Buchhaltungsfehler

Was ist ein Buchhaltungsfehler?

Buchhaltungsfehler treten unbeabsichtigt in Buchungseinträgen auf und können, wenn sie erkannt werden, oft schnell korrigiert werden. Diese Fehler – wie Schreibfehler oder Prinzipienfehler – sollten nicht mit Betrug verwechselt werden. Erfahren Sie mehr über die häufigsten Arten von Buchhaltungsfehlern und wie Sie diese beheben können, um genaue Finanzunterlagen zu führen.

Wichtige Erkenntnisse

• Buchhaltungsfehler sind unbeabsichtigte Fehler in der Buchführung, im Gegensatz zu betrügerischen Aktivitäten, die vorsätzliche Täuschungshandlungen sind.
• Zu den häufigsten Arten von Buchhaltungsfehlern gehören Fehler der Unterlassung, Duplizierung, des ursprünglichen Eintrags und des Prinzips, jede mit einzigartigen Merkmalen und Auswirkungen.
• Die Erkennung von Buchhaltungsfehlern beinhaltet oft die Prüfung von Saldenlisten und die Durchführung von Kontoabgleichen, um die Genauigkeit der Finanzberichterstattung sicherzustellen.
• Die Implementierung robuster interner Kontrollen und die Aktualisierung der Buchhaltungssoftware können zur Vermeidung und schnellen Behebung von Buchhaltungsfehlern beitragen.
• Fehler, die nicht sofort behoben werden können, erfordern möglicherweise die Einrichtung eines Zwischenkontos oder die Durchführung einer Prüfpfadnachverfolgung zur weiteren Untersuchung.

Wie Buchhaltungsfehler auftreten und ihre Auswirkungen

Buchhaltungsfehler sind unbeabsichtigt und können manchmal leicht erkannt werden. Wenn Soll und Haben in der Saldenliste nicht übereinstimmen, kann ein Buchhalter das ungenaue Konto leicht identifizieren. Buchhalter verwenden ein Saldenlisten-Arbeitsblatt, um Soll- und Habenbuchungen zu erfassen. Die Summen aus der Saldenliste werden später am Ende des Berichtszeitraums auf die Jahresabschlüsse übertragen. Manchmal treten Buchhaltungsfehler auf, selbst wenn die Saldenliste korrekt ist, was ihre Erkennung und Behebung erschwert.

Häufige Arten von Buchhaltungsfehlern erklärt

Einige Unternehmen, wie Banken und Einzelhändler, die viel Bargeld handhaben, können versehentlich das falsche Wechselgeld herausgeben oder Fehler beim Geldzählen machen. Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Beträgen werden als "Kassenüberschuss/-fehlbetrag" bezeichnet. Dieses Konto wird als Teil der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens geführt.

Es gibt zahlreiche andere Arten von Buchhaltungsfehlern, und einige der häufigsten Fehler sind unten aufgeführt.

Fehler des ursprünglichen Eintrags

Ein Fehler des ursprünglichen Eintrags bedeutet, dass der falsche Betrag auf ein Konto gebucht wird. Dieser Fehler tritt in allen zugehörigen Konten auf, hält sie ausgeglichen, aber mit falschen Beträgen.

Duplizierungsfehler

Ein Duplizierungsfehler tritt auf, wenn eine Buchung zweimal erfasst wird, entweder als Soll oder Haben. Wenn beispielsweise eine Ausgabe zweimal im Soll gebucht wird, handelt es sich um einen Duplizierungsfehler.

Unterlassungsfehler

Ein Unterlassungsfehler tritt auf, wenn eine Transaktion nicht aufgezeichnet wird. Zum Beispiel, wenn nach dem Kauf von Waren auf Kredit keine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen im Haben gebucht wird, ist das ein Unterlassungsfehler. Dies tritt häufig auf, wenn Lieferantenrechnungen verloren gehen oder falsch erfasst werden.

Ein Unterlassungsfehler kann auch das Vergessen der Erfassung eines Produktverkaufs an einen Kunden oder von Einnahmen aus Forderungen aus Lieferungen und Leistungen umfassen. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen spiegeln das Geld wider, das Kunden einem Unternehmen für verkaufte Produkte schulden.

Stornierungsfehler

Ein Stornierungsfehler tritt auf, wenn eine Buchung in der falschen Richtung erfasst wird, z. B. ein Soll als Haben. Zum Beispiel, wenn die Kosten der verkauften Waren im Haben statt im Soll gebucht werden und der Fertigwarenbestand im Soll statt im Haben.

Prinzipienfehler

Ein Prinzipienfehler tritt auf, wenn ein Grundsatz falsch angewendet wird. Zum Beispiel ist es falsch, einen Gerätekauf als Betriebsaufwand zu verbuchen. Vermögenskäufe gehören in die Bilanz, nicht zu den täglichen Betriebsausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Ausführungsfehler

Ein Ausführungsfehler tritt auf, wenn eine Soll- oder Habenbuchung auf das richtige Konto, aber im falschen Unterkonto erfolgt. Wenn beispielsweise eine Zahlung korrekt auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Haben gebucht wird, aber unter dem falschen Kunden, erscheint dies im Nebenbuch der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Eine Zahlung an einen Lieferanten, die als Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen verbucht wird, aber auf die falsche Rechnung oder den falschen Lieferanten, ist ebenfalls ein Ausführungsfehler. Der Fehler würde als Buchung auf den falschen Lieferanten im Nebenbuch der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erscheinen.

Kompensationsfehler

Ein Kompensationsfehler liegt vor, wenn ein Fehler durch eine ebenfalls fehlerhafte Gegenbuchung ausgeglichen wird. Zum Beispiel wird der falsche Betrag im Bestand erfasst und durch denselben falschen Betrag ausgeglichen, der in den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zur Bezahlung dieses Bestands erfasst wird.

Buchhaltungsfehler effektiv erkennen und verhindern

Unbeabsichtigte Buchhaltungsfehler sind häufig, wenn der Buchhalter nicht sorgfältig ist oder die Buchhaltungssoftware veraltet ist.1 Die Entdeckung solcher Fehler erfolgt in der Regel, wenn Unternehmen ihren monatlichen Buchabschluss durchführen. Einige Unternehmen führen diese Aufgabe am Ende jeder Woche durch. Die meisten, wenn nicht alle Fehler lassen sich relativ einfach korrigieren.

Ein Prüfpfad kann erforderlich sein, wenn eine wesentliche Abweichung nicht schnell behoben werden kann. Die übliche Methode zur Behandlung unwesentlicher Abweichungen besteht darin, ein Zwischenkonto in der Bilanz zu erstellen oder den geringfügigen Betrag in der Gewinn- und Verlustrechnung als "Sonstiges" zu saldieren.

Die Nachverfolgung von Rechnungen an Kunden und von Lieferanten sowie die Sicherstellung, dass sie sofort und ordnungsgemäß in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden, kann helfen, Schreibfehler zu reduzieren. Monatliche Kontoabgleiche können helfen, Fehler vor dem Berichtszeitraum am Ende des Quartals oder Geschäftsjahres zu erkennen. Ein Kontoabgleich ist ein Vergleich der internen Finanzunterlagen und Transaktionen eines Unternehmens mit den Kontoauszugsaufzeichnungen der Bank für das Unternehmen.

Kein Unternehmen kann alle Fehler verhindern, aber geeignete interne Kontrollen können helfen, sie schnell zu erkennen und zu beheben.