Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnung erklärt: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung der Lohnsteuer

Wichtige Erkenntnisse

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst den Prozess der Vergütung von Mitarbeitern, einschließlich der Berechnung des Gehalts, des Einbehalts von Steuern und der Sicherstellung der Einhaltung bundes- und einzelstaatlicher Vorschriften.
Arbeitgeber müssen die geleisteten Arbeitsstunden genau erfassen, das Bruttogehalt berechnen und die erforderlichen Steuern und Abzüge wie FICA, Medicare und Social Security abziehen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann intern mit Softwarelösungen verwaltet oder an spezialisierte Unternehmen ausgelagert werden, die die Komplexität von Steuerabzügen und Compliance übernehmen.
Professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten Vorteile wie vereinfachte Berichterstattung und Steuererklärung, können jedoch teuer sein und auf externe Genauigkeit angewiesen sein, was Risiken für kleine Unternehmen birgt.
Das Verständnis der Lohnsteuern ist entscheidend, da diese Social Security, Medicare und Arbeitslosensteuern umfassen, alle mit spezifischen Verantwortlichkeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Vergütung von Mitarbeitern im Rahmen bundes- und einzelstaatlicher Vorschriften, einschließlich der Berechnung von FICA und Einkommenssteuern. Ob intern verwaltet oder an spezialisierte Unternehmen ausgelagert, die Lohnabrechnung ist eine kritische Geschäftsfunktion, die sich auf die Finanzberichterstattung und Steuerkonformität auswirkt. Das Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für ein effektives Finanzmanagement unerlässlich.

Viele Fintech-Unternehmen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung, darunter Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel und Wagestream, nutzen Technologie, um Lohnabrechnungsprozesse zu vereinfachen. Diese Lösungen zahlen Mitarbeiter bequemer und schneller aus und stellen digitale lohnbezogene Dokumente mit innovativen technologiegestützten Dienstleistungen bereit, die von der Gig- und Outsourcing-Wirtschaft benötigt werden.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sich auch auf die Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens und die Höhe der jedem zustehenden Vergütung beziehen. Es handelt sich um eine große Ausgabe für die meisten Unternehmen und ist fast immer abzugsfähig. Die Ausgabe kann vom Bruttoeinkommen abgezogen werden, um das zu versteuernde Einkommen des Unternehmens zu reduzieren.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann von einer Abrechnungsperiode zur nächsten variieren, aufgrund von Überstunden, Krankengeld und anderen Variablen.

Wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert: Ein Überblick

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens. Sie umfasst die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung des Gehalts der Mitarbeiter und die Verteilung der Zahlungen per Direkteinzahlung auf die Bankkonten der Mitarbeiter oder per Scheck. Unternehmen müssen auch Buchhaltungsfunktionen durchführen, um Löhne, einbehaltene Steuern, Boni, Überstundenvergütung, Krankheits- und Urlaubsgeld zu erfassen. Sie müssen den Betrag, der für Medicare, Social Security und Arbeitslosensteuern an die Regierung zu zahlen ist, zurückstellen und verbuchen.

Viele Unternehmen verwenden Lohnabrechnungssoftware. Mitarbeiter geben ihre Stunden ein, und das System verarbeitet und zahlt ihr Gehalt aus.

Viele mittlere und große Unternehmen lagern Lohnabrechnungsdienste aus, um den Prozess zu optimieren. Arbeitgeber erfassen die geleisteten Arbeitsstunden und senden diese an den Lohnabrechnungsdienst, der das Bruttogehalt berechnet. Der Dienst zieht Steuern und andere Abzüge von den Einkünften ab und zahlt dann die Mitarbeiter aus.

