Interne Kontrollen

Wichtige Erkenntnisse

• Interne Kontrollen sind unerlässlich, um die Integrität der Finanzberichterstattung zu gewährleisten, Vorschriften einzuhalten und Betrug innerhalb eines Unternehmens zu verhindern.
• Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 war ein bedeutender Wendepunkt für interne Kontrollen, da er strenge Reformen der Finanzberichterstattung vorschrieb, um Anleger vor betrügerischen Bilanzierungspraktiken zu schützen.
• Präventive Kontrollen verhindern Fehler und Betrug durch Maßnahmen wie die Funktionstrennung, während aufdeckende Kontrollen Probleme im Nachhinein durch Methoden wie Abstimmungen und Prüfungen erkennen.
• Trotz ihrer Bedeutung haben interne Kontrollen Einschränkungen und können durch menschliches Fehlverhalten oder Absprachen beeinträchtigt werden, was die Notwendigkeit einer wachsamen Überwachung unterstreicht.
• Obwohl die Umsetzung kostspielig sein kann, tragen wirksame interne Kontrollen zur betrieblichen Effizienz bei und verbessern die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzinformationen eines Unternehmens.

Was sind interne Kontrollen?

Interne Kontrollen sind wesentliche Mechanismen, die darauf abzielen, die Integrität der Finanzberichterstattung eines Unternehmens zu wahren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Nach den Bilanzskandalen der frühen 2000er Jahre wurden diese Kontrollen durch den Sarbanes-Oxley Act von 2002 von entscheidender Bedeutung.

Neben der Betrugsprävention unterstützen sie die betriebliche Effizienz, indem sie sicherstellen, dass Budgets eingehalten, Richtlinien befolgt und genaue Berichte erstellt werden. Durch das Verständnis und die Umsetzung interner Kontrollen können Unternehmen auch Kapitalengpässe beheben und zuverlässige Daten für die Entscheidungsfindung der Führungsebene bereitstellen.

http://www.investopedia.com/terms/i/internalcontrols.asp

Die Rolle interner Kontrollen in der Corporate Governance

Interne Kontrollen sind seit den Bilanzskandalen der frühen 2000er Jahre für jedes US-amerikanische Unternehmen zu einer wesentlichen Geschäftsfunktion geworden. Als Reaktion auf dieses Fehlverhalten von Unternehmen wurde der Sarbanes-Oxley Act von 2002 erlassen, um Anleger vor betrügerischen Bilanzierungspraktiken zu schützen und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Unternehmensangaben zu verbessern.

Dies hatte tiefgreifende Auswirkungen auf die Corporate Governance. Das Gesetz machte Manager für die Finanzberichterstattung und die Erstellung eines Prüfpfads verantwortlich. Managern, die nachweislich keine internen Kontrollen ordnungsgemäß eingerichtet und verwaltet haben, drohen schwere strafrechtliche Sanktionen.1

Das Prüfungsurteil, das den Jahresabschlüssen beigefügt ist, basiert auf einer Prüfung der Verfahren und Aufzeichnungen, die zu ihrer Erstellung verwendet wurden. Im Rahmen einer Prüfung testen externe Prüfer die Buchhaltungsprozesse und internen Kontrollen eines Unternehmens und geben ein Urteil über deren Wirksamkeit ab.

Warum interne Kontrollen für Unternehmen wichtig sind

Interne Prüfungen bewerten die internen Kontrollen eines Unternehmens, einschließlich seiner Corporate Governance und Buchhaltungsprozesse. Diese internen Kontrollen können die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie eine genaue und zeitnahe Finanzberichterstattung und Datenerfassung sicherstellen. Sie tragen zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz bei, indem sie Probleme erkennen und Mängel beheben, bevor sie bei einer externen Prüfung entdeckt werden.

