KPI

KPIs: Was sind Leistungskennzahlen? Typen und Beispiele

Wichtige Erkenntnisse

KPIs messen den Fortschritt bei der Erreichung definierter Geschäftsziele.
Sie können finanzieller oder nichtfinanzieller Natur sein, je nachdem, was die Organisation erreichen möchte.
KPIs können auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Projektebene festgelegt werden, um die Leistung an der Strategie auszurichten.
Organisationen verfolgen KPIs mithilfe von Analysetools, um Ergebnisse zu überwachen und die Entscheidungsfindung zu leiten.

Was sind Key Performance Indicators (KPIs)?

Key Performance Indicators (KPIs) sind definierte Kennzahlen, die zur Bewertung der langfristigen Leistung eines Unternehmens verwendet werden. Organisationen nutzen KPIs, um ihren Fortschritt bei wichtigen Geschäftszielen zu verfolgen.

KPIs helfen einem Unternehmen, seine strategischen, finanziellen und operativen Ziele zu erreichen, insbesondere im Vergleich zu anderen Unternehmen derselben Branche. Sie können auch verwendet werden, um Fortschritte oder Erfolge im Vergleich zu einer Reihe von Benchmarks oder der bisherigen Leistung zu bewerten.

Jiaqi Zhou / Investopedia

Warum Key Performance Indicators (KPIs) wichtig sind

KPIs liefern messbare Belege dafür, ob ein Unternehmen seine Ziele erreicht. Durch den Vergleich von Ergebnissen mit Benchmarks, Wettbewerbern oder der bisherigen Leistung können Manager den Fortschritt bewerten und Bereiche identifizieren, die Anpassungen erfordern. Die Analyse von KPI-Trends hilft der Führungsebene zu bestimmen, ob aktuelle Strategien funktionieren oder verfeinert werden müssen.

Manager vergleichen KPI-Ergebnisse in der Regel mit:

Einem vorab festgelegten Benchmark

Anderen Wettbewerbern in der Branche

Der Leistung des Unternehmens im Zeitverlauf

Auch als Key Success Indicators (KSIs) bezeichnet, variieren KPIs zwischen Unternehmen und Branchen, abhängig von den Leistungskriterien. Beispielsweise könnte ein Softwareunternehmen, das das schnellste Wachstum in seiner Branche anstrebt, das Umsatzwachstum im Jahresvergleich (YOY) als seinen wichtigsten Leistungsindikator betrachten. Umgekehrt könnte eine Einzelhandelskette den Umsatz in denselben Filialen (Same-Store-Sales) als die beste KPI-Kennzahl zur Beurteilung des Wachstums höher bewerten.

Im Kern von KPIs stehen Datenerfassung, -speicherung, -bereinigung und -synthese. Die KPI-Daten werden gesammelt und mit dem festgelegten Ziel verglichen. Die Ergebnisse dieses Vergleichs werden analysiert und genutzt, um Rückschlüsse darauf zu ziehen, wie gut aktuelle Systeme oder kürzliche Änderungen an diesen Systemen dazu beitragen, die Ziele der Abteilung oder des Unternehmens zu erreichen. Dies ermöglicht dem Management zu bestimmen, ob die aktuellen Systeme effektiv sind und ob Anpassungen erforderlich sind, um diese Ergebnisse zu verbessern und zukünftige Ziele zu erreichen.

Das Ziel von KPIs ist es, Ergebnisse prägnant zu kommunizieren, damit das Management fundiertere strategische Entscheidungen treffen kann. Sie werden häufig mit Analysesoftware und Berichtstools gemessen.

Kurzer Fakt

Die Informationen aus Key Performance Indicators können finanziell oder nichtfinanziell sein, sich auf jede Abteilung eines Unternehmens beziehen oder die Leistung des gesamten Unternehmens bewerten.

Unternehmen können KPIs auf drei breiten Ebenen einsetzen.

Unternehmensweit

Unternehmensweite KPIs konzentrieren sich auf die allgemeine Gesundheit und Leistung des Unternehmens. Diese Art von KPIs ist nützlich, um das Management darüber zu informieren, wie die Abläufe im gesamten Unternehmen stehen. Sie sind jedoch oft nicht granulat genug, um Entscheidungen zu treffen. Unternehmensweite KPIs lösen häufig Diskussionen über die Leistung verschiedener Abteilungen aus.

