Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung verstehen: Prinzipien, Methoden & Bedeutung

What Is Financial Accounting?

Financial accounting is a branch of accounting focused on recording, summarizing, and reporting the transactions from business operations over a period of time to present an accurate picture of a company's financial position.

These transactions are summarized into financial statements, such as the balance sheet, income statement, and cash flow statement, that show a company’s performance and financial health. Unlike managerial accounting, which is used internally to guide decisions, financial accounting follows standards like generally accepted accounting principles (GAAP) or International Financial Reporting Standards (IFRS) to ensure consistency and reliability.

Key Takeaways

Financial accounting uses established principles to create consistent, transparent financial statements, such as balance sheets and income statements, which are essential for external reporting.
U.S. public companies follow Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) to provide reliable financial information to investors, creditors, and regulatory bodies, while international companies often adhere to International Financial Reporting Standards (IFRS).
Financial accounting can be performed using either the accrual method, which records transactions when they occur, or the cash method, which records them when cash is exchanged.
Principles like revenue recognition and the matching principle ensure financial statements accurately reflect a company's financial position and prevent misrepresentation.
Common users of financial accounting include investors, auditors, regulatory agencies, suppliers, and banks, all of whom rely on the clarity and accuracy of financial reports for decision-making.
Investopedia / Laura Porter

Understanding the Mechanics of Financial Accounting

Financial accounting follows set principles that depend on a company's rules and reporting needs. Companies and organizations often have an accounting manual that details the pertinent accounting rules.

U.S. public companies must follow GAAP to give consistent information to investors, creditors, regulators, and tax authorities.

The statements used in financial accounting cover the five main classifications of financial data or financial accounts, which are:

Revenues – Included here is income from sales of products and services, plus other sources, including dividends and interest.

Expenses – These are the costs of producing goods and services, from research and development to marketing to payroll.

Assets – These consist of owned property, both tangible (buildings, computers) and intangible (patents, trademarks).

Liabilities – These are all outstanding debts, such as loans or rent.

Equity – If you paid off the company’s debts and liquidated its assets, you would get its equity, which is what a company is worth.

Revenues and expenses on the income statement help determine the net income. Assets, liabilities, and equity accounts are reported on the balance sheet, which utilizes financial accounting to report ownership of the company’s future economic benefits.

Note

International public companies also frequently report financial statements in accordance with International Financial Reporting Standards (IFRS).

Essential Financial Statements Explained

Balance Sheet

A balance sheet reports a company’s financial position as of a specific date. It lists the company’s assets, liabilities, and equity, and the financial statement rolls over from one period to the next. Financial accounting guidance dictates how a company records cash, values assets, and reports debt.

A balance sheet is used by management, lenders, and investors to assess the liquidity and solvency of a company. Through financial ratio analysis, financial accounting allows these parties to compare one balance sheet account with another.

For example, the current ratio compares the amount of current assets with current liabilities to determine how likely a company is going to be able to meet short-term debt obligations.

Income Statement

An income statement, also known as a “profit and loss statement,” reports a company’s operating activity during a specific period of time.

Usually issued on a monthly, quarterly, or annual basis, the income statement lists the revenue, expenses, and net income of a company for a given period. Financial accounting guidance dictates how a company recognizes revenue, records expenses, and classifies types of expenses.

An income statement can be useful to management, but managerial accounting gives a company better insight into production and pricing strategies compared with financial accounting.

Financial accounting rules regarding an income statement are more useful for investors seeking to gauge a company’s profitability and external parties looking to assess the risk or consistency of operations.

Cash Flow Statement

A cash flow statement reports how a company used cash during a specific period. It is broken into three sections:

Operations – These are the costs of a company’s core business activities.

Financing – This is money the company receives from taking loans or issuing shares, as well as money paid in interest on loans and dividends to investors.

Investments – This is money that comes from buying and selling the company’s investments, such as securities or fixed assets.

Financial accounting guidance dictates when transactions are to be recorded, though there is often little to no flexibility in the amount of cash to be reported per transaction.

A cash flow statement is used by management to better understand how cash is being spent and received. It extracts only items that impact cash, allowing for the clearest possible picture of how money is being used, which can be somewhat cloudy if the business is using accrual accounting.

Shareholders' Equity Statement

A shareholders' equity statement reports how a company’s equity changes from one period to another, as opposed to a balance sheet, which is a snapshot of equity at a single point in time.

