Buchhaltungsmethode

Was ist eine Buchhaltungsmethode?

Eine Buchhaltungsmethode legt fest, wie Unternehmen ihre Einnahmen und Ausgaben melden, mit Schwerpunkt auf periodengerechter (Accrual) versus zahlungsbasierter (Cash) Buchhaltung. Die periodengerechte Buchhaltung erfasst Transaktionen, wenn sie anfallen, während die zahlungsbasierte Buchhaltung sie bei Erhalt oder Ausgabe von Bargeld verbucht. Das Verständnis dieser Ansätze ist aufgrund der Anforderungen des IRS und ihrer Auswirkungen auf den Jahresabschluss von entscheidender Bedeutung.

Die Bargeldbuchhaltung meldet Einnahmen und Ausgaben, sobald sie durch Zahlungseingänge und -ausgänge erhalten bzw. gezahlt werden; die periodengerechte Buchhaltung meldet sie, sobald sie durch Verkäufe und Käufe auf Kredit sowie durch die Verwendung von Forderungen und Verbindlichkeiten verdient bzw. angefallen sind. Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) schreiben die periodengerechte Buchhaltung vor.

Wichtige Erkenntnisse

• Buchhaltungsmethoden bestimmen, wie ein Unternehmen seine Einnahmen und Ausgaben meldet. Die Hauptarten sind die Bargeldbuchhaltung und die periodengerechte Buchhaltung.
• Die Bargeldbuchhaltung erfasst Transaktionen, wenn Bargeld den Besitzer wechselt, während die periodengerechte Buchhaltung sie erfasst, wenn sie anfallen, was ein klareres finanzielles Bild bietet.
• Der IRS verlangt von Unternehmen mit einem durchschnittlichen Jahresumsatz von über 25 Millionen US-Dollar die Anwendung der periodengerechten Buchhaltung, und ein Wechsel der Methode erfordert die Zustimmung des IRS.
• Unternehmen können eine hybride Buchhaltungsmethode verwenden, wenn sie bestimmte IRS-Kriterien erfüllen, während Einzelpersonen bei einer Methode bleiben müssen.
• Eine genaue Buchhaltung ist entscheidend für das Finanzmanagement und die Einhaltung von Vorschriften und wirkt sich auf alles aus, von der Steuererklärung bis zur Kreditwürdigkeit.

Warum genaue Buchhaltungsmethoden wichtig sind

Alle Unternehmen müssen Buchhaltungsunterlagen führen. Kapitalgesellschaften sind dazu verpflichtet. Die Buchhaltung ermöglicht es einem Unternehmen, jeden Aspekt seiner Finanzen zu überwachen, von Einnahmen über Kosten bis hin zu Steuern und mehr. Ohne genaue Buchhaltung wüsste ein Unternehmen nicht, wo es finanziell steht, was höchstwahrscheinlich zu seinem Untergang führen würde.

Die Buchhaltung ist auch erforderlich, um genaue Steuern an den Internal Revenue Service (IRS) zu zahlen. Falls der IRS jemals eine Prüfung bei einem Unternehmen durchführt, prüft er die Buchhaltungsunterlagen und -methoden des Unternehmens. Darüber hinaus verlangt der IRS von Steuerzahlern, eine Buchhaltungsmethode zu wählen, die ihr Einkommen genau widerspiegelt, und bei ihrer Wahl von Jahr zu Jahr konsistent zu bleiben.

Dies liegt daran, dass ein Wechsel zwischen den Methoden es einem Unternehmen potenziell ermöglichen würde, Einnahmen zu manipulieren, um seine Steuerlast zu minimieren. Daher ist für einen Methodenwechsel die Zustimmung des IRS erforderlich. Unternehmen können eine Kombination der beiden Methoden verwenden, was nach den IRS-Regeln zulässig ist, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt werden.

Vergleich von Bargeldbuchhaltung und periodengerechter Buchhaltung: Hauptunterschiede

Bargeldbuchhaltung

Die Bargeldbuchhaltung ist einfach und wird häufig von kleinen Unternehmen verwendet. Bei der Bargeldbuchhaltung werden Transaktionen nur erfasst, wenn Bargeld ausgegeben oder eingenommen wird.

Bei der Bargeldbuchhaltung wird ein Verkauf erst dann erfasst, wenn die Zahlung eingeht, und eine Ausgabe wird nur dann erfasst, wenn eine Rechnung bezahlt wird. Die meisten Menschen verwenden die Bargeldbuchhaltung für ihre persönlichen Finanzen, und sie eignet sich für kleinere Unternehmen.

Wenn ein Unternehmen in den vorangegangenen drei Jahren jedoch durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von mehr als 25 Millionen US-Dollar erzielt, muss es gemäß den IRS-Regeln die periodengerechte Methode anwenden.1

Periodengerechte Buchhaltung

Die periodengerechte Buchhaltung basiert auf dem Matching-Prinzip, das darauf abzielt, den Zeitpunkt der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben aufeinander abzustimmen. Die periodengerechte Methode gleicht Einnahmen mit den entsprechenden Ausgaben ab, um ein klareres Bild der finanziellen Lage eines Unternehmens zu vermitteln.