Wichtige Compliance- und rechtliche Faktoren bei der Lohnabrechnung

Arbeitgeber mit einem Jahresumsatz von über 500.000 USD müssen den Fair Labor Standards Act (FLSA) einhalten.12 Dieses US-Gesetz schützt Arbeitnehmer vor bestimmten unfairen Vergütungspraktiken. Der FLSA legt verschiedene Arbeitsvorschriften fest, darunter Mindestlöhne, Anforderungen an Überstundenvergütung und Beschränkungen der Kinderarbeit. Die FLSA-Regeln legen fest, wann Arbeitnehmer als arbeitszeitlich erfasst gelten und wann ihnen Überstunden vergütet werden müssen.3

Überstunden über 40 Stunden pro Woche werden mit dem 1,5-fachen des regulären Satzes vergütet. Einige Mitarbeiter sind vom FLSA ausgenommen, und das Gesetz gilt nicht für unabhängige Auftragnehmer oder Freiwillige, da sie nicht als Arbeitnehmer gelten.3

Einige Stundenarbeiter unterliegen nicht dem FLSA, sondern anderen Vorschriften. Eisenbahner unterliegen dem Railway Labor Act, und LKW-Fahrer fallen unter den Motor Carriers Act.45

Der FLSA legt auch fest, wie mit Jobs umzugehen ist, die hauptsächlich durch Trinkgelder vergütet werden. Ein Arbeitgeber muss Arbeitnehmern, die Trinkgelder erhalten, den Mindestlohn zahlen, es sei denn, sie erhalten regelmäßig mehr als 30 USD pro Monat an Trinkgeldern.

Vor- und Nachteile der Auslagerung von Lohnabrechnungsdiensten

Ein großer Vorteil von Lohnabrechnungsdiensten ist ihre Fähigkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, die Buchhaltungsverfahren vereinfachen und Unternehmen helfen, die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen sicherzustellen. Lohnabrechnungsdienste können die von Mitarbeitern genutzten Urlaubs- und persönlichen Tage verfolgen.

Wichtig

Der Buchhaltungsbedarf eines Unternehmens wird mit seinem Wachstum komplexer. Größere Unternehmen müssen möglicherweise in ein maßgeschneidertes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) für ihre Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsfunktionen investieren.

Die Auslagerung der Lohnabrechnung bedeutet, sich für eine genaue Buchhaltung auf Externe zu verlassen. Das interne Personal des Unternehmens muss sich bei Fehlern mit verärgerten Mitarbeitern auseinandersetzen. Unternehmen könnten auch Steuerstrafen für Fehler des Lohnabrechnungsdienstes erhalten.

Ein weiterer Nachteil ist, dass Lohnabrechnungsdienste teurer sind als die interne Durchführung der Lohnabrechnung. Die Dienste können eine feste monatliche Gebühr verlangen oder unterschiedliche Zahlungsstrukturen für verschiedene Service-Stufen anbieten. Lohnabrechnungsdienste sind aufgrund ihrer Kosten möglicherweise nicht die beste Option für kleine Unternehmen mit knappen Betriebsbudgets.

Zugriff auf eine Vielzahl von Berichten bieten

Vereinfachte Buchhaltung und Steuerkonformität anbieten

Zugriff auf eine Vielzahl von Berichten bieten

Vereinfachte Buchhaltung und Steuerkonformität anbieten

Von Mitarbeitern genommene Urlaubs- und persönliche Tage erfassen

Externe Personen haben Einblick in Finanz- und Steuerinformationen.Internes Personal muss Mitarbeitern dennoch bei Lohnabrechnungsproblemen helfen.

Externe Personen haben Einblick in Finanz- und Steuerinformationen.

Internes Personal muss Mitarbeitern dennoch bei Lohnabrechnungsproblemen helfen.

Das Unternehmen kann aufgrund von Fehlern des Lohnabrechnungsdienstes mit Steuerstrafen belegt werden.

Lohnabrechnungsdienste können teuer sein, was ein Problem für kleine Unternehmen darstellt.

Maximierung der Effizienz mit Lohnabrechnungssoftware-Lösungen

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, auf Lohnabrechnungssoftwareprogramme zu setzen, anstatt spezialisierte Lohnabrechnungsdienste zu nutzen. Das Unternehmen muss möglicherweise eine laufende monatliche Softwareabonnementgebühr zahlen, wenn es die Software erwirbt. Programme enthalten in der Regel ausdruckbare Steuerformulare und Einbehaltungstabellen.

