Diagrammkonten

Wichtige Erkenntnisse

• Ein Kontenplan (COA) listet alle Konten im Hauptbuch eines Unternehmens auf.
• Es hilft, Finanzdaten zu organisieren und unterstützt die Finanzberichterstattung.
• Jedes Konto hat normalerweise eine Nummer, einen Namen und eine Beschreibung.
• Unternehmen können ihren COA anpassen, sollten ihn jedoch im Laufe der Zeit konsistent halten.

Was ist ein Kontenplan?

Ein Kontenplan (COA) ist ein Index aller Finanzkonten im Hauptbuch eines Unternehmens. Kurz gesagt ist es ein Organisationstool, das nach Kategorie und Einzelposten alle Konten auflistet, die ein Unternehmen verwendet, um Finanztransaktionen zu erfassen, die es während eines bestimmten Abrechnungszeitraums durchgeführt hat.

Wie ein Kontenplan funktioniert

Unternehmen aller Größen verwenden einen COA, um ihre Finanzen zu organisieren und interessierten Parteien wie Investoren und Aktionären einen klaren Überblick und ein Verständnis ihrer finanziellen Lage zu geben. Die Trennung von Ausgaben, Einnahmen, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten trägt dazu bei und stellt sicher, dass die Jahresabschlüsse den Berichtsstandards entsprechen.1

Hier ist eine Möglichkeit, über einen COA im Zusammenhang mit Ihren eigenen Finanzen nachzudenken. Angenommen, Sie haben ein Girokonto, ein Sparkonto und ein Einlagenzertifikat (CD) bei derselben Bank. Wenn Sie sich online in Ihr Konto einloggen, gelangen Sie normalerweise zu einer Übersichtsseite, die den Saldo jedes Kontos anzeigt. Wenn Sie ein Online-Programm verwenden, das Ihnen hilft, alle Ihre Konten an einem Ort zu verwalten, wie Mint oder Personal Capital, sehen Sie im Grunde dasselbe wie den COA eines Unternehmens. Sie können alle Ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten auf einer Seite sehen.

Es gibt kein einheitliches Format für einen Kontenplan. In der Regel folgen alle der unten beschriebenen wesentlichen Struktur. Die endgültige Struktur und das Erscheinungsbild hängen jedoch von der Art des Unternehmens und seiner Größe ab.

COA-Struktur

Der COA ist normalerweise so eingerichtet, dass die Informationen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie in den Jahresabschlüssen erscheinen. Das bedeutet, dass Bilanzkonten zuerst aufgeführt werden, gefolgt von Konten in der Gewinn- und Verlustrechnung.2

Diese primären Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben können dann in Unterkonten wie operative Erträge, operative Aufwendungen, nichtoperative Erträge und nichtoperative Verluste unterteilt werden.

Darüber hinaus können die Konten für operative Erträge und operative Aufwendungen weiter nach Geschäftsfunktion und/oder Unternehmensbereichen organisiert sein.2

Als Beispiel könnte der COA eines kleinen Unternehmens diese Unterkonten unter den primären Vermögenswerten, primären Verbindlichkeiten und primären Eigenkapitalkonten enthalten:

Vermögenswerte

Kasse

Sparkonto

Portokasse

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Nicht eingezahlte Gelder

Vorratsvermögen

Vorausbezahlte Versicherung

Fahrzeuge

Gebäude

Verbindlichkeiten

Unternehmenskreditkarte

Rückstellungen

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten

Verbindlichkeiten aus Schuldscheinen

Eigenkapital

Stammaktien

Vorzugsaktien

Gewinnrücklagen

Kontobezeichnungen

Um es den Lesern zu erleichtern, bestimmte Konten zu finden oder sofort zu erkennen, worum es sich handelt, enthält jeder COA normalerweise Identifikationscodes, Namen und kurze Beschreibungen für Konten.

Dieses Codierungssystem ist wichtig, da der COA viele Einzelposten für jede Transaktion in jedem primären Konto anzeigen kann.

Beispielsweise kann ein Unternehmen beschließen, Vermögenswerte von 100 bis 199, Verbindlichkeiten von 200 bis 299, Eigenkapital von 300 bis 399 usw. zu codieren. Diese könnten dann weiter unterteilt werden, z. B. in kurzfristige Vermögenswerte (110-119) und kurzfristige Verbindlichkeiten (210-219). Die Anzahl der verwendeten Ziffern hängt von der Größe und Komplexität eines Unternehmens und seiner Transaktionen ab.

Viele Organisationen strukturieren ihre COAs so, dass Ausgabeninformationen getrennt nach Abteilung erfasst werden. So haben die Vertriebsabteilung, die technische Abteilung und die Buchhaltungsabteilung alle denselben Satz von Ausgabenkonten. Beispiele für Ausgabenkonten sind die Kosten der verkauften Waren (COGS), Abschreibungsaufwendungen, Nebenkosten und Lohnaufwendungen.34

Besondere Überlegungen

COAs können unterschiedlich sein und an die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens angepasst werden. Sie müssen jedoch auch die Richtlinien des Financial Accounting Standards Board (FASB) und der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) einhalten.5

Von entscheidender Bedeutung ist, dass COAs von Jahr zu Jahr gleich bleiben. Dadurch wird sichergestellt, dass im Laufe der Zeit genaue Vergleiche der Finanzen des Unternehmens angestellt werden können.6

Beispiel

Hier ist ein Beispiel für einen Kontenplan.7

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Einfach erklärt

Ein Kontenplan ist eine Liste aller Kategorien, die ein Unternehmen zur Verwaltung seines Geldes verwendet. Er umfasst Dinge wie Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, sodass ein Unternehmen seine Finanzen organisieren und Jahresabschlüsse erstellen kann.

Warum ist ein Kontenplan wichtig?

Es ist ein sehr wichtiges Finanzinstrument, das viele Finanztransaktionen so organisiert, dass sie leicht zugänglich sind. Da Transaktionen als Einzelposten angezeigt werden, können sie schnell gefunden und bewertet werden. Dies ist entscheidend, um Investoren und anderen Interessengruppen einen Überblick über die Finanzdaten eines Unternehmens zu verschaffen.

Gibt es ein einheitliches COA-Format?

Nicht genau. Ein Unternehmen kann jedes beliebige Format verwenden, erstellen oder ändern. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass das gebräuchlichste Format Informationen nach einzelnen Konten organisiert und jedem Konto einen Code und eine Beschreibung zuweist. Wichtig ist, dass im Laufe der Zeit dasselbe Format verwendet wird, um die Konsistenz von Perioden- und Jahresvergleichen zu gewährleisten.

Ist ein Kontenplan erforderlich?

Nein, aber er wird von allen Arten von Unternehmen als notwendig erachtet, die alle ihre Transaktionen kategorisieren möchten, damit sie schnell und einfach nachgeschlagen werden können.