Abteilungsweit

KPIs auf Abteilungsebene sind spezifischer als unternehmensweite KPIs und liefern oft Informationen darüber, warum bestimmte Ergebnisse eintreten. Unternehmen tauchen oft tiefer in abteilungsweite KPIs ein, um die Ergebnisse ihrer KPIs besser zu verstehen. Wenn beispielsweise der Gesamtumsatz sinkt, möchte ein Unternehmen möglicherweise die Kundenkonversions- oder Zufriedenheitsraten in bestimmten Abteilungen untersuchen.

Projekt oder Unterabteilung

Wenn ein Unternehmen noch tiefer graben möchte, kann es sich mit KPIs auf Projekt- oder Unterabteilungsebene befassen. Diese KPIs müssen oft vom Management angefordert werden, da sie möglicherweise sehr spezifische Datensätze erfordern, die nicht ohne weiteres verfügbar sind. Beispielsweise möchte das Management möglicherweise eine Kontrollgruppe zu einer potenziellen Produkteinführung befragen.

So legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) fest

Es ist wichtig für eine Organisation, Key Performance Indicators zu erstellen, die auf ihre Geschäftsziele und -ergebnisse abgestimmt sind. Das bedeutet, dass die KPIs spezifisch für das Unternehmen sind und nicht nur eine Reihe allgemeiner Regeln darstellen. Hier sind einige Überlegungen, die bei der Festlegung von KPIs zu beachten sind.

Klare Ziele setzen: KPIs müssen mit einem Kern-Geschäftsziel verbunden sein, das an den Erfolg der Organisation gebunden ist, sei es ein finanzielles, kundenorientiertes, Marketing- oder ein anderes Ziel. Definieren Sie unbedingt, was Erfolg bedeutet, und legen Sie fest, wie er gemessen wird. Ohne diese Schritte könnte eine Organisation Zeit und wertvolle Ressourcen verschwenden, um Ergebnisse zu erzielen, die nicht zur Erreichung ihrer Zielvorgaben beitragen.

Die KPIs kommunizieren: Mitarbeiter müssen die KPIs der Organisation verstehen und unterstützen. Daher ist ein kritischer Schritt, sie zu teilen, zu erklären, warum die Ziele wichtig sind und wie sie erreicht werden sollen. Die Mitarbeiter eines Unternehmens können wertvolle Fragen und Bedenken aufwerfen, die geklärt werden müssen, damit die KPIs sinnvoll sind.

Überprüfen Sie Ihre KPIs: Die regelmäßige Überprüfung von KPIs sollte sicherstellen, dass sie relevant und aktuell bleiben. Das Geschäftsumfeld ändert sich kontinuierlich, was bedeutet, dass Sie Ihre KPIs möglicherweise basierend auf der Leistung Ihrer Organisation anpassen müssen, während diese sich weiterentwickelt und ihre Bedürfnisse sich ändern.

KPIs vs. Metriken

KPIs sind messbare Werte, die an Geschäftsziele gebunden sind, während Metriken spezifische Prozesse oder Aktivitäten verfolgen. Mit anderen Worten: Metriken messen, was passiert, und KPIs messen, ob es strategisch wichtig ist.

Häufige Arten von Key Performance Indicators

Die meisten KPIs fallen in vier breite Kategorien. Jede Kategorie hat ihre eigenen Merkmale, ihren eigenen Zeitrahmen und ihr eigenes Unternehmensniveau, das sie wahrscheinlich verwendet. Unterschiedliche KPIs können auch von verschiedenen Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens verwendet werden.

Strategisch

Strategische KPIs sind in der Regel auf der höchsten Ebene angesiedelt. Diese Arten von KPIs können anzeigen, wie ein Unternehmen abschneidet, obwohl sie nicht viele Informationen über eine Momentaufnahme auf hoher Ebene hinaus liefern.

Führungskräfte verwenden am ehesten strategische KPIs. Beispiele sind Return on Investment, Gewinnmarge und der Gesamtumsatz des Unternehmens.

Operativ

Operative KPIs konzentrieren sich auf einen engen Zeitrahmen. Diese KPIs messen die Leistung eines Unternehmens Monat für Monat oder manchmal Tag für Tag, indem sie verschiedene Prozesse, Segmente oder geografische Standorte analysieren.

Operative KPIs werden oft von Führungskräften verwendet, um Fragen zu beantworten, die sich aus der Analyse strategischer KPIs ergeben. Wenn beispielsweise eine Führungskraft feststellt, dass der unternehmensweite Umsatz zurückgegangen ist, kann sie untersuchen, welche Produktlinien Probleme haben.

