Einkauf-zu-Zahlung

Optimierung von Geschäftseinkäufen mit Purchase-to-Pay (P2P): Prozess und Vorteile

Was ist Purchase-to-Pay (P2P)?

Purchase-to-Pay (P2P) ist ein integriertes System, das den gesamten Beschaffungsprozess für Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens vollständig automatisiert.

Das P2P-System umfasst alles von der Anforderung von Waren bis zur Bezahlung des Lieferanten. Die Hauptvorteile von P2P sind Effizienz, Kosteneinsparungen und eine verbesserte finanzielle und beschaffungsbezogene Transparenz. Zu den Vorteilen gehören eine höhere Effizienz und bessere Finanzkontrollen für Unternehmen, die Kosten senken und Abläufe optimieren möchten.

Wichtige Erkenntnisse

Purchase-to-Pay (P2P) ist ein automatisiertes System, das den gesamten Beschaffungsprozess eines Unternehmens von der Anforderung bis zur Lieferantenbezahlung optimiert.
P2P-Systeme verbessern die Effizienz, senken Kosten und erhöhen die finanzielle Transparenz für ein besseres Beschaffungsmanagement.
Der P2P-Prozess umfasst typischerweise Katalogisierung, Anforderung, Erstellung von Bestellungen, Rechnungsstellung und Zahlung.
P2P-Systeme unterstützen Finanzkontrollen, sind jedoch nicht darauf ausgelegt, Lieferantenzahlungen zu beschleunigen.
Zu den Vorteilen von P2P-Systemen gehören Kosteneinsparungen, erhöhte Transparenz sowie stärkere Compliance- und Finanzkontrollen.
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Wie Purchase-to-Pay-Systeme funktionieren

Das Purchase-to-Pay-System beginnt mit der Anforderung, setzt sich mit der Beschaffung fort und endet mit der Zahlung.

Die Anforderung ist der Prozess der formellen Beantragung einer Dienstleistung, eines Artikels oder eines Produkts mit einem Bestellanforderungsformular. Die Beschaffung erfolgt, wenn die Waren oder Dienstleistungen eingehen. Der gesamte P2P-Prozess endet, wenn die geschuldete Zahlung an die Lieferanten geleistet wird.

Ziel von P2P

P2P zielt darauf ab, den Beschaffungsprozess zu optimieren und dadurch eine Organisation durch bessere Finanzkontrollen und Effizienz zu unterstützen. Dieses optimierte, integrierte System spart Geld und reduziert Risiken, da die Finanzabteilungen zeitnahe Beschaffungsdaten zur Hand haben.1

P2P-Systeme sind nicht dazu gedacht, den Zahlungsprozess zu beschleunigen. Obwohl dies ein lobenswertes Ziel wäre, ist die Realität, dass es für die meisten Unternehmen keine Priorität hätte, da eine schnellere Bezahlung von Rechnungen ihre eigenen Cashflows in unerwünschter Weise beeinträchtigen könnte.

Schritt-für-Schritt-P2P-Prozess

Ein typisches P2P-System umfasst fünf Schritte und Anforderungen zur Fertigstellung:12

Kataloge: Kataloge von bevorzugten Lieferanten sind die erste Voraussetzung in einem Purchase-to-Pay-System.

Bestellanforderungen: Sobald ein Produkt aus einem Katalog ausgewählt wurde, sendet der Käufer eine Bestellanforderung an den zuständigen Manager.

Bestellworkflow: Eine Bestellung wird generiert, sobald die Bestellanforderung vom Manager genehmigt wurde.

Rechnungsstellung: Dies ist eine kritische Komponente eines Purchase-to-Pay-Systems, da die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ein äußerst mühsamer und zeitaufwändiger Prozess ist. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld durch eine Funktion, die Bestellungen mit Rechnungen abgleicht.

Zahlung: Sobald eine Rechnung zur Zahlung freigegeben ist, wird eine Datei im Kreditorenbuchhaltungssystem des Unternehmens generiert. Die genehmigte Rechnung führt zur Zahlung an den Lieferanten bis zum Ende des Zeitraums, für den der Lieferant Kredit gewährt hat.

P2P-Best Practices

Zu den P2P-Best Practices gehören der Einsatz solider Technologie mit einer einzigen Kontaktstelle, einfachere Kataloge und Managementunterstützung.

Ein P2P-System sollte wichtige Daten darüber liefern, wie viel ausgegeben wird, welche Produkte oder Dienstleistungen bestellt und erhalten werden, sowie Lieferzeiten.

Kurzer Fakt

Purchase-to-Pay-Systeme sind automatisierte Prozesse, die Arbeitskosten senken und die Genauigkeit erhöhen.

Vor- und Nachteile von Purchase-to-Pay-Systemen

Vorteile

Automatisierung verbessert die Effizienz, indem sie die Zeit für die Verwaltung der Beschaffung reduziert

Niedrigere Verwaltungskosten aufgrund höherer Effizienz

Bessere Finanzkontrollen, da die Finanzabteilungen Zugang zu zeitnahen Beschaffungsdaten haben

Transparenz und Kontrolle in der Beschaffung, da P2P dabei helfen kann, die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicherzustellen

Kosteneinsparungen, da Kataloge eine bessere Ausgabentransparenz bieten können, was Beschaffungsteams hilft, Einsparpotenziale zu identifizieren1

Nachteile

Begrenzter Umfang, da das Systemdesign nur Transaktionen abdeckt

Unfähigkeit, strategische Beschaffungsanforderungen wie langfristige Lieferantenbewertung oder Risikominderung zu adressieren

Potenzial für Datenmangel

Redundante Aufgaben und ineffiziente oder uninformierte Kommunikation und Entscheidungen

Risiko von Betrug und Nichteinhaltung

Jeder dieser Nachteile kann Kosten erhöhen und das Betriebsergebnis des Unternehmens beeinträchtigen.3

Verbesserte Effizienz

Niedrigere Verwaltungskosten

Stärkere Finanz- und Compliance-Kontrollen

Transaktionstransparenz

Kosteneinsparungen bei Produkten/Dienstleistungen

Begrenzter Systemumfang

Nicht adressierte Beschaffungsprobleme

Redundante Aufgaben

Potenzieller Datenmangel

Risiko von Betrug und Nichteinhaltung

Wie ist der Ablauf eines Purchase-to-Pay-Systems?

Der Prozess umfasst:

Anforderung, also die formelle Beantragung einer Dienstleistung, eines Artikels oder eines Produkts mit einem Bestellanforderungsformular

Beschaffung, die erfolgt, wenn die Waren oder Dienstleistungen bestellt und erhalten werden

Zahlung, die den Prozess abschließt

Was benötigt ein Purchase-to-Pay-System zur Fertigstellung?

Ein typisches P2P-System erfordert:

Kataloge von bevorzugten Lieferanten

Eine Bestellanforderung vom Käufer an den zuständigen Manager

Eine Bestellung, nachdem die Bestellanforderung vom Manager genehmigt wurde

Automatisierte Rechnungsstellung, die im Vergleich zur manuellen Rechnungsstellung Zeit und Geld spart und eine Abstimmungsfunktion enthält, die Bestellungen mit Rechnungen abgleicht

Zahlung, die als genehmigte Rechnung im Kreditorenbuchhaltungssystem des Unternehmens erscheint

Beschleunigt Purchase-to-Pay den Zahlungsprozess?

Nein. P2P zielt nur darauf ab, die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und Finanzkontrollen zu stärken.