Interne Revision

Wichtige Erkenntnisse

• Interne Prüfungen untersuchen die Aufzeichnungen, Systeme, Prozesse und Arbeitsabläufe eines Unternehmens.
• Sie identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten.
• In der Regel von einem externen Dienstleister durchgeführt, gewährleisten sie Objektivität und unvoreingenommene Ergebnisse.
• Interne Prüfungen sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
• Erhalten Sie personalisierte, KI-gestützte Antworten, die auf über 27 Jahren vertrauenswürdiger Erfahrung basieren.

Was ist eine interne Prüfung?

Eine interne Prüfung ist eine Analyse eines Unternehmens, die darauf abzielt, Möglichkeiten zur Wertsteigerung für Stakeholder und zur Verbesserung der Abläufe zu identifizieren. Diese Prüfungen können Prozesse, Verfahren, Abläufe, aktuelle wirtschaftliche Bedingungen, etablierte Kontrollen, Unternehmenskultur, Ethik sowie Produkt- und Servicequalität umfassen. Sie können alle Risiken bewerten, denen das Unternehmen ausgesetzt ist. Die Prüfer geben nach der Analyse Empfehlungen für Verbesserungen.

Wie eine interne Prüfung funktioniert

In verschiedenen Branchen werden viele Arten von internen Prüfungen eingesetzt. Eine Regierungsbehörde oder ein Unternehmen, das für die Regierung arbeitet, kann gesetzlich regelmäßigen Compliance-, Untersuchungs- und Technologieprüfungen unterzogen werden. Ein privates Unternehmen kann eine operative Prüfung bei einem Dritten in Auftrag geben und terminieren, um Wege zur Effizienzsteigerung zu erfahren.

Verschiedene Arten interner Prüfungen

Es gibt verschiedene Arten von internen Prüfungen:

Compliance-Prüfung: Dies ist eine Überprüfung der Abläufe und Verfahren eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass interne Regeln, Verfahren und Richtlinien eingehalten werden.

Finanzprüfung: Mehrere Prüfungen fallen unter interne Finanzprüfungen, wie z.B. Gehaltsabrechnungsprüfungen, die sicherstellen, dass Mitarbeiter korrekt bezahlt werden. Prüfungen von Leistungsplänen stellen sicher, dass die vom Arbeitgeber angebotenen Pläne den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ausreichend finanziert sind.

Umweltprüfung: Diese Prüfungen bewerten die Umweltleistung oder die Auswirkungen der Aktivitäten eines Unternehmens auf die Umwelt.

Technologie- oder IT-Prüfung: Diese Prüfungen bewerten die Informationstechnologie (IT)-Infrastruktur einer Organisation auf Schwachstellen und bewährte Verfahren.

Operative Prüfung: Eine operative Prüfung bewertet die Prozesse und Verfahren einer Organisation, um Verbesserungsmöglichkeiten für die Abläufe zu identifizieren.

Leistungsprüfung: Diese Art von Prüfung bewertet, ob ein Unternehmen die vom Management festgelegten Leistungskennzahlen erfüllt.

Vergleich von interner und externer Prüfung

Der Hauptunterschied zwischen einer internen Prüfung und einer externen Prüfung ist das Publikum, für das sie durchgeführt wird.

Es handelt sich um eine interne Prüfung, wenn sie von Führungskräften und/oder dem oberen Management zur Verbesserung initiiert wird, auch wenn sie wahrscheinlich von einem Dritten durchgeführt wird.

Es handelt sich um eine externe Prüfung, wenn sie zum Nutzen einer Person außerhalb einer Organisation durchgeführt wird, wie z.B. eine forensische Prüfung für Gerichtsverfahren. Externe Prüfungen werden in der Regel von einer Stelle außerhalb der Organisation initiiert.

Prozess der internen Prüfung

Die interne Prüfung folgt im Allgemeinen vier Schritten: Planung, Prüfung, Berichterstattung und Überwachung.1

Schritt 1: Planung

Interne Prüfer beginnen mit der Planung, wie sie die Prüfung durchführen werden. Sie treffen sich mit der Führungsebene, um die Ziele der Prüfung, etwaige Risiken sowie die erforderliche Logistik und Ressourcen zu klären.

Je nach Art der Prüfung müssen sich die Prüfer mit den organisatorischen und finanziellen Strukturen des zu prüfenden Unternehmens vertraut machen. Bestehende Kontrollen und Verfahren sowie andere relevante Informationen werden analysiert, ebenso wie frühere Jahresberichte. Risiken werden identifiziert und priorisiert. Prüfbare Einheiten innerhalb der Organisation werden identifiziert, und Techniken zur Informationssammlung wie Umfragen werden erdacht und entwickelt.