Interne Lohnabrechnungssysteme halten Finanzinformationen privat, obwohl sie für kleine Teams zeitaufwändig sein können.

Kleinunternehmer nutzen Buchhaltungssoftware, um Finanzen zu verfolgen, die Rentabilität zu bewerten und sich auf Steuern vorzubereiten. Ein kleines Unternehmen kann Standardsoftware ohne umfangreiche Anpassungen verwenden.

Für kleine Unternehmen sind auch viele Arten von cloudbasierter Buchhaltungssoftware erhältlich. Die Art der Branche und die Anzahl der Mitarbeiter sind zwei Faktoren, die bestimmen, welche geeignet ist. Ein Freiberufler würde nicht die gleichen Funktionen in einer Buchhaltungssoftware benötigen wie ein Restaurantbesitzer.

Kurzer Fakt

Investopedia hat eine Überprüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen durchgeführt und deren Kosten, Benutzerfreundlichkeit, Funktionen, Integrationen und Skalierbarkeit bewertet. QuickBooks Online wurde als die insgesamt beste Software angesehen. Xero wurde als die beste für Kleinstunternehmer angesehen. FreshBooks war am besten für dienstleistungsbasierte Unternehmen geeignet, und QuickBooks Self-Employed war am besten für Teilzeit-Freiberufler. Wave war die beste kostenlose Software.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung von Lohnsteuern

Wie Sie Lohnsteuern berechnen, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren lokalen Gesetzen ab, aber QuickBooks gibt einige allgemeine Richtlinien.6

1. Berechnen Sie das Bruttogehalt Ihrer Mitarbeiter

Sie können das Bruttogehalt eines Mitarbeiters anhand seines Gehaltssatzes und Ihrer geplanten Abrechnungszeiträume ermitteln. Die meisten Unternehmen zahlen Mitarbeiter wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Berechnen Sie das stündliche Bruttogehalt, indem Sie die geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundensatz multiplizieren.

Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungszeiträume im Jahr, um das Bruttogehalt eines Angestellten zu berechnen:

Ein Mitarbeiter verdient 50.000 USD pro Jahr. Ihr Unternehmen zahlt Mitarbeiter alle zwei Wochen für insgesamt 26 Abrechnungszeiträume. Das Bruttogehalt des Mitarbeiters beträgt daher 1.923,08 USD.

2. Ziehen Sie Vorsteuerabzüge ab

Sie müssen nach der Ermittlung des Bruttogehalts Abzüge vornehmen. Dies sind Steuerabzüge, aber es können auch andere Vorsteuerabzüge anfallen. Vorsteuerabzüge umfassen:

401(k) und einige Rentenpläne

Krankenversicherungspläne

Beiträge zu Health Savings Account (HSA) oder Flexible Spending Account (FSA)

Einige Lebensversicherungspläne

3. Ziehen Sie Steuern ab (FICA, Arbeitslosen- und Einkommenssteuern)

Nach den Vorsteuerabzügen wird das verbleibende Gehalt mit einem FICA-Satz von 7,65 % besteuert: 1,45 % für Medicare und 6,2 % für Social Security.7 Andere Steuersätze werden durch Bundes-, Staats- oder lokale Gesetze sowie die Informationen auf dem W-4-Formular Ihres Mitarbeiters bestimmt.

Berechnen Sie die bundesstaatlichen Einkommenssteuern anhand der IRS-Steuertabellen. Sie zahlen die Bundessteuern normalerweise, wenn Sie die Social Security- und Medicare-Steuern zahlen. Melden Sie alle Zahlungen auf dem IRS-Formular 941.8

Ziehen Sie die FICA-Steuer von 7,65 % vom Bruttogehalt des Mitarbeiters ab. Als Arbeitgeber müssen Sie den Beitrag jedes Mitarbeiters verdoppeln. Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, sowohl die Beiträge des Mitarbeiters als auch die des Unternehmens an Social Security und Medicare zu übermitteln.