Bei der periodengerechten Methode werden Transaktionen erfasst, wenn sie anfallen, und nicht erst bei Zahlungseingang. Ein Auftrag wird sofort als Umsatz erfasst, und Ausgaben werden auch dann verbucht, wenn sie noch nicht bezahlt sind.

Beispiel: Wie Buchhaltungsmethoden die Finanzberichterstattung beeinflussen

Die periodengerechte Buchhaltung ist besonders wertvoll für große, komplexe Unternehmen. Beispielsweise kann ein Bauunternehmen ein langfristiges Projekt durchführen und erhält möglicherweise erst nach Abschluss des Projekts vollständige Barzahlungen.

Bei der Bargeldbuchhaltung fallen Ausgaben an, aber die Einnahmen werden erst erfasst, wenn der Kunde zahlt. Daher würde das Buchhaltungsbuch des Unternehmens schwach aussehen, bis die Einnahmen tatsächlich eingehen. Wenn dieses Unternehmen beispielsweise eine Fremdfinanzierung bei einer Bank suchte, würde die Bargeldbuchhaltungsmethode es wie eine schlechte Investition aussehen lassen, da es Ausgaben, aber keine Einnahmen verzeichnet.

Bei der periodengerechten Buchhaltung verbucht ein Bauunternehmen einen Teil seiner Einnahmen und Ausgaben mit Abschluss jeder Projektphase. Dies wird als Percentage-of-Completion-Methode bezeichnet. Wie viel tatsächliches Bargeld in das Unternehmen fließt, wäre jedoch aus der Kapitalflussrechnung ersichtlich. Diese Methode würde einem potenziellen Kreditgeber ein viel vollständigeres und genaueres Bild der Einnahmenpipeline des Unternehmens zeigen.

Was melden die beiden primären Buchhaltungsmethoden?

Die periodengerechte Buchhaltung meldet Einnahmen und Ausgaben, sobald sie durch Verkäufe und Käufe auf Kredit sowie durch die Verwendung von Forderungen und Verbindlichkeiten verdient bzw. angefallen sind.

Die Bargeldbuchhaltung meldet Einnahmen und Ausgaben, sobald sie durch Zahlungseingänge und -ausgänge erhalten bzw. gezahlt werden.

Was verlangt der IRS für Buchhaltungsmethoden?

Der IRS verlangt von Unternehmen, die in den vorangegangenen drei Jahren einen durchschnittlichen Umsatz von 25 Millionen US-Dollar oder mehr erzielt haben, die Anwendung der periodengerechten Buchhaltung. Für einzelne Steuerzahler schreibt der IRS vor, dass sie eine Buchhaltungsmethode wählen, die ihr Einkommen genau widerspiegelt, und bei ihrer Wahl von Jahr zu Jahr konsistent bleiben.

Kann eine Kombination der beiden primären Buchhaltungsmethoden verwendet werden?

Ja, von Unternehmen, aber nicht von Einzelpersonen. Unternehmen können nach den IRS-Regeln eine Kombination aus periodengerechter Buchhaltung und Bargeldbuchhaltung verwenden, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind. Ein Wechsel zwischen den Methoden ist nicht erlaubt, da er es einem Unternehmen potenziell ermöglichen würde, Einnahmen zu manipulieren, um seine Steuerlast zu minimieren.

Fazit: Die richtige Buchhaltungsmethode wählen

Die Wahl der richtigen Buchhaltungsmethode ist entscheidend für die genaue Berichterstattung von Einnahmen und Ausgaben. Die periodengerechte Buchhaltung, die von großen Unternehmen bevorzugt und von GAAP und IRS für Unternehmen mit beträchtlichen Einnahmen vorgeschrieben wird, gleicht Einnahmen mit den angefallenen Ausgaben ab. Die Bargeldbuchhaltung, einfacher und von vielen kleinen Unternehmen verwendet, erfasst Transaktionen nur, wenn Bargeld den Besitzer wechselt.

Organisationen müssen eine Buchhaltungsmethode wählen, die ihre finanziellen Aktivitäten genau widerspiegelt, und diese konsequent einhalten, es sei denn, eine Änderung wurde offiziell genehmigt. Große Unternehmen müssen die periodengerechte Buchhaltung anwenden, wenn die jährlichen Bruttoeinnahmen 25 Millionen US-Dollar übersteigen. Das Verständnis dieser Methoden ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzen effektiv zu verwalten und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Internal Revenue Service. “Publication 538: Accounting Periods and Methods,” Page 9.

Internal Revenue Service. “Publication 538: Accounting Periods and Methods,” Page 9.

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