Interne Prüfungen sind für die Corporate Governance von entscheidender Bedeutung, insbesondere seit der Sarbanes-Oxley Act Manager gesetzlich für die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verantwortlich macht.1

Obwohl keine zwei internen Kontrollsysteme identisch sind, sind viele Kernprinzipien in Bezug auf die finanzielle Integrität zu Standardmanagementpraktiken geworden. Sie können zwar teuer sein, aber ordnungsgemäß implementierte interne Kontrollen können neben der Betrugsprävention dazu beitragen, Abläufe zu rationalisieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Wichtig

Der US-Kongress verabschiedete den Sarbanes-Oxley Act von 2002, um Anleger vor der Möglichkeit betrügerischer Bilanzierungspraktiken von Unternehmen zu schützen. Das Gesetz schrieb strenge Reformen vor, um die Finanzangaben von Unternehmen zu verbessern und Bilanzbetrug zu verhindern.2

Schlüsselkomponenten eines wirksamen internen Kontrollsystems

Das interne Kontrollsystem eines Unternehmens sollte die folgenden Komponenten umfassen:

Kontrollumfeld: Ein Kontrollumfeld legt für alle Mitarbeiter die Bedeutung von Integrität und das Engagement fest, Unstimmigkeiten, einschließlich Betrug, aufzudecken und zu beseitigen. Ein Vorstand und das Management schaffen dieses Umfeld und gehen mit gutem Beispiel voran. Das Management muss die internen Systeme und das Personal bereitstellen, um die Ziele der internen Kontrollen zu fördern.

Risikobewertung: Ein Unternehmen muss regelmäßig das Potenzial für oder das Vorhandensein von Risiken oder Verlusten bewerten und identifizieren. Basierend auf den Ergebnissen solcher Bewertungen können zusätzliche Schwerpunkte und Kontrollebenen implementiert werden, um die Eindämmung von Risiken zu gewährleisten oder in verwandten Bereichen auf Risiken zu achten.

Überwachung: Ein Unternehmen muss sein System interner Kontrollen auf fortlaufende Funktionsfähigkeit überwachen. Dadurch kann sichergestellt werden, sei es durch Systemaktualisierungen, die Einstellung neuer Mitarbeiter oder notwendige Schulungen, dass die internen Kontrollen weiterhin wie erforderlich funktionieren.

Information/Kommunikation: Solide Informationen und konsistente Kommunikation sind in zweierlei Hinsicht wichtig. Erstens können Klarheit über Zweck und Rollen die Voraussetzungen für erfolgreiche interne Kontrollen schaffen. Zweitens kann das Verständnis und Engagement für die zu ergreifenden Schritte den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit am effektivsten zu erledigen.

Kontrollaktivitäten: Diese beziehen sich auf die Prozesse, Richtlinien und andere Maßnahmen, die die Integrität interner Kontrollen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wahren. Sie umfassen präventive und aufdeckende Aktivitäten.

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Die finanziellen Aktivitäten einer Organisation müssen allen relevanten Gesetzen, Vorschriften und Standards entsprechen. Dies beinhaltet die Aktualisierung über Änderungen der Finanzvorschriften und die Umsetzung von Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung.

Funktionstrennung: Die Verteilung der Verantwortlichkeiten auf verschiedene Personen verringert das Risiko von Fehlern oder unangemessenen Handlungen. Dies umfasst die Trennung von Autorisierungs-, Verwahrungs- und Aufzeichnungsfunktionen, um Betrug und Fehler zu verhindern.

Physische Kontrollen: Ein Unternehmen muss Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um seine Vermögenswerte, einschließlich Bargeld, Vorräte und Ausrüstung, zu schützen. Dies kann sichere Lagereinrichtungen, Zugangskontrollen und Überwachungssysteme umfassen.

Vergleich von präventiven und aufdeckenden Kontrollen

Interne Kontrollen bestehen in der Regel aus Kontrollaktivitäten wie Autorisierung, Dokumentation, Abstimmung, Sicherheit und Funktionstrennung. Sie werden grob in präventive und aufdeckende Aktivitäten unterteilt.

Präventive Kontrollen zielen darauf ab, Fehler und Betrug durch gründliche Dokumentations- und Autorisierungspraktiken zu verhindern. Die Funktionstrennung, ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses, stellt sicher, dass keine einzelne Person in der Lage ist, eine Finanztransaktion und den daraus resultierenden Vermögenswert zu autorisieren, aufzuzeichnen und zu verwahren. Die Autorisierung von Rechnungen und die Überprüfung von Ausgaben sind interne Kontrollen.

