Geschäftsausgaben

Was sind Geschäftsausgaben?

Geschäftsausgaben sind Kosten, die im ordentlichen Geschäftsverlauf anfallen. Sie werden vom Umsatz abgezogen, um das zu versteuernde Nettoeinkommen eines Unternehmens zu ermitteln. Geschäftsausgaben werden auch als Abzüge bezeichnet.

Jedes Unternehmen – vom Berater, der von zu Hause aus arbeitet, über den kleinsten Tante-Emma-Laden bis hin zum größten Konzern – hat Geschäftsausgaben und verfolgt diese das ganze Jahr über für Steuerzwecke.

Geschäftsausgaben werden im Allgemeinen in zwei große Kategorien unterteilt: Investitionsausgaben und Betriebsausgaben. Das heißt, einige Ausgaben beziehen sich auf größere Anschaffungen, die zur langfristigen Verbesserung der Unternehmensleistung getätigt werden. Andere beziehen sich auf die Ausgaben, die für den täglichen Geschäftsbetrieb notwendig sind.

Wichtige Erkenntnisse

• Geschäftsausgaben sind abzugsfähig und senken die Höhe des zu versteuernden Einkommens.
• Die Gesamtsumme der Geschäftsausgaben wird vom Umsatz abgezogen, um den gesamten zu versteuernden Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln.
• Der IRS definiert zulässige Geschäftsabzüge als Kosten, die für die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, "gewöhnlich und notwendig" sind.
• Die wichtigsten abzugsfähigen Kategorien sind direkte Ausgaben, indirekte Ausgaben und Schuldzinsen.
• Nicht abzugsfähige Ausgaben umfassen Bestechungsgelder, Schmiergelder, Geldstrafen und politische Beiträge.
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Geschäftsausgaben verstehen

Section 162 des Internal Revenue Code (IRC) enthält die Richtlinien für Geschäftsausgaben. Der IRC erlaubt es Unternehmen, alle Ausgaben zu melden, die gewöhnlich und notwendig sein können.1

Geschäftsausgaben müssen nicht zwingend als gewöhnlich oder notwendig angesehen werden. Im Allgemeinen bezieht sich "gewöhnlich" auf Ausgaben, die in der Branche üblich sind und die die meisten Geschäftsinhaber in derselben Branche oder demselben Gewerbe normalerweise tätigen würden. "Notwendig" bedeutet, dass die Ausgaben angemessen sind und ein Geschäftsinhaber möglicherweise nicht ohne diese Ausgabe auskommt.2

Eine Ausgabe, die die Definition von gewöhnlich und notwendig für geschäftliche Zwecke erfüllt, kann als Aufwand verbucht werden und ist daher steuerlich absetzbar.

Einige Geschäftsausgaben sind möglicherweise vollständig abzugsfähig, während andere nur teilweise abzugsfähig sind.

Nachfolgend einige Beispiele für vollständig abzugsfähige Ausgaben:

Werbe- und Marketingausgaben

Bearbeitungsgebühren von Geschäfts- und Firmenkreditkarten

Bildungs- und Ausbildungskosten für Mitarbeiter

Bestimmte Anwaltskosten

Lizenz- und behördliche Gebühren

Löhne an Vertragsmitarbeiter

Mitarbeiterleistungsprogramme

Gerätemieten

Versicherungskosten

Gezahlte Zinsen

Bürokosten und -bedarf

Wartungs- und Reparaturkosten

Büromietkosten

Nebenkosten3

Wie Ausgaben erfasst werden

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist der primäre Jahresabschluss, den Unternehmen verwenden, um ihre Ausgaben zu erfassen und ihre Steuern zu ermitteln. Die meisten haben drei Ausgabenkategorien, unterteilt in direkte Kosten, indirekte Kosten und Zinsen.

Direkte Kosten

Der Wert des Lagerbestands zu Beginn und am Ende jedes Steuerjahres wird zur Bestimmung der Herstellungskosten der verkauften Waren (COGS) verwendet, die für viele Unternehmen eine große direkte Ausgabe darstellen.

