Imprest

Wichtige Erkenntnisse

• Ein Imprest ist ein Barkonto, das von Unternehmen zur Verwaltung kleiner, routinemäßiger Ausgaben genutzt wird und regelmäßig wieder aufgefüllt wird, um einen festen Saldo zu erhalten.
• Das Imprest-System hilft, unbefugte Ausgaben zu kontrollieren, indem es Gelder für bestimmte Zwecke bereitstellt und die Nachverfolgung und Kennzeichnung von Unstimmigkeiten erleichtert.
• Obwohl traditionell über physische Portokassen verwaltet, verlagert sich der Trend hin zu elektronischen Transaktionen für eine bessere Dokumentation und Benutzerfreundlichkeit.
• Der Begriff "Imprest" bezieht sich auch auf einen Geldvorschuss, der einer Person oder Einrichtung für einen bestimmten Zweck gewährt wird, typischerweise in Erwartung notwendiger Ausgaben.
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Was ist Imprest?

Ein Imprest ist ein Barkonto, das von Unternehmen genutzt wird, um kleine, routinemäßige Ausgaben effizient zu verwalten. Das Konto hält einen festen Saldo, der regelmäßig aufgefüllt wird, um seine Funktion zu erhalten.

Bekannt für seine Struktur, umfasst das Imprest-System Schritte wie die Einrichtung eines Portokassenfonds, die Dokumentation von Ausgaben und die Nachverfolgung von Unstimmigkeiten, um unbefugte Ausgaben zu verhindern. Diese Methode ist besonders nützlich für die Verwaltung von Portokassen, Gehaltsabrechnungen und kleinen Erstattungen und gewährleistet finanzielle Aufsicht und Betrugsprävention.

Das Imprest-System verstehen

Die bekannteste Art von Imprest ist die Portokasse, die für kleine Transaktionen verwendet wird, wenn das Ausstellen von Schecks unpraktisch ist. Solche Konten halten einen festgelegten Bargeldbetrag vor Ort, der zur Erstattung von Mitarbeitern und zur Bezahlung kleiner Ausgaben verwendet werden kann. Verwalter betreuen die Portokassenfonds und zahlen Bargeld an Mitarbeiter aus, die geschäftsbezogene Belege vorlegen.

Imprests können auch Gehaltsabrechnungen, Dividenden, Geschäftsreisen von Mitarbeitern und Boni abdecken. Sobald diese Ausgaben gedeckt sind, wird der Fonds in der Regel vom Hauptbankkonto des Unternehmens wieder aufgefüllt.

Imprests verhindern unbefugte Ausgaben, da die Gelder für bestimmte Verwendungszwecke reserviert sind. Imprests zahlen in der Regel einen regelmäßigen Betrag aus, wobei der Saldo oft gegen Null geht, bevor er automatisch wieder aufgefüllt wird. Dieses System hilft, Ausgaben zu überwachen, Unstimmigkeiten zu erkennen und Betrug aufzudecken.

Wichtige Schritte bei der Verwaltung eines Imprest-Kontos

Das Imprest-System umfasst die folgenden Schritte:

Ein Portokassenfonds wird eingerichtet, mit einem festgelegten Bargeldbetrag. Dies wird im Hauptbuch des Unternehmens erfasst.

Jede Ausgabe, die über den Portokassenfonds bezahlt wird, muss mit Belegen dokumentiert werden.

Der Fonds wird regelmäßig mit Auszahlungsbelegen wieder aufgefüllt, um einen festen Saldo zu erhalten.

Der Fonds wird sorgfältig auf Unterschiede zwischen erwartetem und tatsächlichem Bargeld überwacht, und Unstimmigkeiten werden untersucht.

Die sich wandelnde Rolle von Imprest-Konten

Da Unternehmen zunehmend auf elektronische Transaktionen setzen, gerät das Imprest-System allmählich aus der Mode. Es ist oft einfacher, eine Firmenkreditkarte zu verwenden als ein Imprest, da diese eine elektronische Dokumentation von Transaktionen bietet und keine Notwendigkeit auslöst, abgeflossene Gelder wieder aufzufüllen.

Wofür wird ein Imprest-Konto verwendet?

Unternehmen halten Bargeld in Imprest, um Kleinigkeiten wie Büromaterial, kleine Erstattungen oder andere geringfügige Ausgaben zu bezahlen. Ähnlich wie die Portokasse sollte Imprest nicht für wesentliche Ausgaben wie Nebenkosten oder zum Kauf von Vermögenswerten für das Unternehmen verwendet werden.

Woher stammt das Wort "Imprest"?

Das Wort leitet sich vom frühen Italienischen oder mittelalterlichen Lateinischen "imprestare" ab, was "leihen" bedeutete. Somit bezeichnet Imprest heute einen kleinen Vorschuss von Geldern, der für Kleinigkeiten verwendet wird und nach Gebrauch wieder aufgefüllt werden muss.

Wie wird der Begriff Imprest noch verwendet?

Neben Geldern, die von einem Unternehmen verwendet werden, kann sich Imprest auch auf Geld beziehen, das an jemanden für die Arbeit im Auftrag einer Regierung gezahlt wird. In diesem Fall zahlt die Regierung die Gelder vor Abschluss der Arbeit aus.