Fuhrparkkarten

Wichtige Erkenntnisse

• Flottenkarten verwalten Ausgaben für Kraftstoff, Fahrzeugreparaturen und Wartung von Firmenfahrzeugen.
• Flottenkarten werden hauptsächlich von Ölkonzernen ausgegeben und an bestimmten angeschlossenen Standorten verwendet.
• Flottenkarten vereinfachen die Ausgabenverfolgung, sodass Unternehmen detaillierte Erstattungsprozesse vermeiden können.
• Sie bieten Kontrolle und helfen Unternehmen, Ausgaben zu überwachen und Budgets für Fahrzeugkosten anzupassen.
• Führende Anbieter wie Fleetcor bieten fortschrittliche Flottenkartendienste für Transportunternehmen.
• Erhalten Sie personalisierte, KI-gestützte Antworten, die auf über 27 Jahren vertrauenswürdiger Expertise basieren.

Was sind Flottenkarten?

Flottenkarten sind spezialisierte Zahlungsinstrumente, die Unternehmen helfen, Ausgaben im Zusammenhang mit ihren Fahrzeugen zu verwalten. Sie optimieren Kraftstoffkäufe, Wartung und Reparaturen und werden häufig von Transport-, Liefer- und Mitfahrunternehmen eingesetzt. Durch die Zentralisierung dieser Kosten unterstützen Flottenkarten die Budgetierung und erleichtern administrative Aufgaben.

Funktionsweise von Flottenkarten verstehen

Flottenkarten gibt es in den USA seit den 1980er Jahren. Sie werden von Unternehmen an Mitarbeiter ausgegeben, die Firmenfahrzeuge nutzen und betreiben. Die meisten Unternehmen, die Flottenkarten einsetzen, sind in der Transportbranche tätig. Flottenkarten werden häufig von Speditionen sowie Unternehmen genutzt, die Liefer- und Mitfahrdienste anbieten.

Flottenkarten werden in der Regel von einem einzelnen Unternehmen ausgegeben. Das bedeutet, dass Karteninhaber sie nur an bestimmten Standorten verwenden können, die dem Herausgeber gehören, von ihm betrieben oder als Franchise geführt werden. Wie eine normale Zahlungskarte sind Flottenkarten mit Details wie Kartennummer, Ablaufdatum (falls zutreffend), Firmenname und in manchen Fällen dem Namen des autorisierten Nutzers geprägt oder lasergraviert. Neuere Karten haben einen Mikrochip auf der Vorderseite sowie einen Magnetstreifen auf der Rückseite, sodass sie an Point-of-Sale (POS)-Terminals verwendet werden können.

Unternehmen geben diese Karten an ihre Fahrer und andere Mitarbeiter, die sie anstelle persönlicher Karten nutzen können. Dadurch kann der Kartenherausgeber das Unternehmen direkt belasten, anstatt den Mitarbeiter, der später Spesenabrechnungen einreichen müsste, um erstattet zu werden. Kartenherausgeber stellen Unternehmen in der Regel eine einzige Rechnung aus, die mit einzelnen Belastungen pro autorisiertem Nutzer aufgeschlüsselt ist. Wie Chargekarten sind Flottenkarten zinsfrei. Denn Unternehmen sind verpflichtet, den ausstehenden Kontostand bis zum Fälligkeitsdatum vollständig zu begleichen.

Wichtig

Flottenkartenguthaben müssen bis zum Fälligkeitsdatum vollständig bezahlt werden.

Im Gegensatz zu einer Firmenkreditkarte, die für eine breite Palette autorisierter Einkäufe wie Reisen verwendet werden kann, sind Flottenkarten speziell für Ausgaben im Zusammenhang mit der Fahrzeugverwaltung konzipiert. Flottenkarten waren auch ein Ziel für neue Fintech-Lösungen in der Zahlungsbranche, wobei mehrere Flottenzahlungsdienstleister in diesem Bereich des Transportmarktes Innovationen hervorbringen.

Vorteile der Nutzung von Flottenkarten

Wie oben erwähnt, können Unternehmen Flottenkarten an Mitarbeiter ausgeben, die zur Nutzung von Firmenfahrzeugen berechtigt sind, anstatt dass jeder Mitarbeiter eine persönliche Karte verwendet. Dies reduziert die Verwaltungskosten, die mit der Aufrechterhaltung eines Erstattungsprogramms verbunden sind, um Mitarbeiter für ihre Ausgaben für Kraftstoff und Fahrzeugwartung zu entschädigen. Es hilft Unternehmen auch, positionierte Ausgaben für ihre Betriebsmittel zu überprüfen und zu verwalten.

Flottenkarten bieten in der Regel ein gewisses Maß an Kontrolle, sodass Unternehmen ihre Ausgaben besser verwalten sowie kostentrends erkennen können. Unternehmensbuchhalter können auch Buchhaltungsanalysen nutzen, um Zahlungskartenlimits und -nutzung anzupassen.

Beispielsweise kann ein Lieferunternehmen jedem seiner Fahrer eine Flottenkarte ausstellen, um Kraftstoff zu kaufen und für Wartung zu bezahlen. Da jede Flottenkarte mit einem einzelnen Mitarbeiter verknüpft ist, kann das Unternehmen überwachen, wie viel jeder Mitarbeiter auf seiner Route ausgibt, und auch Schätzungen für die Budgetierung erstellen. Wenn das Unternehmen feststellt, dass ein bestimmter Fahrer sein zugewiesenes Fahrzeug häufiger als der Durchschnitt betankt, kann es eine Anpassung des Limits der zugewiesenen Karte nach unten vornehmen.

Flottenkartenanbieter und Innovationen

Die überwiegende Mehrheit der Flottenkarten wird von großen Öl- und Gasunternehmen wie Shell, ExxonMobil, Chevron und Texaco ausgegeben. Unternehmen, die ihre Karten verwenden, sind in der Regel auf die Standorte des Kartenherausgebers beschränkt.

Doch aufkommende Zahlungstechnologien haben Fortschritte gemacht und bieten viele neue und innovative Lösungen in einer Vielzahl von Branchen, wobei die Transportbranche ein besonderes Ziel darstellt. Zahlreiche Dienstleister im Transportzahlungsbereich expandieren. Fleetcor ist ein Flottenkarten-Zahlungsdienstleister, der Firmenflottenkartenprodukte anbietet. Zu den führenden Flottenkartenpartnerschaften gehören MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company und Fuelman. Fleetcor hilft auch dabei, die Unternehmensbuchhaltung für Transportunternehmen zu vereinfachen, indem es mit Unternehmen in der gesamten Transportbranche für moderne Flottenzahlungslösungen zusammenarbeitet.