COGS werden vom Gesamtumsatz eines Unternehmens abgezogen, um den Bruttogewinn für das Jahr zu ermitteln. Ausgaben, die in den COGS enthalten sind, können nicht erneut abgezogen werden. Zu den Ausgaben, die in die Berechnung der COGS einfließen, können direkte Arbeitskosten, Fabrikgemeinkosten, Lagerkosten, Produktkosten und Rohstoffkosten gehören.4

Indirekte Kosten

Indirekte Kosten werden vom Bruttogewinn abgezogen, um den operativen Gewinn zu ermitteln. Typische indirekte Kosten umfassen Vorstandsvergütung, allgemeine Ausgaben, Abschreibungen und Marketingkosten.

Der Abzug indirekter Kosten vom Bruttogewinn ergibt den operativen Gewinn, der auch als Gewinn vor Zinsen und Steuern bezeichnet wird.

Abschreibungen

Die Verausgabung von Geschäftsvermögenswerten erfolgt in der Regel durch Abschreibung. Die Abschreibung ist eine steuerlich abzugsfähige Ausgabe in der Gewinn- und Verlustrechnung und wird als indirekte Ausgabe klassifiziert.

Abschreibungskosten können über mehrere Jahre abgezogen werden. Sie umfassen in der Regel die Kosten für Computer, Möbel, Immobilien, Ausrüstung, Lastwagen und mehr.5

Geschenk-, Verpflegungs- und Unterhaltungskosten

Der Internal Revenue Service (IRS) legt Grenzen für Kosten im Zusammenhang mit Geschenken, Verpflegung und Unterhaltung fest. Beispielsweise können Sie in der Regel 50 % der Kosten für die Bereitstellung von Mahlzeiten für Mitarbeiter abziehen, obwohl bestimmte Mahlzeiten vollständig abgezogen werden können.6

Zinsaufwendungen

Der letzte Abschnitt der Gewinn- und Verlustrechnung enthält Ausgaben für Zinsen und Steuern. Zinsen sind die letzte Ausgabe, die ein Unternehmen abzieht, um sein zu versteuerndes Einkommen zu ermitteln, das manchmal als bereinigtes zu versteuerndes Einkommen bezeichnet wird.

Private Ausgaben

In einigen Fällen können Ausgaben, die einem Geschäftsinhaber entstehen, sowohl privater als auch geschäftlicher Natur sein. Beispielsweise könnte ein Kleinunternehmer dasselbe Auto für private Zwecke und geschäftliche Aktivitäten nutzen.

In diesem Fall kann der Anteil der Kilometer, die für geschäftliche Zwecke genutzt wurden, abgezogen werden. Bei Home-Offices sind Kosten, die mit dem Teil des Hauses verbunden sind, der ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, in der Regel abzugsfähig.78

Nicht abzugsfähige Ausgaben

Einige Ausgaben, die einem Unternehmen entstehen, sind nicht abzugsfähig. Zu diesen Ausgaben gehören unter anderem Bestechungsgelder und Schmiergelder, Lobbykosten, Strafen, Bußgelder und Beiträge an politische Parteien oder Kandidaten.9

Was ist eine gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgabe?

So beschreibt der IRS die Art von Ausgabe, die ein Unternehmen ordnungsgemäß abziehen kann. Im Allgemeinen bedeutet "gewöhnlich" normal und in der Branche weit verbreitet. "Notwendig" bedeutet angemessen und nützlich, auch wenn es nicht unbedingt erforderlich ist.

Was ist keine abzugsfähige Geschäftsausgabe?

Jede Ausgabe, die eher einen persönlichen als einen geschäftlichen Nutzen hat, ist nicht abzugsfähig.

Zugegeben, dies kann eine Grauzone sein. Wenn Sie aus geschäftlichen Gründen nach Los Angeles reisen und dort einen Tag in Disneyland verbringen, sind Ihre Eintrittskarten für den Park nicht abzugsfähig. Ihr Hin- und Rückflug nach L.A. sollte abzugsfähig sein, solange Sie nachweisen können, dass Sie die meiste Zeit dort für Geschäfte aufgewendet haben.

Kann ich mein Auto absetzen, wenn ich es für meine LLC nutze?

Wenn Sie ein Auto ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie die damit verbundenen Ausgaben absetzen.

Wenn Sie ein Auto sowohl für geschäftliche als auch für private Fahrten nutzen, sind nur die Kosten abzugsfähig, die mit der geschäftlichen Nutzung zusammenhängen. Das bedeutet, dass Sie Quittungen und ein sorgfältiges Fahrtenbuch über Kilometerstände und andere mit dem Fahrzeug verbundene Kosten führen müssen.