Funktional

Funktionale KPIs konzentrieren sich auf bestimmte Abteilungen oder Funktionen innerhalb eines Unternehmens. Beispielsweise kann eine Finanzabteilung verfolgen, wie viele neue Lieferanten sie jeden Monat in ihrem Buchhaltungsinformationssystem registriert. Eine Marketingabteilung misst, wie viele Klicks jeder E-Mail-Versand erhält.

Diese Arten von KPIs können strategisch oder operativ sein. Was sie auszeichnet, ist, dass sie den größten Nutzen für eine bestimmte Gruppe von Benutzern bieten.

Früh- und Spätindikatoren

Früh- und Spätindikatoren (Leading and Lagging) beschreiben die Art der analysierten Daten und ob sie ein zukünftiges Ereignis oder ein bereits eingetretenes Ereignis signalisieren. Frühindikatoren (Leading KPIs) deuten auf eine zukünftige Veränderung hin. Spätindikatoren (Lagging KPIs) zeigen eine bereits eingetretene Veränderung an.

Beispiele hierfür sind die Anzahl der Überstunden und die Gewinnmarge eines Flaggschiffprodukts. Die Anzahl der Überstunden könnte ein Frühindikator sein, wenn das Unternehmen beginnt, eine schlechtere Fertigungsqualität festzustellen. Alternativ sind Gewinnmargen ein Ergebnis des Betriebs und gelten als Spätindikator.

Häufig verwendete KPIs

Finanzkennzahlen

Key Performance Indicators, die an die Finanzen gebunden sind, konzentrieren sich in der Regel auf Umsatz und Gewinnmargen. Der Nettogewinn, die bewährteste aller gewinnbasierten Kennzahlen, stellt den Umsatz dar, der in einem bestimmten Zeitraum nach Berücksichtigung aller Ausgaben, Steuern und Zinszahlungen des Unternehmens für denselben Zeitraum als Gewinn übrig bleibt.

Finanzkennzahlen können aus den Jahresabschlüssen eines Unternehmens abgeleitet werden. Das Management kann es jedoch als nützlicher erachten, andere Zahlen zu verwenden, die spezifischer für die Analyse der Probleme oder Aspekte des Unternehmens sind, die das Management bewerten möchte. Beispielsweise kann ein Unternehmen die variable Kostenrechnung nutzen, um bestimmte Kontensalden nur für interne Analysen neu zu berechnen.

Beispiele für finanzielle KPIs sind:

Liquiditätskennzahlen: KPIs, die messen, wie gut ein Unternehmen kurzfristige Schuldenverpflichtungen auf der Grundlage der vorhandenen kurzfristigen Vermögenswerte verwalten kann. Ein Beispiel ist die aktuelle Kennzahl (Current Ratio), die das Umlaufvermögen durch die kurzfristigen Verbindlichkeiten teilt.

Rentabilitätskennzahlen: KPIs, die die Fähigkeit eines Unternehmens messen, Umsätze zu generieren und gleichzeitig die Ausgaben niedrig zu halten. Ein Beispiel ist die Nettogewinnmarge.

Verschuldungskennzahlen: KPIs, die die langfristige finanzielle Gesundheit eines Unternehmens messen, indem sie bewerten, wie gut ein Unternehmen in der Lage sein wird, langfristige Schulden zu begleichen. Ein Beispiel ist das Verhältnis von Gesamtverschuldung zu Gesamtvermögen.

Umschlagshäufigkeiten: KPIs, die messen, wie schnell ein Unternehmen eine bestimmte Aufgabe ausführen kann. Beispielsweise misst der Lagerumschlag, wie schnell ein Unternehmen einen Artikel aus dem Lager in einen Verkauf umwandeln kann. Unternehmen streben danach, den Umschlag zu erhöhen, um einen schnelleren Durchlauf von ausgegebenem Bargeld zu erzeugen, das später durch Einnahmen wieder hereingeholt wird.

Kundenerfahrungsmetriken

Kundenorientierte KPIs konzentrieren sich im Allgemeinen auf die Effizienz pro Kunde, die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung. Diese Metriken werden von Kundendienstteams verwendet, um den Service, den Kunden erhalten haben, besser zu verstehen.

Beispiele für kundenzentrierte Metriken sind:

Anzahl neuer Ticketanfragen: Zählt Kundenanfragen und misst, wie viele neue und offene Probleme Kunden haben.