Angenommen, ein Mitarbeiter verdient 1.923 USD Bruttogehalt für den Abrechnungszeitraum. Multiplizieren Sie 1.923 USD mit 0,062, um den Social-Security-Steuerbeitrag des Mitarbeiters von 119,26 USD zu berechnen. Multiplizieren Sie 1.923 USD mit 0,0145, um den Medicare-Steuerbeitrag des Mitarbeiters von 27,88 USD zu berechnen. Der FICA-Steuerbeitrag des Mitarbeiters beträgt insgesamt 147,14 USD für den Abrechnungszeitraum; der Arbeitgeber muss diesen Betrag verdoppeln.

Der Arbeitgeber muss 294,28 USD an den IRS zahlen. Die Hälfte ist eine direkte Ausgabe für das Unternehmen, und die andere Hälfte wird vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehalten. Arbeitgeber verdoppeln keine Einkommenssteuerabzüge, zahlen aber bundesstaatliche Arbeitslosensteuern. Der Income Withholding Assistant des IRS hilft Ihnen zu bestimmen, wie viel bundesstaatliche Einkommenssteuern Ihre Mitarbeiter schulden.

4. Freiwillige Abzüge müssen vom verbleibenden Lohn vorgenommen werden

Diese können umfassen:

Roth-401(k)-Beiträge

Lebensversicherungspläne

Langzeit-Berufsunfähigkeitsversicherungspläne

Lohnpfändungen

Gewerkschaftsbeiträge

Der verbleibende Betrag nach allen Steuern und Abzügen ist das, was der Mitarbeiter am Zahltag netto erhält.

Was sind Lohnsteuern?

Lohnsteuern umfassen Social Security, die 6,2 % Ihres Einkommens bis zu 168.600 USD (Stand 2024) beträgt. Diese Bemessungsgrenze steigt jährlich. Lohnsteuern finanzieren auch Medicare, die 1,45 % Ihres Einkommens beträgt.

Arbeitgeber zahlen ebenfalls Lohnsteuern. Sie zahlen 6,2 % Ihres Einkommensbetrags für Social Security und 1,45 % Ihres Einkommensbetrags für Medicare, sodass die Regierung insgesamt 15,3 % Ihres Gesamteinkommens für diese beiden Steuern erhält.7

Was ist eine Lohnsteuersenkung?

Eine Lohnsteuersenkung würde bedeuten, dass weniger Social Security- und Medicare-Steuern einbehalten und von den Gehaltsschecks abgezogen werden. Die Idee ist, dass Arbeitnehmer und Unternehmen mit jedem Gehaltsscheck etwas mehr netto erhalten, was sie dazu ermutigen würde, mehr auszugeben und die Wirtschaft anzukurbeln.

Was ist ein Lohnsteueraufschub?

Ein Lohnsteueraufschub ist eine Verschiebung der Erhebung von Lohnsteuern auf einen späteren Zeitpunkt, zu dem diese Steuern dann fällig werden. Ein Lohnsteueraufschub soll den Arbeitnehmern eine vorübergehende finanzielle Entlastung verschaffen, indem ihr Nettoeinkommen vorübergehend erhöht wird.

Gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Personalabteilung oder zur Buchhaltung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist im Wesentlichen eine Buchhaltungspraxis, befasst sich jedoch mit der Bezahlung der Menschen innerhalb eines Unternehmens, was sie in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung (HR) fallen lässt. Die Personalabteilung verwaltet in den meisten Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung und verwandte Themen, aber einige Unternehmen können die Lohnabrechnung in der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung ansiedeln, und einige größere Unternehmen richten möglicherweise sogar ein separates Lohnabrechnungsbüro ein.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Gehalt?

Das Geld, das ein Mitarbeiter von einem Unternehmen als Vergütung erhält, kommt oft in Form von Lohn oder Gehalt sowie Boni, Aktienoptionen und Provisionen. Diese Zahlungen sind eine Ausgabe, die von einem Unternehmen als Lohn- und Gehaltsaufwand verbucht wird.