Buchhaltungszyklus

Was ist der Buchungszyklus?

Der Buchungszyklus erfasst und dokumentiert systematisch finanzielle Transaktionen vom Auftreten bis zur Aufnahme in den Jahresabschluss und zum Abschluss der Bücher. Dieser achtstufige Prozess gewährleistet Genauigkeit und nutzt Automatisierung, um manuelle Fehler zu minimieren.

Zu den wichtigsten Schritten gehören die Erfassung von Journalbuchungen, die Übertragung in das Hauptbuch, die Berechnung von Probebilanzen, die Vornahme von Korrekturbuchungen und die Erstellung von Jahresabschlüssen.

Wichtige Erkenntnisse

• Der Buchungszyklus ist ein 8-stufiger Prozess, der mit der Erfassung von Transaktionen beginnt und mit dem Abschluss der Bücher endet.
• Dieser Zyklus gewährleistet die genaue Erfassung von Finanztransaktionen und die Erstellung von Jahresabschlüssen.
• Buchungssoftware automatisiert diesen Zyklus oft, reduziert manuelle Fehler und vereinfacht den Prozess.
• Der Buchungszyklus läuft typischerweise innerhalb eines Abrechnungszeitraums ab, der oft ein jährlicher Zeitrahmen ist.
• Obwohl weit verbreitet, wird der Buchungszyklus nicht von allen Unternehmen universell angewendet, wie z. B. von Einzelunternehmen.
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• Investopedia / Joules Garcia

Verständnis der Funktionsweise des Buchungszyklus

Der Buchungszyklus ist eine methodische Reihe von Regeln, die dazu beitragen kann, die Genauigkeit und Konformität von Jahresabschlüssen sicherzustellen. Computergestützte Buchhaltungssysteme und der einheitliche Prozess des Buchungszyklus haben dazu beigetragen, mathematische Fehler zu reduzieren.

Heute automatisiert die meiste Software den Buchungszyklus, wodurch menschlicher Aufwand und manuelle Fehler reduziert werden.

Detaillierter Durchlauf des Buchungszyklus

Es gibt acht Schritte im Buchungszyklus.

Transaktionen identifizieren: Eine Organisation beginnt ihren Buchungszyklus mit der Identifizierung derjenigen Transaktionen, die ein Buchhaltungsereignis darstellen. Dies kann ein Verkauf, eine Rückerstattung, eine Zahlung an einen Lieferanten usw. sein.

Transaktionen in einem Journal erfassen: Als Nächstes erfolgt die Erfassung von Transaktionen mittels Journalbuchungen. Die Buchungen basieren auf dem Erhalt einer Rechnung, der Erfassung eines Verkaufs oder dem Abschluss anderer wirtschaftlicher Ereignisse.

Übertragung (Posten): Sobald eine Transaktion als Journalbuchung erfasst wurde, sollte sie auf ein Konto im Hauptbuch übertragen werden. Das Hauptbuch bietet eine Aufschlüsselung aller Buchhaltungsaktivitäten nach Konto.

Unbereinigte Probebilanz: Nachdem das Unternehmen Journalbuchungen auf einzelne Hauptbuchkonten übertragen hat, wird eine unbereinigte Probebilanz erstellt. Die Probebilanz stellt sicher, dass die Gesamtsoll- den Gesamthabensummen in den Finanzaufzeichnungen entsprechen.

Arbeitsblatt: Der fünfte Schritt besteht darin, ein Arbeitsblatt mit Soll- und Habenposten zu erstellen und zu analysieren, um notwendige Korrekturbuchungen zu identifizieren, falls es Abweichungen gibt.

Korrekturbuchungen (Adjusting Journal Entries): Am Ende des Zeitraums werden Korrekturbuchungen vorgenommen. Diese resultieren aus Korrekturen im Arbeitsblatt und dem Zeitablauf. Beispielsweise kann eine Korrekturbuchung Zinserträge betreffen, die im Laufe der Zeit erzielt wurden.

Jahresabschlüsse: Nach der Übertragung der Korrekturbuchungen erstellt ein Unternehmen eine bereinigte Probebilanz, gefolgt von den eigentlichen, formellen Jahresabschlüssen.

Bücherabschluss: Eine Einheit schließt temporäre Konten, Erlöse und Aufwendungen am Ende des Zeitraums mittels Abschlussbuchungen ab. Diese Abschlussbuchungen umfassen die Übertragung des Nettoeinkommens in die Gewinnrücklagen. Schließlich erstellt das Unternehmen die Probebilanz nach dem Abschluss, um sicherzustellen, dass Soll und Haben übereinstimmen und der Zyklus von neuem beginnen kann.

Kurzfakt

Ein Buchungszyklus wird von den meisten, aber nicht von allen Unternehmen verwendet. Einzelunternehmen, andere kleine Unternehmen und Unternehmer befolgen ihn möglicherweise nicht.

Wann der Buchungszyklus durchgeführt wird

Der Buchungszyklus wird innerhalb eines Abrechnungszeitraums begonnen und abgeschlossen, d. h. des Zeitraums, in dem Jahresabschlüsse erstellt werden. Abrechnungszeiträume variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Der häufigste Abrechnungszeitraum ist jedoch der jährliche Zeitraum.

Während des Buchungszyklus werden viele Transaktionen erfasst. Am Ende des Geschäftsjahres werden Jahresabschlüsse erstellt, die oft gesetzlich vorgeschrieben sind.

Zum Beispiel sind öffentliche Einrichtungen verpflichtet, Jahresabschlüsse zu bestimmten Daten einzureichen. Alle börsennotierten Unternehmen, die in den USA tätig sind, müssen Registrierungserklärungen, regelmäßige Berichte und andere Formulare bei der U.S. Securities and Exchange Commission einreichen.1 Daher sind ihre Buchungszyklen an die Berichtspflichttermine gebunden.

Unterscheidung zwischen Buchungszyklus und Budgetzyklus

Der Buchungszyklus unterscheidet sich vom Budgetzyklus. Der Buchungszyklus konzentriert sich auf historische Ereignisse und stellt sicher, dass angefallene Finanztransaktionen korrekt gemeldet werden.

Der Budgetzyklus hingegen bezieht sich auf die zukünftige Betriebsleistung und die Planung zukünftiger Transaktionen. Der Buchungszyklus liefert Informationen für externe Nutzer, während der Budgetzyklus für das interne Management bestimmt ist.

Warum ist der Buchungszyklus wichtig?

Er ist wichtig, weil er dazu beitragen kann, dass die im Laufe eines Abrechnungszeitraums auftretenden Finanztransaktionen genau und ordnungsgemäß erfasst und gemeldet werden. Dies kann Unternehmen ein klares Verständnis ihrer finanziellen Gesundheit vermitteln und die Einhaltung bundesrechtlicher Vorschriften sicherstellen.

Was sind die Vorteile des Buchungszyklus?

Der Buchungszyklus kann einem Unternehmen helfen, genaue Bücher zu führen (und keine wichtigen Finanzinformationen zu verlieren), finanzielle Ereignisse zu analysieren, erforderliche Jahresabschlüsse vorzubereiten und insgesamt ein Unternehmen erfolgreich zu führen.

Wer ist für die Durchführung des Buchungszyklus verantwortlich?

In der Regel werden Buchhalter angestellt, um die Buchhaltungsaufgaben zu verwalten und durchzuführen, die der Buchungszyklus erfordert. Handelt es sich um ein kleines Unternehmen oder einen Ein-Personen-Betrieb, kann der Eigentümer die Aufgaben übernehmen oder die Arbeit an eine Buchhaltungsfirma auslagern.