It shows how the residual value of a company increases or decreases and why it changes. It gives details about the following components of equity:

Share capital – Money raised by selling stock in the company

Net income – Any profit after expenses and deductions

Dividends – The part of the profit that is paid to shareholders

Retained earnings – Whatever is left after paying dividends

Important

Nonprofit entities and government agencies use similar financial statements; however, their financial statements are more specific to their entity types and will vary from the statements listed above.

Comparing Accrual and Cash Accounting Methods

There are two primary types of financial accounting: the accrual method and the cash method. The main difference is when transactions are recorded.

Accrual Method

The accrual method of financial accounting records transactions independently of cash usage. Revenue is recorded when it is earned (when a bill is sent), not when it actually arrives (when the bill is paid). Expenses are recorded upon receiving an invoice, not when paying it. Accrual accounting recognizes the impact of a transaction over a period of time.

For example, imagine a company receiving a $1,000 payment for a consulting job to be completed next month. Under accrual accounting, the company is not allowed to recognize the $1,000 as revenue, as it has technically not yet performed the work and earned the income.

The transaction is recorded as a debit to cash and a credit to unearned revenue, a liability account. When the company earns the revenue next month, it clears the unearned revenue credit and records actual revenue, erasing the debt to cash.

Another example of the accrual method of accounting is expenses that have not yet been paid. Imagine a company received an invoice for $5,000 for July utility usage.

Even though the company won’t pay the bill until August, accrual accounting calls for the company to record the transaction in July, debiting utility expenses. The company records a credit to accounts payable. When the invoice is paid, the credit is cleared.

Cash Method

The cash method of financial accounting is an easier, less strict method of preparing financial statements: Transactions are recorded only when cash is involved. Revenue and expenses are only recorded when the transaction has been completed via the facilitation of money.

In the example above, the consulting firm would have recorded $1,000 of consulting revenue when it received the payment.

Even though it won’t actually perform the work until the next month, the cash method calls for revenue to be recognized when cash is received. When the company does the work in the following month, no journal entry is recorded, because the transaction will have been recorded in full the prior month.

In the other example, the utility expense would have been recorded in August (the period when the invoice was paid). Even though the charges relate to services incurred in July, the cash method of financial accounting requires expenses to be recorded when they are paid, not when they occur.

Financial Accounting

Records transactions when benefit is received or liability is incurred

A more accurate method of accounting that depicts more realistic business operations

Required for larger, public companies as part of external reporting

Records transactions when cash is received or distributed

An easier method of accounting that simplifies a company down to what has already actually occurred

Primarily used by smaller, private companies with low to no reporting requirements

Grundlegende Prinzipien der Finanzbuchhaltung

Fünf Hauptprinzipien leiten Unternehmen bei der Erstellung ihrer Jahresabschlüsse. Die Art der Buchführungsmethode sollte zu Beginn festgelegt werden. Änderungen dieser Methode sind später möglich, erfordern jedoch spezifische Maßnahmen.

Die Prinzipien bilden die Grundlage aller technischen Richtlinien der Finanzbuchhaltung. Diese fünf Prinzipien beziehen sich auf die periodengerechte Buchführung (Accrual-Methode).

Prinzip der Umsatzrealisierung – Dieses besagt, dass Umsätze erfasst werden sollten, wenn sie verdient wurden. Es legt fest, wie viel Umsatz erfasst werden muss, den Zeitpunkt der Erfassung und die Umstände, unter denen Umsätze in einem Jahresabschluss nicht ausgewiesen werden sollten.

Kostenprinzip – Dieses legt die Grundlage fest, nach der Kosten erfasst werden. Es bestimmt, in welcher Höhe Ausgaben erfasst werden sollen (d.h. zu Transaktionskosten) sowie die ordnungsgemäße Erfassung von Ausgaben über die Zeit in geeigneten Situationen (z.B. wird ein abnutzbares Vermögenswert über seine Nutzungsdauer abgeschrieben).

Prinzip der Periodenabgrenzung (Matching-Prinzip) – Dieses besagt, dass Umsätze und Ausgaben im selben Zeitraum erfasst werden sollten, in dem sie anfallen. Es soll verhindern, dass ein Unternehmen Umsätze in einem Jahr erfasst, während die damit verbundenen Kosten in einem anderen Jahr anfallen. Das Prinzip bestimmt den Zeitpunkt der Transaktionserfassung.

