Beschaffung

Was ist Beschaffung?

Beschaffung ist der Prozess des Kaufs oder der anderweitigen Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, typischerweise für geschäftliche oder staatliche Zwecke und meist in relativ großem Umfang. Oft mit dem Einkauf verwechselt, stellt die Beschaffung einen strategischeren und weniger rein transaktionalen Prozess dar.

Wichtige Erkenntnisse

• Beschaffung ist ein strategischer Prozess, der den Kauf von Waren oder Dienstleistungen umfasst.
• Sie unterscheidet sich vom Einkauf, der hauptsächlich transaktional ist und als ein Teil des Beschaffungsprozesses betrachtet werden kann.
• Die Beschaffung umfasst eine Reihe von Schritten, einschließlich der Festlegung von Anforderungen, der Einholung von Angeboten, der Preis- und Vertragsverhandlung, der Kauftransaktion und der Zahlungsabwicklung.
• Der Beschaffungsprozess kann mehrere Abteilungen innerhalb einer Organisation umfassen.
• Größere Unternehmen und Regierungsbehörden verfügen oft über eigene Beschaffungsabteilungen.

Wie Beschaffung funktioniert

Im Geschäftsleben kann der Beschaffungsprozess ein wichtiger Teil der Unternehmensstrategie sein, da die Fähigkeit, ausreichende Mengen an Materialien oder Dienstleistungen zu einem akzeptablen Preis zu beschaffen, darüber entscheiden kann, ob der Betrieb profitabel ist. Ebenso müssen Regierungsbehörden bei der Beschaffung genau auf die Einhaltung des Budgets achten. Beschaffungsbudgets weisen in der Regel einen bestimmten Betrag zu, den Manager ausgeben können, um die benötigten Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen.

Im weiteren Sinne umfasst der Beschaffungsprozess jeden Schritt von der Vorbereitung und Bearbeitung einer Anfrage für bestimmte Artikel bis zum Erhalt der Ware oder Dienstleistung und der Genehmigung der Zahlung. Auf detaillierterer Ebene kann dies die Festlegung von Standards und Spezifikationen für Waren und Dienstleistungen, die Prognose des Bedarfs der Organisation, die Recherche und Auswahl von Lieferanten, die Sicherstellung der Finanzierung, die Aushandlung von Preisen und Verträgen, der Abschluss der Transaktion, die Zahlungsabwicklung und die Bestandsverwaltung umfassen. Daher benötigen Unternehmen oft Unterstützung von mehreren verschiedenen internen Abteilungen und deren Koordination für eine erfolgreiche Beschaffung.

Je nach ihrer Fachkenntnis können diese Abteilungen Aufgaben wie folgt aufteilen:

Auswahl der benötigten Waren und Dienstleistungen basierend auf den strategischen Anforderungen der Organisation

Einholen von Angeboten von geeigneten Lieferanten

Ausarbeitung eines Preises und von Vertragsbedingungen

Annahme der Lieferung und Einreichung der Zahlung dafür

Beschaffung wird als integraler Bestandteil des Supply Chain Managements betrachtet.

Wettbewerbsangebote und Beschaffung

Verschiedene Unternehmen und Regierungsbehörden haben ihre eigenen Verfahren zur Auswahl von Lieferanten. Dies beinhaltet oft mehrere potenzielle Lieferanten und eine Form von Wettbewerbsangeboten.

Wettbewerbsangebote für Waren erfordern in der Regel, dass Lieferanten Vorschläge einreichen, die den Stückpreis des Artikels sowie die Versand- und Lieferbedingungen detailliert angeben. Bei Dienstleistungen können Vorschläge die Anzahl der Personen, die an einem Projekt arbeiten würden, die Art der erforderlichen technischen Unterstützung und andere Angelegenheiten umfassen. Um diesen Prozess einzuleiten, geben Unternehmen und insbesondere Regierungsbehörden oft eine formelle Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) heraus, in der sie ihre Anforderungen darlegen.

Letztendlich wählt die Organisation, die die Angebote eingeholt hat, einen oder mehrere Lieferanten basierend auf Kosten und anderen Faktoren aus. Der günstigste Bieter erhält nicht unbedingt den Auftrag.

Arten der Beschaffung

Die Beschaffung kann in vier grundlegende Typen unterteilt werden, wobei es Überschneidungen zwischen ihnen gibt. Diese umfassen:

Direkte Beschaffung: Diese Art der Beschaffung umfasst alle Waren oder Dienstleistungen, die direkt am Produktionsprozess beteiligt sind. Für einen Hersteller können dies beispielsweise Rohstoffe und von anderen hergestellte Komponenten umfassen.

