Kassenauszahlungsjournal

Wichtige Erkenntnisse

• Das Kassenausgabenjournal ist eine Aufzeichnung aller Zahlungen und Barausgaben eines Unternehmens in bar oder Zahlungsmitteläquivalenten.
• Die Einträge werden in der Regel monatlich in das Hauptbuch übertragen, um die Buchhaltung des Unternehmens korrekt zu halten.
• Das Journal dient weiteren Zwecken, wie der Nachverfolgung von Lagerbeständen, Löhnen und anderen Kosten.
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Was ist ein Kassenausgabenjournal?

Ein Kassenausgabenjournal ist eine detaillierte Liste der aktuellen Bar- oder Zahlungsmitteläquivalent-Ausgaben eines Unternehmens, von denen jede später in das Hauptbuch gebucht werden muss.

Das Journal wird in der Regel einen Monat lang geführt, bevor die Ausgaben in das Hauptbuch übertragen werden, das als Schlüsseldokument für die Erstellung des Jahresabschlusses des Unternehmens dient.

Verstehen eines Kassenausgabenjournals

Diese Journale werden in der Regel von Buchhaltungssoftware verwaltet und enthalten wesentliche Informationen wie den Auszahlungsbetrag, die Schecknummer, die Transaktionsart, den Zahlungsempfänger, den Zahlungspflichtigen und einen Vermerk. Manche Unternehmen erfassen jedoch auch andere wichtige Details, wie Rabatte auf gekaufte Großartikel. Unterschiedliche Ausgabenarten können entweder in verschiedenen Spalten aufgeführt oder mit unterschiedlichen Codes versehen werden.

Journalverwalter müssen detailorientiert sein und jede Transaktion sorgfältig erfassen, um zu verhindern, dass Bargeld falsch geleitet oder zweckentfremdet wird. Darüber hinaus können Kassenausgabenjournale Geschäftsinhabern bei der Liquiditätsplanung helfen, indem sie ein klares Bild der Lagerkosten, Löhne, Mietkosten und anderer externer Ausgaben liefern. Diese Daten können entscheidend sein, um zukünftig fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Ein Kassenausgabenjournal zeigt einem Geschäftsinhaber, ob mehr Geld das Unternehmen verlässt als hereinkommt oder umgekehrt, und ermöglicht es ihm, Anpassungen vorzunehmen, um stets einen positiven Cashflow sicherzustellen.

Eine Barauszahlung erfasst jede Geldbewegung, nicht nur die von physischem Bargeld. Dazu gehören Schecks, elektronische Überweisungen oder andere Zahlungsmitteläquivalente.

Struktur eines Kassenausgabenjournals

Das Kassenausgabenjournal enthält eine Vielzahl von Spalten zur Erfassung der Geldabflüsse des Unternehmens. Die Spalten umfassen das Datum jeder Barzahlung, die Details des betroffenen anderen Hauptbuchkontos, die vom Unternehmen ausgestellte Schecknummer, den Gesamtbetrag der gezahlten Barmittel, das Kreditkontrollkonto, das den vom Gläubigerkonto abgezogenen Betrag anzeigt, gezahlte Steuern sowie Sonderspalten, die die Art der Transaktion identifizieren, wie Werbung, Löhne usw.

Jede dieser Spalten wird dann am Ende des Journalzeitraums aufsummiert, um eine Gesamtsumme zu erhalten. Diese Informationen werden dann in das Hauptbuch übertragen.

Beispiel für ein Kassenausgabenjournal

Angenommen, die Firma ABC kauft in einem Monat eine Maschine von Hersteller BZY für 5.000 $ und mietet einen Lkw von Rental Trucks für 500 $. Das Unternehmen müsste seine Barbestände im Haben buchen und die entsprechenden Konten im Soll belasten. Das Kassenjournal würde etwa so aussehen.

Dies ist ein sehr einfaches Beispiel, zeigt aber, wie Transaktionen erfasst werden. Der Barbetrag muss sowohl auf dem Kassenkreditkonto verbucht werden, als auch der gleiche Betrag auf einem entsprechenden Konto im Soll. Je nach Art kann dieses Konto ein Bestandskonto oder ein anderes traditionelles Bilanzkonto sein. In diesem Fall wurde es in eine Kategorie "Sonstiges" eingeordnet.

Für jede Art von Unternehmen sieht ein Kassenausgabenjournal sehr unterschiedlich aus. Das Kassenausgabenjournal eines Einzelhändlers würde Lagerbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehälter und Löhne umfassen. Ein Hersteller könnte all dies enthalten, aber auch Konten für eingekaufte Rohstoffe und Produktionskosten. Ein Softwareunternehmen hat möglicherweise nur Gehälter und Hardwarekosten (Computer).

Unabhängig von der Art des Unternehmens muss ein Geschäftsinhaber bei jeder Barauszahlung ein Kassenausgabenjournal verwenden, um eine Aufzeichnung darüber zu führen, wofür Geld ausgegeben wird. Es ist ein entscheidendes Instrument für den Erfolg eines jeden Unternehmens und stellt sicher, dass alle dem Internal Revenue Service (IRS) zur Steuererklärung zur Verfügung gestellten Informationen korrekt sind.

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