Darüber hinaus umfassen präventive interne Kontrollen die Beschränkung des physischen Zugangs zu Ausrüstung, Vorräten, Bargeld und anderen Vermögenswerten.

Aufdeckende Kontrollen sind Sicherungsverfahren, um Posten zu erfassen, die von der ersten Verteidigungslinie übersehen wurden, wobei die Abstimmung eine Schlüsselrolle beim Vergleich von Datensätzen spielt. Hier ist die wichtigste Aktivität die Abstimmung, mit der Datensätze verglichen werden. Bei Feststellung wesentlicher Abweichungen werden Korrekturmaßnahmen ergriffen. Weitere aufdeckende Kontrollen sind externe Prüfungen durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und interne Prüfungen von Vermögenswerten wie Vorräten.

Die Grenzen interner Kontrollen verstehen

Interne Kontrollen bieten unabhängig von den geltenden Richtlinien nur eine angemessene Sicherheit hinsichtlich der finanziellen Genauigkeit eines Unternehmens.

Die Wirksamkeit interner Kontrollen kann durch menschliches Ermessen eingeschränkt werden. Beispielsweise kann ein Unternehmen Führungskräften die Möglichkeit einräumen, interne Kontrollen aus Gründen der betrieblichen Effizienz außer Kraft zu setzen.

Darüber hinaus können interne Kontrollen durch Absprachen umgangen werden, bei denen Mitarbeiter gemeinsam Betrug verschleiern.

Kurzer Fakt

Prüftechniken und Kontrollmethoden aus England gelangten während der Industriellen Revolution in die Vereinigten Staaten. Im 20. Jahrhundert wurden die Berichtspraktiken und Testmethoden der Prüfer standardisiert.3

Warum sind interne Kontrollen wichtig?

Interne Kontrollen sind die Mechanismen, Regeln und Verfahren, die ein Unternehmen implementiert, um die Integrität von Finanz- und Buchhaltungsinformationen zu gewährleisten, die Rechenschaftspflicht zu fördern und Betrug zu verhindern. Neben der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und der Verhinderung von Diebstahl oder Betrug durch Mitarbeiter können interne Kontrollen dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu verbessern, indem sie die Genauigkeit und Aktualität der Finanzberichterstattung erhöhen.

Der Sarbanes-Oxley Act von 2002, der als Reaktion auf die Bilanzskandale der frühen 2000er Jahre erlassen wurde, zielt darauf ab, Anleger vor betrügerischen Bilanzierungspraktiken zu schützen und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Unternehmensangaben zu verbessern.2

Was sind die 2 Arten interner Kontrollen?

Interne Kontrollen werden grob in präventive und aufdeckende Aktivitäten unterteilt. Präventive Kontrollaktivitäten zielen darauf ab, Fehler oder Betrug von vornherein zu verhindern, und umfassen gründliche Dokumentations- und Autorisierungspraktiken. Aufdeckende Kontrollen sind Sicherungsverfahren, die dazu dienen, Posten oder Ereignisse zu erfassen, die von der ersten Verteidigungslinie übersehen wurden.

Was sind einige präventive interne Kontrollen?

Die Funktionstrennung, ein wesentlicher Bestandteil des präventiven internen Kontrollprozesses, stellt sicher, dass keine einzelne Person in der Lage ist, eine Finanztransaktion und den daraus resultierenden Vermögenswert zu autorisieren, aufzuzeichnen und zu verwahren. Die Autorisierung von Rechnungen, die Überprüfung von Ausgaben und die Beschränkung des physischen Zugangs zu Ausrüstung, Vorräten, Bargeld und anderen Vermögenswerten sind Beispiele für präventive interne Kontrollen.

Was sind aufdeckende interne Kontrollen?

Aufdeckende interne Kontrollen versuchen, Probleme in den Prozessen eines Unternehmens zu finden, sobald sie aufgetreten sind. Sie können in Übereinstimmung mit verschiedenen Zielen eingesetzt werden, wie z. B. Qualitätskontrolle, Betrugsprävention und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die wichtigste Aktivität ist hier die Abstimmung, bei der Datensätze verglichen werden. Weitere aufdeckende Kontrollen sind interne und externe Prüfungen.