Fehlerprinzip

Was ist ein Grundsatzfehler?

Ein Grundsatzfehler ist ein Buchhaltungsfehler, bei dem eine Buchung gegen ein grundlegendes Rechnungslegungsprinzip oder ein von einem Unternehmen festgelegtes grundlegendes Buchhaltungsprinzip verstößt. Diese Fehler betreffen in der Regel Buchungen, die mit dem korrekten Betrag, jedoch auf dem falschen Konto erfasst werden.

Wichtige Erkenntnisse

• Grundsatzfehler beinhalten in der Regel korrekte Beträge, verstoßen jedoch gegen die Buchhaltungsgrundsätze des Unternehmens.
• Häufige Grundsatzfehler reichen von der Verwechslung von Soll und Haben bis hin zur möglichen Belastung des falschen Kundenkontos bei einer Debitorenbuchung.
• Die Behebung von Grundsatzfehlern nach Veröffentlichung des endgültigen Jahresabschlusses ist für ein Unternehmen in der Regel am kostspieligsten, sowohl hinsichtlich der Lösung als auch des Rufs.

Grundsatzfehler verstehen

Unternehmen bemühen sich, erfahrene Mitarbeiter einzustellen und Protokolle zu integrieren, die zur Vermeidung von Buchhaltungsfehlern beitragen, dennoch können Fehler auftreten. Wenn sie auftreten und erkannt werden, bieten Unternehmen und die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) Leitlinien zu deren Korrektur. Viele Unternehmen, insbesondere große Unternehmen mit komplexer Buchhaltung, schließen möglicherweise auch eine Berufshaftpflichtversicherung (Errors and Omissions, E&O) ab, die einen gewissen finanziellen Schutz bietet, wenn erhebliche Fehler festgestellt werden.

Grundsatzfehler sind oft einfach Buchungen, die auf dem falschen Konto erfasst werden. Die Beträge sind häufig korrekt, im Gegensatz zu einem Anfangsfehler (error of original entry). Oft handelt es sich bei einem Grundsatzfehler um einen Verfahrensfehler, d.h. der erfasste Wert ist korrekt, aber die Buchungen erfolgen auf den falschen Konten. Diese Art von Fehlern kann schwer zu erkennen sein, da sie dennoch zu einem korrekten Saldo von Soll und Haben in der Bilanz sowie zu korrekten Summen in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Kapitalflussrechnung führen können.1

Grundsatzfehler können auch dann ein Problem darstellen, wenn ein Unternehmen ein bereits angewandtes Prinzip durch ein anderes, neues Prinzip ersetzt. Von Zeit zu Zeit können Unternehmen bestimmte Prinzipien im Rahmen der GAAP ändern, um die Aktivitäten ihres Unternehmens besser darzustellen oder ein neues Dashboard-Metrik-Überwachungssystem zu integrieren, das ihnen hilft, die Leistungskennzahlen eines Unternehmens effizienter zu verwalten.

Wichtig

Obwohl GAAP kein Gesetz ist, kann die Nichteinhaltung seiner Parameter letztendlich kostspielige Folgen haben, wie z. B. eine Schädigung des Rufs eines Unternehmens.

Beispiele für Grundsatzfehler

Auf grundlegender Ebene sind Buchhaltungsfachleute dafür verantwortlich, die von einem Unternehmen in seiner Bilanz verwendeten Kontenkategorien zu erlernen und ein fundiertes Wissen darüber zu bewahren. Diese Kategorien sind besonders wichtig, da sie zur Analyse der Vermögens- und Schuldensalden in der Bilanz führen. Kontenkategorien fließen auch in die Gewinn- und Verlustrechnung ein, wo Ausgaben entweder als direkte, indirekte oder kapitalbezogene Ausgaben ausgewiesen werden.

Die Komplexität der Bilanzkonten eines Unternehmens kann beeinflussen, wie leicht Grundsatzfehler entstehen können. Die meisten Unternehmen halten ihre Aufwandskonten in der Bilanz relativ einfach, um die Möglichkeit von Grundsatzfehlern zu vermeiden. Häufige Aufwandskonten für kurzfristige Verbindlichkeiten umfassen: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, kurzfristige Schuldscheine, Lohnverbindlichkeiten und Steuerverbindlichkeiten. Die korrekten Aufwandsbuchungen würden das Soll auf das Verbindlichkeitskonto und das Haben auf ein Aktivkonto buchen. Die Verwendung der falschen Verbindlichkeitskonten oder die Gutschrift auf der falschen Art von Aktivkonto würde einen Grundsatzfehler darstellen. Das Verwechseln von Haben und Soll oder die mögliche Belastung des falschen Kundenkontos bei einer Debitorenbuchung können ebenfalls häufige Fehler sein.

