Kassenbuchhaltung

Was ist Kassenbuchhaltung?

Die Kassenbuchhaltung ist eine Buchhaltungsmethode, bei der Zahlungseingänge in dem Zeitraum erfasst werden, in dem sie eingehen, und Ausgaben in dem Zeitraum erfasst werden, in dem sie tatsächlich bezahlt werden. Mit anderen Worten: Einnahmen und Ausgaben werden erfasst, wenn Bargeld eingeht bzw. gezahlt wird.

Die Kassenbuchhaltung wird auch als Ist-Besteuerung bezeichnet und kann mit der periodengerechten Buchführung (Accrual Accounting) verglichen werden, bei der Einnahmen zum Zeitpunkt der Erzielung der Einnahmen erfasst und Ausgaben gebucht werden, wenn Verbindlichkeiten entstehen, unabhängig davon, wann tatsächlich Bargeld eingeht oder gezahlt wird.

Die Kassenbuchhaltung ist aufgrund ihrer Einfachheit für kleine Unternehmen geeignet, bringt jedoch einige Einschränkungen mit sich, wie z. B. die potenzielle Verfälschung der finanziellen Lage eines Unternehmens. Der Internal Revenue Service (IRS) erlässt Vorschriften und Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung der Kassenbuchhaltung.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Kassenbuchhaltung erfasst Einnahmen und Ausgaben, wenn Bargeld eingeht und gezahlt wird, nicht wenn sie anfallen.
• Kleine Unternehmen bevorzugen oft die Kassenbuchhaltung wegen ihrer Einfachheit und Klarheit des Cashflows.
• Die periodengerechte Buchführung ist für Kapitalgesellschaften erforderlich und liefert ein genaueres kurzfristiges Finanzbild.
• Die Kassenbuchhaltung kann aufgrund von zeitlichen Unterschieden zu ungenauen Darstellungen der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens führen.
• Der IRS schreibt die periodengerechte Buchführung für Unternehmen mit einem jährlichen Bruttoumsatz von über 25 Millionen US-Dollar vor.

Wie die Kassenbuchhaltung für kleine Unternehmen funktioniert

Die Kassenbuchhaltung ist eine von zwei Buchhaltungsformen. Die andere ist die periodengerechte Buchführung (Accrual Accounting), bei der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wenn sie anfallen. Kleine Unternehmen verwenden häufig die Kassenbuchhaltung, da sie einfacher und unkomplizierter ist und ein klares Bild davon vermittelt, wie viel Geld das Unternehmen tatsächlich zur Verfügung hat. Kapitalgesellschaften sind jedoch gemäß den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) zur Anwendung der periodengerechten Buchführung verpflichtet.

Bei der Kassenbuchhaltung werden Transaktionen mit einer Verzögerung erfasst, was die Bücher des Unternehmens erst nach der Transaktion beeinflusst. Dies macht die Kassenbuchhaltung kurzfristig oft ungenauer als die periodengerechte Buchführung.

Den meisten kleinen Unternehmen ist es gestattet, zwischen der Kassenbuchhaltung und der periodengerechten Buchführung zu wählen, aber der IRS verlangt von Unternehmen mit einem jährlichen Bruttoumsatz von über 25 Millionen US-Dollar die Anwendung der periodengerechten Methode.1 Darüber hinaus verbietet der Tax Reform Act von 1986 die Anwendung der Kassenbuchhaltung für C-Corporations, Steuersparmodelle, bestimmte Arten von Trusts und Personengesellschaften, die C-Corporation-Partner haben.2 Beachten Sie, dass Unternehmen für die Steuerberichterstattung dieselbe Buchhaltungsmethode verwenden müssen wie für ihre interne Buchführung.

Beispiele für die Kassenbuchhaltung

Bei der Kassenbuchhaltung erhält Unternehmen A am 2. November 10.000 USD aus dem Verkauf von 10 Computern an Unternehmen B und verbucht den Verkauf als am 2. November erfolgt. Die Tatsache, dass Unternehmen B die Computer tatsächlich bereits am 5. Oktober bestellt hatte, wird als irrelevant erachtet, da es erst bei der physischen Lieferung am 2. November dafür bezahlt hat.

Bei der periodengerechten Buchführung hätte Unternehmen A den Verkauf über 10.000 USD dagegen am 5. Oktober verbucht, obwohl noch kein Bargeld den Besitzer gewechselt hatte.

In ähnlicher Weise erfassen Unternehmen bei der Kassenbuchhaltung Ausgaben, wenn sie sie tatsächlich bezahlen, nicht wenn sie anfallen. Wenn Unternehmen C Unternehmen D am 15. Januar mit der Schädlingsbekämpfung beauftragt, die Rechnung für die erbrachte Leistung aber erst am 15. Februar bezahlt, würde die Ausgabe bei der Kassenbuchhaltung erst am 15. Februar erfasst. Bei der periodengerechten Buchführung würde die Ausgabe dagegen am 15. Januar in den Büchern erfasst, wenn sie veranlasst wurde.

Nachteile und Einschränkungen der Kassenbuchhaltung

Ein Hauptnachteil der Kassenbuchhaltung besteht darin, dass sie möglicherweise kein genaues Bild der angefallenen (d. h. aufgelaufenen), aber noch nicht bezahlten Verbindlichkeiten liefert, sodass das Unternehmen möglicherweise besser dasteht, als es tatsächlich ist. Andererseits bedeutet die Kassenbuchhaltung auch, dass ein Unternehmen, das gerade einen großen Auftrag abgeschlossen hat, für den es auf Zahlung wartet, möglicherweise weniger erfolgreich erscheint, als es tatsächlich ist, da es Material und Arbeit für den Auftrag aufgewendet hat, aber noch keine Zahlung erhalten hat. Daher kann die Kassenbuchhaltung den Zustand des Unternehmens sowohl über- als auch unterbewerten, wenn die Einnahmen oder Zahlungen in einem Zeitraum im Vergleich zu einem anderen besonders hoch oder niedrig sind.

Unternehmen, die die Kassenbuchhaltung anwenden, können mit negativen steuerlichen Konsequenzen konfrontiert werden. Im Allgemeinen können Unternehmen Ausgaben nur innerhalb des laufenden Steuerjahres abziehen.3 Wenn Ausgaben im Dezember 2024 anfallen, aber erst im Januar 2025 bezahlt werden, kann das Unternehmen keinen Abzug für 2024 geltend machen, was möglicherweise sein Betriebsergebnis beeinträchtigt. Ebenso kann ein Unternehmen, das 2025 eine Zahlung von einem Kunden für im Jahr 2024 erbrachte Dienstleistungen erhält, die Einnahmen nur in seinen Jahresabschluss für 2025 aufnehmen.