Compliance-Programm

Wichtige Erkenntnisse

• Compliance-Programme stellen sicher, dass Mitarbeiter relevante Gesetze und Vorschriften einhalten, um den Ruf eines Unternehmens zu schützen.
• Zu den Schlüsselelementen eines Compliance-Programms gehören klare Richtlinien, effektive Kommunikation und Korrekturmaßnahmen bei Verstößen.
• Compliance-Programme müssen sich mit Änderungen der Finanzvorschriften und internen Unternehmensrichtlinien weiterentwickeln.
• Regelmäßige Audits und Überwachung sind für die Bewertung der Wirksamkeit von Compliance-Programmen unerlässlich.
• Effektive Compliance erfordert gut geschulte Mitarbeiter und konsequente Disziplinarmaßnahmen bei Richtlinienverstößen.

Was ist ein Compliance-Programm?

Ein Compliance-Programm ist eine Reihe interner Richtlinien und Verfahren, die darauf abzielen, einem Unternehmen zu helfen, Gesetze und Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig seinen Ruf zu schützen. Es stellt sicher, dass rechtliche Standards eingehalten werden und die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten verstehen. Der Aufbau eines solchen Programms umfasst die Identifizierung relevanter Regeln, die Erstellung klarer Leitlinien und deren Durchsetzung im gesamten Unternehmen, was die Grundlage für einen umfassenderen Compliance-Rahmen bildet.

Ein tieferer Einblick in Compliance-Programme

Die wichtigsten Finanzaufsichtsbehörden in den Vereinigten Staaten sind der Federal Reserve Board, die Securities and Exchange Commission (SEC) und die Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Diese und andere haben Anforderungen festgelegt, die von Banken, Broker-Dealern, Vermögensverwaltern und anderen Finanzinstituten, soweit anwendbar und in unterschiedlichem Maße, befolgt werden müssen.

Compliance-Programme haben seit dem Schock der Finanzkrise an Bedeutung in der Finanzbranche gewonnen, aber die heftigen Beschwerden von Bankern haben bei Republikanern in der Bundesregierung ein offenes Ohr gefunden. Es gab konzertierte Bemühungen, Vorschriften zurückzudrängen, die dazu dienen, einige Teilnehmer des Finanzsektors davon abzuhalten, ihre eigennützigen Triebe übermäßig auszuleben, aber das Hin und Her der Politik in Washington D.C. macht unklar, welche Änderungen, falls überhaupt, letztendlich daraus resultieren werden.

Börsennotierte Unternehmen sollen über robuste Compliance-Programme verfügen, um die von der SEC festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Insbesondere müssen Einreichungsfristen und -termine strikt eingehalten werden. Compliance-Programme sind auch bei großen und kleinen Unternehmen, öffentlichen oder nicht-öffentlichen, wichtig, wenn auch weniger formell. Wenn keine regulatorischen Vorschriften gelten, konzentriert sich das Compliance-Programm eines Unternehmens auf interne Richtlinien, um das Verhalten und den Ruf bei Kunden und der Gemeinschaft aufrechtzuerhalten. Compliance-Abteilungen haben an Bedeutung gewonnen, da sie dazu beitragen, ihre Unternehmen aus der Bredouille mit Aufsichtsbehörden, Kunden, Aktionären, den Medien und der breiten Öffentlichkeit herauszuhalten.

Aufbau eines effektiven Compliance-Programms

Obwohl es verschiedene Arten von Compliance-Programmen geben kann – solche zur genauen Einhaltung von Finanzvorschriften oder zur Sicherstellung eines diskriminierungs- und sexuellen Belästigungsfreien Arbeitsplatzes – sollte jedes Compliance-Programm einige Schlüsselelemente aufweisen.

Nach der Verabschiedung des Affordable Care Act skizzierte die Regierung sieben Komponenten eines starken Compliance-Programms für Gesundheitsdienstleister. Die Präsentation identifizierte die folgenden Elemente.

Festlegung schriftlicher Richtlinien und Verfahren

Der erste Schritt zur Umsetzung eines Compliance-Programms besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Compliance-Programm klar definierte Richtlinien und Erwartungen hat. Die schriftliche Version des Programms allen Mitarbeitern leicht zugänglich zu machen, die Richtlinien regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen sowie sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter das Programm innerhalb von 90 Tagen nach der Einarbeitung durchgehen, ist für den Erfolg eines Compliance-Programms unerlässlich.

