Gutscheinprüfung

Wichtige Erkenntnisse

• Voucher Checks kombinieren einen Scheck und einen Voucher, um Zahlungsdetails bereitzustellen und eine Prüfspur zu erstellen.
• Sie bestehen aus einem Scheck und zwei Vouchern: einem für den Zahlungsempfänger und einem für den Aussteller.
• Unternehmen verwenden Voucher Checks in der Lohnbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung zur Aufzeichnung und Nachverfolgung von Zahlungen.
• Diese Schecks bieten eine Backup-Dokumentationsmethode, auch wenn die Nutzung von Direkteinzahlungen zunimmt.
• Voucher Checks helfen bei der Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten und unterstützen die Finanzberichterstattung von Unternehmen.

Was ist ein Voucher Check?

Ein Voucher Check ist eine Kombination aus einem Scheck und einem Voucher, auch bekannt als "Zahlungsmitteilung". Er enthält relevante Informationen über die Parteien einer Transaktion und schafft eine prüfbare Papierspur über die Zahlung dieses Schecks. Voucher Checks werden hauptsächlich von Lohnabteilungen und Lieferanten verwendet. Sie schaffen eine Prüfspur und unterstützen interne Buchhaltungskontrollen.

Ein Voucher Check besteht aus drei Teilen: Scheck, Empfängervoucher und Ausstellervoucher.

Wie Voucher Checks Zahlungsprozesse optimieren

Der Voucher Check erstellt eine Papierspur für die Zahlung durch den Aussteller des Schecks. Der Empfänger des Voucher Checks trennt einen Voucher-Teil ab und behält ihn zur Aufbewahrung, bevor er den Scheck einlöst. Der Aussteller behält den anderen Voucher-Teil.

Voucher Checks, die in computergestützten Buchhaltungssystemen verwendet werden, bestehen aus drei Teilen, die zusammen auf standardgroße Papierbögen passen, um die Verwendung in Druckern zu erleichtern. Die Schecks sind normalerweise im Geschäftsformat – länger als ein Standardscheck, aber mit der gleichen Breite. Ein Teil ist der Scheck und die anderen beiden Teile sind die Voucher für den Empfänger und Aussteller für ihre jeweiligen Aufzeichnungen. Perforationen erleichtern das Trennen der verschiedenen Abschnitte.

Ein Voucher ist ein Dokument, das von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens verwendet wird, um alle erforderlichen Belege zu sammeln und abzulegen, die zur Genehmigung und Nachverfolgung der Zahlung einer Verbindlichkeit benötigt werden. Ein Voucher ist im Wesentlichen die Backup-Dokumentation für Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsstellung oder Lohnbuchhaltung. (Kreditorenbuchhaltung sind die kurzfristigen Rechnungen, die Unternehmen an Lieferanten und Zulieferer schulden.) Der Voucher ist wichtig, da er ein interner Buchhaltungskontrollmechanismus ist, der sicherstellt, dass jede Zahlung ordnungsgemäß genehmigt wurde und dass die gekauften Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhalten wurden.

Anwendungen von Voucher Checks in Unternehmen

Voucher Checks werden häufig von der Lohnabteilung eines Unternehmens verwendet und als Gehaltsschecks bezeichnet. Der Voucher enthält eine Vouchernummer, den Namen des Zahlungsempfängers, Datum, Betrag (brutto und netto bei Abzügen), Unterschriften und alle zu erfassenden Memonotizen. Bei der Lohnzahlung ist es, auch wenn die Direkteinzahlung zunehmend zur Norm für die Bezahlung von Mitarbeitern wird, eine gängige Praxis, eine Papierspur als Backup zu haben.

Auch Lieferanten verwenden Voucher Checks. In diesem Fall wird ein Voucher Check ausgestellt, wenn eine Rechnung mit einem Kaufauftrag und einem Beleg über die Erfüllung der Bestellung abgeglichen wird. Darüber hinaus ist es für die Kreditorenbuchhaltung hilfreich, eine Datei mit Voucheraufzeichnungen über Zahlungen an Lieferanten zu haben, um Zahlungsstreitigkeiten beizulegen und die Bücher für den monatlichen Abschluss vorzubereiten.