Prinzip der vollständigen Offenlegung – Unternehmen sollten vollständige, ehrliche und genaue Informationen über ihre Finanzen bereitstellen. Alle für ihre finanzielle Situation relevanten Informationen müssen offengelegt werden. Um dies zu erreichen, sollten Jahresabschlüsse gemäß den Richtlinien der Finanzbuchhaltung erstellt werden, die Fußnoten, Zeitpläne oder Kommentare enthalten, die die finanzielle Lage eines Unternehmens transparent darstellen. Dieses Prinzip bestimmt auch den Umfang der in den Jahresabschlüssen bereitgestellten Informationen.

Objektivitätsprinzip – Die Buchführung sollte ausschließlich auf Fakten und objektiven Nachweisen basieren. Sie sollte frei von Voreingenommenheit und persönlicher Meinung sein. Obwohl die Finanzbuchhaltung Aspekte von Schätzungen und professionellem Ermessen umfasst, sollte ein Jahresabschluss objektiv und sachlich erstellt werden.

Warum Finanzbuchhaltung wichtig ist

Unternehmen betreiben Finanzbuchhaltung aus einer Reihe wichtiger Gründe.

Schaffung eines einheitlichen Regelwerks – Die Finanzbuchhaltung legt Regeln fest, die Konsistenz in der Finanzberichterstattung über Unternehmen und Zeiträume hinweg schaffen.

Risikominderung – Die Finanzbuchhaltung erreicht dies durch erhöhte Rechenschaftspflicht. Kreditgeber, Aufsichtsbehörden und Steuerbehörden verlassen sich auf die Finanzbuchhaltung, um sicherzustellen, dass Berichte nach anerkannten Methoden erstellt werden.

Einblicke für das Management – Obwohl die Kostenrechnung (Managerial Accounting) tiefere Einblicke bieten kann, kann die Finanzbuchhaltung strategische Entscheidungen leiten.

Förderung des Vertrauens in die Finanzberichterstattung – Unabhängige Aufsichtsorgane überwachen die Regeln der Finanzbuchhaltung, wodurch die Grundlage der Berichterstattung unabhängig vom Management und eine hochzuverlässige Quelle genauer Informationen wird.

Förderung der Transparenz – Die Finanzbuchhaltung verlangt von Unternehmen, Informationen über Geschäftstätigkeiten und Risiken offenzulegen und so die tatsächliche finanzielle Leistung zu zeigen.

Hinweis

Karrieremöglichkeiten in der Finanzbuchhaltung umfassen die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Analyse von Jahresabschlüssen, die Prüfung von Jahresabschlüssen sowie die Unterstützung der Technologie/Systeme, die Jahresabschlüsse erstellen.

Wichtige Nutzer von Finanzbuchhaltungsberichten

Der gesamte Zweck der Finanzbuchhaltung besteht darin, Jahresabschlüsse zu erstellen, die von verschiedenen Gruppen genutzt und oft als Teil von Vereinbarungen mit dem erstellenden Unternehmen benötigt werden. Neben dem Management, das die Finanzbuchhaltung zur Gewinnung von Informationen über die Geschäftstätigkeit nutzt, verwenden die folgenden Gruppen die Berichte der Finanzbuchhaltung.

Investoren – Bevor sie Geld in ein Unternehmen investieren, fordern Investoren oft Berichte an, die nach den Grundsätzen der Finanzbuchhaltung erstellt wurden, um zu verstehen, wie das Unternehmen abgeschnitten hat und Erwartungen an die Zukunft des Unternehmens zu setzen.

Wirtschaftsprüfer – Unternehmen können verpflichtet sein, ihre finanzielle Lage Wirtschaftsprüfern vorzulegen, die die Jahresabschlüsse analysieren und sicherstellen, dass die richtigen Richtlinien der Finanzbuchhaltung angewendet wurden und die Berichte frei von wesentlichen Fehlaussagen sind.

Aufsichtsbehörden – Börsennotierte Unternehmen müssen Jahresabschlüsse bei Aufsichtsbehörden wie der Securities and Exchange Commission einreichen. Diese Jahresabschlüsse müssen gemäß den Regeln der Finanzbuchhaltung erstellt werden, und bei Nichteinhaltung der Berichtspflichten drohen Geldstrafen oder der Ausschluss von der Börse.

Lieferanten – Lieferanten oder Zulieferer können im Rahmen ihres Kreditvergabeprozesses Jahresabschlüsse anfordern. Lieferanten können eine Kredithistorie oder einen Nachweis der Rentabilität, wie z. B. einen Piotroski-Score, verlangen, bevor sie einen Kredit gewähren oder auf einen gewünschten Betrag erhöhen.

