Irs Pub 931

Wichtige Erkenntnisse

• Arbeitgeber müssen einbehaltene Sozialversicherungs-, Medicare- und Einkommenssteuern an die Bundesregierung abführen.
• Das IRS-Merkblatt 931 legt Einzahlungspläne fest: halbwöchentlich oder monatlich, basierend auf der Steuerschuld.
• Eine Steuerschuld von 100.000 $ an einem Tag erfordert eine Zahlung am nächsten Tag und passt den Einzahlungsplan an.
• Einbehaltene Beträge müssen elektronisch eingezahlt werden, in der Regel über das EFTPS-System.

Was ist das IRS-Merkblatt 931: Einzahlungsanforderungen für Lohnsteuern?

Das IRS-Merkblatt 931 bietet Arbeitgebern wesentliche Anleitungen zu ihren Verpflichtungen bezüglich der Einzahlung von Lohnsteuern. Es wird jährlich aktualisiert und sagt Arbeitgebern, wie sie das Geld einzahlen müssen, das sie von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter für Sozialversicherung, Medicare und Einkommenssteuern einbehalten haben. Das IRS-Merkblatt 931 deckt nicht die Regeln für Einzahlungen der bundesstaatlichen Arbeitslosensteuer (FUTA) ab.

Das Merkblatt beschreibt spezifische Zeitpläne und Methoden für die Einzahlung einbehaltener Beträge. Arbeitgeber müssen rechtzeitige und genaue Einzahlungen leisten, um Strafen zu vermeiden.

IRS-Merkblatt 931: Arbeitgeberrichtlinien für Steuereinzahlungen

Das IRS-Merkblatt 931 enthält Anweisungen für Arbeitgeber, wie und wann sie bundesstaatliche Steuereinzahlungen für die Sozialversicherungs-, Medicare- und Bundessteuern leisten müssen, die sie von den Gehältern ihrer Mitarbeiter einbehalten haben.

Arbeitgeber melden ihre Einbehaltungen in der Regel vierteljährlich mit dem IRS-Formular 941, der vierteljährlichen Bundessteuererklärung des Arbeitgebers. (Einige kleine Arbeitgeber mit jährlichen Lohnsteuerverbindlichkeiten von 1.000 $ oder weniger müssen nur jährlich mit Formular 944 berichten, während landwirtschaftliche Arbeitgeber ein weiteres Formular, Formular 943, verwenden können.)1

Diese Art der Steuereinbehaltung ist ein gängiges Merkmal von Steuergesetzen weltweit, da jedes System, das auf von Arbeitnehmern selbst geleistete Steuerzahlungen im Laufe des Jahres angewiesen wäre, unweigerlich zu Zahlungsausfällen und kostspieligen Beitreibungsmaßnahmen der Regierung führen würde.

Die Verantwortung der Arbeitgeber für den Steuerabzugsprozess ermöglicht es Regierungen, zumindest eine ungefähre Schätzung der Steuereinnahmen zu erhalten, die ihnen für das Jahr zustehen, und diese in regelmäßigen Raten statt auf einmal zu erhalten.

In den USA müssen Arbeitgeber ihren regulären Mitarbeitern bis zum 31. Januar eines jeden Jahres ein IRS-Formular W-2, Lohn- und Steuerbescheinigung, aushändigen. Unter anderem zeigt es, wie viel der Arbeitgeber von ihrem Gehalt zur Deckung der Bundes-, Staats- und Kommunalsteuern im abgelaufenen Kalenderjahr einbehalten hat.23

Wenn Mitarbeiter ihre bundesstaatliche Einkommenssteuererklärung für das Jahr einreichen, in der Regel bis zum 15. April, können sie feststellen, dass sie mehr oder weniger schulden als die Beträge, die ihr Arbeitgeber einbehalten hat. Wenn sie mehr schulden, müssen sie die Differenz nachzahlen. Wenn sie weniger schulden, haben sie Anspruch auf eine Rückerstattung von der Regierung.

