Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Buchhaltung und IT-Dienstleistungen.

Wo befinden sich Back Offices physisch?

Früher befanden sich Back Offices buchstäblich hinter dem Front Office oder dem Handelsschalter. Heutzutage haben viele Finanzunternehmen ihre Back-Office-Standorte an günstigere Standorte verlegt, wie nach Florida oder North Carolina, wo Mieten und Gehälter im Allgemeinen niedriger sind als in großen Städten wie New York oder Chicago.