Banken – Kreditgeber und andere ähnliche Finanzinstitutionen verlangen bei Unternehmenskrediten fast immer Jahresabschlüsse. Kreditgeber benötigen einen überprüfbaren Nachweis durch die Finanzbuchhaltung, dass ein Unternehmen in guter operativer Verfassung ist, bevor sie einen Kredit vergeben. Die Abschlüsse können auch zur Bestimmung der Kosten, Covenants oder des Zinssatzes des Kredits verwendet werden.

Unterscheidung von Finanz- und Kostenrechnung (Managerial Accounting)

Der Hauptunterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung besteht darin, dass die Finanzbuchhaltung Informationen für externe Parteien bereitstellt, während die Kostenrechnung Managern innerhalb der Organisation hilft, Entscheidungen zu treffen.

Die Kostenrechnung bewertet die finanzielle Leistung und zielt darauf ab, durch interne Berichte, die die Geschäftstätigkeit analysieren, intelligentere Entscheidungen zu fördern. Sie ist keine zulässige Grundlage für Jahresabschlüsse.

Die Kostenrechnung nutzt betriebliche Informationen auf spezifische Weise, um Erkenntnisse zu gewinnen. Beispielsweise kann sie die Kostenrechnung nutzen, um die variablen Kosten, Fixkosten und Gemeinkosten entlang eines Fertigungsprozesses zu verfolgen. Anhand dieser Kosteninformationen könnte ein Unternehmen dann beschließen, auf eine minderwertige, günstigere Art von Rohmaterial umzusteigen.

Anerkannte Zertifizierungen in der Finanzbuchhaltung

Mitglieder der Finanzbuchhaltung können verschiedene berufliche Bezeichnungen tragen.

Certified Public Accountant (CPA) – Die gebräuchlichste Buchhaltungsbezeichnung, die die Fähigkeit zur Ausübung der Finanzbuchhaltung in den Vereinigten Staaten nachweist, ist die CPA-Lizenz.

Chartered Accountant (CA) – Außerhalb der Vereinigten Staaten weisen Inhaber der CA-Lizenz ebenfalls diese Fähigkeit nach.

Certified Management Accountant (CMA) – Die CMA-Bezeichnung weist eher die Fähigkeit zur Ausübung interner Managementfunktionen als zur Finanzbuchhaltung nach. Diese Lizenz prüft jedoch auch die Finanzanalyse.

Certified Internal Auditor (CIA) – Der Besitz einer CIA-Bezeichnung demonstriert Glaubwürdigkeit bei der Aufrechterhaltung des Kontrollumfelds innerhalb eines Unternehmens durch die Überwachung von Prozessen und Verfahren im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung.

Was ist ein Beispiel für Finanzbuchhaltung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung eines börsennotierten Unternehmens ist ein Beispiel für Finanzbuchhaltung. Das Unternehmen muss bestimmte Richtlinien befolgen, welche Transaktionen zu erfassen sind. Darüber hinaus wird das Format des Berichts von den Aufsichtsbehörden festgelegt. Das Endergebnis ist ein Finanzbericht, der die Höhe der in einem bestimmten Zeitraum realisierten Umsätze angibt.

Was ist der Hauptzweck der Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung soll finanzielle Informationen über die Betriebsleistung eines Unternehmens bereitstellen. Obwohl das Management Berichte analysieren kann, die mit der Finanzbuchhaltung erstellt wurden, finden sie es oft nützlicher, die Kostenrechnung zu verwenden, eine intern ausgerichtete Methode zur Berechnung finanzieller Ergebnisse, die für externe Berichte nicht zulässig ist. Die Finanzbuchhaltung ist die weithin akzeptierte Methode zur Aufbereitung finanzieller Ergebnisse für die externe Verwendung.

Wer nutzt die Finanzbuchhaltung?

Börsennotierte Unternehmen sind verpflichtet, Finanzbuchhaltung im Rahmen der Erstellung ihrer Jahresabschlussberichte durchzuführen. Kleine oder private Unternehmen können ebenfalls Finanzbuchhaltung nutzen, unterliegen jedoch oft anderen Berichtspflichten. Die durch die Finanzbuchhaltung erstellten Jahresabschlüsse werden von vielen Parteien außerhalb des Unternehmens genutzt, darunter Kreditgeber, Regierungsbehörden, Wirtschaftsprüfer, Versicherungsagenturen und Investoren.