Die Prüfer legen ihren Plan dann in der Regel der Führungsebene/dem oberen Management zur Diskussion und Rückmeldung vor. Nach Abschluss wird der Plan formalisiert und einem Prüfungsausschuss und dem Vorstand vorgelegt.2

Schritt 2: Prüfung

Die Prüfungen werden mit der Methode und Checkliste durchgeführt, die das Prüfungsteam zur Bewertung des Unternehmens entwickelt hat. Sie bemühen sich, die Arbeit nicht zu stören, indem sie Umfragen versenden, verfügbare Daten und Arbeitsablaufgrafiken auswerten und nur bei Bedarf zu Feldarbeit übergehen, wie z.B. durch physische Inventuren oder Mitarbeiterinterviews zu Prozessen und Verfahren.

Schritt 3: Berichterstattung

Zwischenberichte mit wesentlichen Ergebnissen oder sogar sensiblen Ergebnissen werden erstellt, wenn die Prüfung abgeschlossen ist. Die Prüfer können sicherstellen, dass der Vorstand des Unternehmens die Informationen sofort erhält, wenn es zeitkritische Ergebnisse gibt. Andernfalls kann ein Vorschlussmeeting abgehalten werden, bei dem das Management weitere Informationen hinzufügen oder bereitstellen kann, die die Ergebnisse verändern könnten.

Prüfberichte bestehen in der Regel aus diesen Elementen:3

Executive summary

Objectives

Scope

Background

Conclusion

Opinions

Management action plan

Zusammenfassungen des Chief Audit Executive können anstelle eines detaillierten Berichts verwendet werden. Diese Zusammenfassungen beschreiben den Prüfungsumfang, Schlussfolgerungen, wesentliche Beobachtungen und etwaige Bedenken.4

Die folgenden Abschnitte sind detaillierter als die Zusammenfassung. Der Abschnitt 'Ziele' beschreibt, warum die interne Prüfung durchgeführt wurde, und der 'Umfang' definiert, welche Bereiche in die Prüfung einbezogen wurden.5

Der Abschnitt 'Hintergrund' fasst alle Informationen zusammen, die für die geprüften Aktivitäten relevant sind, und das 'Fazit' ist eine Zusammenfassung der Ergebnisse. Die Stellungnahme zur internen Prüfung beschreibt die Gedanken der Prüfer zur überprüften Aktivität, und der 'Management-Aktionsplan' ist ein detaillierter Plan, der vom Management erstellt wurde, um notwendige Änderungen umzusetzen.6

Schritt 4: Überwachung/Nachbereitung

Die Überwachung/Nachbereitung umfasst in der Regel kleinere Prüfungen, die mit den Prüfern vereinbart werden können, damit die Führungsebene überprüfen kann, ob die ausgewählten Änderungen umgesetzt wurden. Die Prüfer können nach bestimmten Meilensteinen oder spezifischen Zielen suchen, die anzeigen, ob Änderungen wirksam waren, oder eine gezieltere Analyse der spezifischen Programme oder Einheiten durchführen, die Anpassungen benötigen.

Prüfberichte: Die 5 Cs

Interne Prüfberichte folgen oft den sogenannten 5 Cs der Berichterstattung. Sie beantworten in der Regel diese Fragen:7

Criteria: What needs to be audited and why?

Condition: What are the observed circumstances surrounding any issues?

Consequence: How do the issues found affect the company? This might include financial, regulatory, security, publicity, or other effects.

Cause: What brought attention to the fact that an audit might be required, and what caused the issues that were found?

Corrective Action: What can the company do to correct any issues?

Bedeutung interner Prüfungen

Interne Prüfungen sind sehr wichtig für die Rentabilität und den Gesamterfolg eines Unternehmens. Sie identifizieren Ineffizienzen, und das hilft dem Management, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. So können sie Geld sparen, das in Forschung und Entwicklung, Expansionsprojekte oder Barmittel oder Äquivalente zur Tilgung laufender Schulden oder sogar zum Aufbau eines Notgeldbestands fließen kann.

Dies schafft Mehrwert für die Stakeholder, da sie sehen, dass das Unternehmen daran arbeitet, Kosten zu senken und profitabel, wettbewerbsfähig und am Markt relevant zu bleiben oder zu werden.

Wichtig

Anleger könnten dies bemerken, und die Aktienkurse könnten steigen, was dem Unternehmen und seinen Stakeholdern zugutekommt.

Ein weiterer Vorteil interner Prüfungen ist, dass sie Mitarbeiter und Management motivieren können, sich an Richtlinien zu halten. Das Wissen, dass Prozesse und Verfahren irgendwann analysiert werden, kann die Mitarbeiter auf dem richtigen Weg halten und Abkürzungen oder unethisches Verhalten verhindern, die dem Unternehmen schaden könnten.