Steuereinzahlungspläne: Monatlich vs. Halbwöchentlich erklärt

Merkblatt 931 erklärt, dass Arbeitgeber einen von zwei Lohnsteuereinzahlungsplänen verwenden müssen: halbwöchentlich oder monatlich. Welcher Plan zu verwenden ist, hängt von der Höhe der Steuerschuld ab, die sie in dem Zeitraum gemeldet haben, den der IRS als Rückblickzeitraum (lookback period) bezeichnet.4

Der Rückblickzeitraum umfasst vier Kalendervierteljahre, beginnend am 1. Juli des dem Vorjahr vorausgehenden Jahres. Beispielsweise begann der Rückblickzeitraum für Einbehaltungssteuern, die im Jahr 2024 zu erheben sind, am 1. Juli 2022 und endete am 30. Juni 2023.5

Arbeitgeber verwenden den monatlichen Einzahlungsplan, wenn ihre gesamte Steuerschuld im Rückblickzeitraum 50.000 $ oder weniger betrug. Ihre Zahlung ist am 15. Tag des Monats fällig, der auf den Monat folgt, in dem die Gehaltsschecks ausgestellt wurden.6

Arbeitgeber verwenden den halbwöchentlichen Plan, wenn ihre gesamte Steuerschuld über 50.000 $ lag. In diesem Fall sind Zahlungen am Mittwoch nach Lohntagen fällig, die auf Mittwoch, Donnerstag oder Freitag fallen; oder am Freitag nach Lohntagen, die auf Sonntag, Samstag, Montag oder Dienstag fallen.6

Für einen neuen Arbeitgeber gilt das Einkommen für den Rückblickzeitraum als null. Somit fallen neue Unternehmen im ersten Jahr automatisch unter den monatlichen Zahlungsplan, sofern ihre Steuerschuld an einem einzigen Tag 100.000 $ nicht übersteigt (siehe nächster Abschnitt).7

Die 100.000 $-Regel im IRS-Merkblatt 931

Die sogenannte 100.000 $-Regel in Merkblatt 931 besagt, dass, wenn ein Arbeitgeber an einem Tag innerhalb eines Einzahlungszeitraums eine Steuerschuld von 100.000 $ oder mehr ansammelt, die Zahlung am nächsten Geschäftstag an das IRS fällig ist. Wenn der Arbeitgeber zuvor einen monatlichen Einzahlungsplan verwendet hatte, muss er sofort für den Rest des Jahres und das folgende Kalenderjahr auf den halbwöchentlichen Plan umstellen.8

Methoden zur Leistung bundesstaatlicher Steuereinzahlungen

Wie Merkblatt 931 erläutert, müssen Arbeitgeber jetzt alle ihre bundesstaatlichen Einbehaltungseinzahlungen per elektronischem Geldtransfer (EFT) vornehmen, in der Regel über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS), einen kostenlosen Dienst des Finanzministeriums.5

Merkblatt 931 sagt jedoch: "Wenn Sie EFTPS nicht nutzen möchten, können Sie vereinbaren, dass Ihre Steuerfachkraft, Ihr Finanzinstitut, Ihr Gehaltsabrechnungsdienst oder ein anderer vertrauenswürdiger Dritter elektronische Einzahlungen in Ihrem Namen vornimmt. Sie können auch vereinbaren, dass Ihr Finanzinstitut eine noch am selben Tag durchgeführte Drahtzahlung in Ihrem Namen veranlasst."4

Wo finden Arbeitgeber die Regeln für die Einzahlung von Arbeitslosensteuern?

Die Regeln für die Einzahlung bundesstaatlicher Arbeitslosensteuern (FUTA) finden sich in den IRS-Anweisungen für Formular 940 sowie im umfassenderen IRS-Publikation 15: (Circular E), Employer's Tax Guide, die die gesamte Bandbreite der Steuern abdeckt, die Arbeitgeber einbehalten und einzahlen müssen.910

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber eine Frist für Einbehaltungseinzahlungen versäumt?

Wird die Einzahlungsfrist versäumt, wird eine Strafe verhängt. Die Strafe ist eine Geldbuße, die als Prozentsatz der nicht gezahlten Einzahlung berechnet wird. Der Betrag hängt von der Anzahl der Tage der Verspätung ab und liegt zwischen 2 % und 15 % der nicht gezahlten Einzahlungen.11

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber nicht genug Geld einzahlt?

Die Einzahlung eines geringeren Einbehaltungsbetrags als erforderlich kann zu Strafen führen. Das Gesetz erlaubt jedoch eine Ausnahme, wenn die Unterzahlung weniger als 100 $ oder 2 % des insgesamt geschuldeten Betrags beträgt, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das IRS erlässt die Strafe auch, wenn der Arbeitgeber das Defizit bis zum "Nachholtermin" für monatliche oder halbwöchentliche Einzahler korrigiert. Merkblatt 931 erklärt, wie dieser Termin bestimmt wird.12