Indirekte Beschaffung: Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die zur Deckung des operativen Bedarfs eines Unternehmens erforderlich sind, aber nicht direkt am Produktionsprozess beteiligt sind, wird als indirekte Beschaffung bezeichnet. Beispiele können Büroausstattung und -bedarf, Einrichtungsgegenstände sowie Dienstleistungen wie Marketing oder Werbung umfassen.

Warenbeschaffung: Alle physischen Güter, die Unternehmen durch den Beschaffungsprozess erwerben, fallen in diese Kategorie. Sie können entweder die direkte Beschaffung (wie bei Rohstoffen) oder die indirekte Beschaffung (wie bei Bürobedarf) umfassen.

Dienstleistungsbeschaffung: Wie die Warenbeschaffung kann auch die Dienstleistungsbeschaffung entweder direkt oder indirekt sein. Die direkte Dienstleistungsbeschaffung kann sich auf Arbeitskräfte beziehen, die direkt am Produktionsprozess beteiligt sind, während die indirekte Dienstleistungsbeschaffung Dinge wie die Sicherung des Geländes durch einen Wachdienst umfassen kann.

Kurzer Fakt

Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Budgets und Prozesse für die Verwaltung direkter Kosten im Vergleich zu indirekten Kosten.

Beschaffung vs. Einkauf

Beschaffung und Einkauf führen beide zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, daher ist es leicht, die beiden zu verwechseln. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede zwischen ihnen.

Der Einkauf ist weitgehend ein transaktionaler Prozess, der den Kauf bestimmter Waren und Dienstleistungen umfasst, in der Regel zur Deckung eines unmittelbaren Bedarfs. Der Einkauf konzentriert sich oft stark auf den besten Preis und weniger auf andere Faktoren. Er kann als Teil des Beschaffungsprozesses betrachtet werden, nicht als gleichbedeutend damit.

Die Beschaffung ist eher ein strategischer Prozess, der oft eine Reihe von Schritten umfasst (wie oben beschrieben), von denen nur einer den eigentlichen Kauf beinhalten kann. Die Beschaffung konzentriert sich tendenziell mehr auf den langfristigen Wert für das Unternehmen als auf den Preis und fördert auch dauerhaftere Lieferantenbeziehungen als reine Einzeltransaktionen.

Die folgende Tabelle hebt diese wesentlichen Unterschiede hervor:

Bilanzierung der Beschaffung

Beschaffungskosten werden in der Regel in die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens integriert, da die Beschaffung den Erwerb von Waren und/oder Dienstleistungen für die Umsatzziele des Unternehmens umfasst.

Je nach Größe und Bedarf können einige Unternehmen auch einen eigenen Beschaffungsmanager oder Beschaffungsspezialisten einsetzen, um diese Bemühungen zu leiten. Zunehmend fügen größere Unternehmen auf Führungsebene Chief Procurement Officers (kurz CPOs) hinzu, um Verantwortung zu übernehmen und der Beschaffung eine größere Stimme in ihrer strategischen Planung zu geben. Der CPO typischerweise:

Überwacht die Beschaffungsstandards

Arbeitet mit der Kreditorenbuchhaltung zusammen, um eine effiziente Zahlung sicherzustellen

Ist Mitglied in Beschaffungsteams, die bei mehreren Wettbewerbsangeboten Beschaffungsentscheidungen treffen

Was versteht man unter Beschaffung?

Beschaffung ist der von Anfang bis Ende laufende Prozess der Beschaffung oder "Quellenerschließung" von etwas, das der Käufer, wie ein Unternehmen oder eine Regierungsbehörde, für seine Arbeit benötigt. Dies kann entweder Waren oder Dienstleistungen umfassen.

Wie wird Beschaffung durchgeführt?

Die Beschaffung kann in ihren verschiedenen Schritten auf verschiedene Weise durchgeführt werden. Beispielsweise können Organisationen Wettbewerbsangebote von einer großen Anzahl potenzieller Lieferanten fördern oder sich für die Zusammenarbeit mit einer kleinen Gruppe exklusiver Lieferanten oder sogar einer einzigen Quelle entscheiden.

Was ist öffentliche Beschaffung?

Öffentliche Beschaffung ist ein anderer Name für staatliche Beschaffung, bei der Staaten oder Behörden Waren und Dienstleistungen vom privaten Sektor kaufen.

Ist Beschaffung dasselbe wie Einkauf?

Obwohl sie ähnlich sind, kann sich der Einkauf einfach auf den Akt des Kaufs von Waren und Dienstleistungen beziehen, während die Beschaffung die Festlegung von Spezifikationen, die Recherche und Prüfung von Lieferanten sowie zusätzliche Schritte sowohl vor als auch nach der Kauftransaktion umfassen kann.