Überwachung Ihres Compliance-Programms

Sobald die Erwartungen an das Programm klar definiert sind, müssen Sie einen Compliance-Beauftragten oder ein Compliance-Komitee ernennen, um das Programm zu überwachen. Dieser Mitarbeiter oder diese Mitarbeitergruppe sollte über eine Vorgeschichte und tiefgehende Kenntnisse ethischen Verhaltens verfügen und, je nach Unternehmensstruktur, direkt an den CEO berichten.

Schulung und Training für Compliance

Ein entscheidender Aspekt bei der Umsetzung eines Compliance-Programms am Arbeitsplatz ist die Investition von Zeit und Geld, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Standards des Programms vertraut und entsprechend geschult sind. Dies sollte sowohl neue Mitarbeiter als auch häufige Überprüfungen mit allen aktuellen Mitarbeitern umfassen.

Die Durchführung von jährlichen oder vierteljährlichen unternehmensweiten Meetings, die auf Bedenken oder Aktualisierungen des Compliance-Programms eingehen, sowie die Sicherstellung, dass alle neuen Mitarbeiter das Compliance-Training innerhalb der ersten Monate ihrer Beschäftigung absolvieren, wird dazu beitragen, ein erfolgreiches Compliance-Programm aufrechtzuerhalten.

Förderung offener Kommunikationskanäle

Ein weiterer wichtiger Aspekt eines erfolgreichen Compliance-Programms ist es, sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen das Gefühl haben, einen offenen Weg zu haben, um ihre Fragen oder Bedenken zum Compliance-Programm zu äußern. Compliance-Programme sollten es Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße zu melden und ethische Probleme über eine anonyme Plattform anzusprechen. Darüber hinaus sollten Compliance-Beauftragte für Mitarbeiter, die spezifische Fragen zum Compliance-Programm haben, verfügbar und zugänglich sein.

Die Etablierung eines soliden Kommunikationswegs zwischen den für das Compliance-Programm Verantwortlichen und den davon betroffenen Mitarbeitern ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Verstöße 1) gemeldet werden und in Zukunft verhindert werden können.

Implementierung von Audit- und Überwachungssystemen

Es sollte ein System zur Auditierung und Überwachung implementiert werden, um die Wirksamkeit des Compliance-Programms zu messen, die Einhaltung externer Vorschriften sicherzustellen und Compliance-Risiken zu identifizieren. Compliance-Programme sollten im Rahmen des normalen Betriebs regelmäßig überprüft werden, jedoch sollten sie auch einer formellen externen Prüfung unterzogen werden. Eine Prüfung sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. Der Prüfer sollte einen schriftlichen Bericht über seine Ergebnisse vorlegen.

Durchsetzung konsequenter Disziplinarmaßnahmen

Ein Element eines effektiven Compliance-Programms ist, dass es tatsächlich durchgesetzt wird. Das Compliance-Programm sollte klare, schriftliche Richtlinien enthalten, die angemessene Disziplinarmaßnahmen für diejenigen vorsehen, die die Erwartungen und Richtlinien des Programms nicht einhalten. Diese Disziplinarmaßnahmen sollten in folgenden Situationen zur Anwendung kommen: Nichteinhaltung, Unterlassen der Erkennung von Nichteinhaltung, obwohl die gebotene Sorgfalt offensichtliche Hinweise geliefert hätte, und Unterlassen der Meldung von Fällen der Nichteinhaltung.

Wie Sie sehen, wird die Durchsetzung der notwendigen Disziplinarmaßnahmen erleichtert, wenn die oben genannten Schritte, insbesondere klar definierte Erwartungen und eine Politik der offenen Tür, eingehalten werden.

Ergreifen entschlossener Korrekturmaßnahmen

Schließlich, wenn alle oben genannten Schritte befolgt wurden und ein erhebliches Compliance-Risiko oder eine Schwachstelle entweder durch eine Prüfung, einen Compliance-Verstoß oder eine interne Überprüfung entdeckt wird, sollte das Compliance-Komitee rechtzeitig und entschlossen handeln, um das Risiko der Nichteinhaltung zu verringern.