Wenn ein Unternehmen eine neue Art der Berichterstattung einführt oder neue Kontenkategorien in seine Vermögens- und Schuldenberichterstattung integriert, können Grundsatzfehler wahrscheinlicher werden. Dies kann passieren, wenn ein Unternehmen seine Berichterstattung umstellt, um neue Geschäftssegmente zu schaffen. Neue Geschäftssegmente können von Zeit zu Zeit integriert werden, wenn ein Unternehmen wächst oder in ein neues Segment eintritt. Besondere Sorgfalt, um sicherzustellen, dass bei diesen Übergängen keine Grundsatzfehler auftreten, ist für den Buchhaltungserfolg eines Unternehmens sehr wichtig.

Kurzer Fakt

Verschiedene Arten von Fehlern in der Buchhaltung können als Anfangsfehler, Dopplungsfehler, Unterlassungsfehler, Ausführungsfehler, Buchungsumkehrfehler, Kompensationsfehler und Grundsatzfehler klassifiziert werden.

Behebung von Grundsatzfehlern

Das Erkennen eines Grundsatzfehlers erfordert in der Regel einige Detektivarbeit, da ein Blick auf die Probebilanz, die den Namen des Kontos und seinen Wert enthält, nur zeigt, ob Soll und Haben gleich sind. Wie der Fehler korrigiert wird, hängt von der Art des Fehlers ab.

Viele Grundsatzfehler werden erkannt, bevor ein Unternehmen seinen endgültigen Jahresabschluss am Ende einer Berichtsperiode veröffentlicht. Fehler können bei der abschließenden Überprüfung der Berichterstattung gefunden oder von Finanzmanagern entdeckt werden, die in Zusammenarbeit mit Buchhaltungsteams an der Leistungsberichterstattung arbeiten. Wenn ein Grundsatzfehler vor der Veröffentlichung eines endgültigen Finanzberichts identifiziert wird, kann er am einfachsten durch entsprechende Korrekturbuchungen behoben werden, um die Transaktion rückgängig zu machen und korrekt zu kategorisieren. In den meisten Buchhaltungssystemen ist dies ein relativ einfacher Schritt, der zu einer schnellen Lösung führt.

Wenn ein Grundsatzfehler nach Veröffentlichung des endgültigen Jahresabschlusses festgestellt wird, verlangt das Financial Accounting Standards Board (FASB) von Unternehmen, die Accounting Standards Codification 250 gemäß GAAP zu befolgen, um die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen.2 Fehler, die nach der Veröffentlichung des Jahresabschlusses gefunden werden, können sowohl kosten- als auch rufschädigend sein. Diese Art von Fehlern erfordert in der Regel eine Art Neudarstellung oder Offenlegung gegenüber den Aktionären.3

Wenn ein Fehler gravierend genug ist, kann ein Unternehmen einen Anspruch auf Deckung aus seiner Berufshaftpflichtversicherung (Errors and Omissions, E&O) geltend machen, sofern eine solche besteht. Die E&O-Versicherung kann eine finanzielle Entschädigung für Grundsatzfehler von Mitarbeitern, Fahrlässigkeit oder Unternehmensrichtlinien bieten.4

Was sind häufige Buchhaltungsfehler?

Neben dem Grundsatzfehler umfassen häufige Buchhaltungsfehler Anfangsfehler, Dopplungsfehler und Unterlassungsfehler. Weitere Beispiele sind Ausführungsfehler, Buchungsumkehrfehler und Kompensationsfehler.

Wer muss GAAP einhalten?

Öffentliche Unternehmen in den Vereinigten Staaten müssen bei der Veröffentlichung von Jahresabschlüssen die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) befolgen. Außerhalb der USA halten sich Unternehmen an die International Financial Reporting Standards (IFRS).

Wer überwacht GAAP?

Das Financial Accounting Standards Board (FASB) legt die Standards für GAAP fest. Die Securities and Exchange Commission (SEC) setzt die Rechnungslegungsstandards durch.