Anzahl gelöster Tickets: Zählt die Anzahl der Anfragen, die erfolgreich bearbeitet wurden. Durch den Vergleich der Anzahl der Anfragen mit der Anzahl der Lösungen kann ein Unternehmen seine Erfolgsquote bei der Bearbeitung von Kundenanfragen bewerten.

Durchschnittliche Lösungszeit: Die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um einem Kunden bei einem Problem zu helfen. Unternehmen können die durchschnittlichen Lösungszeiten nach verschiedenen Anfragen aufschlüsseln (z. B. technische Anfragen vs. Anfragen für neue Konten).

Durchschnittliche Antwortzeit: Die durchschnittliche Zeit, die ein Kundendienstmitarbeiter benötigt, um sich nach Einreichung einer Anfrage erstmals mit einem Kunden zu verbinden. Auch wenn der erste Mitarbeiter möglicherweise nicht über das Wissen oder die Fachkenntnisse für eine Lösung verfügt, kann ein Unternehmen die Verkürzung der Wartezeit eines Kunden auf Hilfe schätzen.

Bester Kundendienstmitarbeiter: Eine Kombination aus einer der oben genannten Metriken, abgeglichen mit den Kundendienstmitarbeitern. Zusätzlich zur Analyse der unternehmensweiten durchschnittlichen Antwortzeit kann ein Unternehmen beispielsweise die drei schnellsten und langsamsten Antworter ermitteln.

Art der Anfrage: Eine Zählung der verschiedenen Arten von Anfragen. Dieser KPI kann einem Unternehmen helfen, die Probleme eines Kunden besser zu verstehen (z. B. dass die Website des Unternehmens falsche oder ungenaue Anweisungen gegeben hat), die vom Unternehmen gelöst werden müssen.

Kundenzufriedenheitsbewertung: Viele Unternehmen führen möglicherweise Umfragen oder Fragebögen nach der Interaktion durch, um zusätzliche Informationen über die Erfahrung des Kunden zu sammeln, obwohl dies eine vage und ungenaue Messung ist.

Wichtig

KPIs sind in der Regel nicht extern erforderlich; sie sind interne Messgrößen, die vom Management zur Bewertung der Unternehmensleistung verwendet werden.

Kennzahlen zur Prozessleistung

Prozesskennzahlen zielen darauf ab, die operative Leistung im gesamten Unternehmen zu messen und zu überwachen. Diese KPIs analysieren, wie Aufgaben ausgeführt werden und ob Prozess-, Qualitäts- oder Leistungsprobleme oder Verbesserungen vorliegen.

Diese Arten von Kennzahlen sind am nützlichsten für Unternehmen mit wiederholenden Prozessen, wie Fertigungsbetriebe oder Unternehmen in zyklischen Branchen. Beispiele für Kennzahlen zur Prozessleistung sind:

Produktionseffizienz: Wird oft gemessen als die Produktionszeit für jede Stufe geteilt durch die gesamte Bearbeitungszeit. Ein Unternehmen kann beispielsweise danach streben, nur 2 % seiner Zeit für die Beschaffung von Rohstoffen aufzuwenden. Stellt es fest, dass es 5 % des gesamten Prozesses in Anspruch nimmt, weiß das Unternehmen, dass dieser Bereich verbessert werden muss.

Gesamte Zykluszeit: Die gesamte Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Dies kann in die durchschnittliche Zykluszeit umgerechnet werden, wenn das Management einen Prozess über einen längeren Zeitraum analysieren möchte.

Durchsatz: Die Anzahl der produzierten Einheiten geteilt durch die Produktionszeit pro Einheit, misst die Geschwindigkeit des Fertigungsprozesses.

Fehlerquote: Die Gesamtzahl der Fehler geteilt durch die Gesamtzahl der produzierten Einheiten. Ein Unternehmen, das Abfall reduzieren möchte, kann diese Kennzahl verwenden, um die Anzahl der Artikel zu verstehen, die die Qualitätskontrolle nicht bestehen.

Qualitätsrate: Ein Maß für die produzierten Artikel, die die Qualitätskontrollen bestehen. Indem die erfolgreichen Einheiten durch die Gesamtzahl der produzierten Einheiten geteilt werden, informiert dieser Prozentsatz das Management über seine Erfolgsquote bei der Einhaltung von Qualitätsstandards.

Marketing-Kennzahlen

Marketing-KPIs versuchen, ein besseres Verständnis dafür zu gewinnen, wie effektiv Marketing- und Werbekampagnen waren. Diese Kennzahlen messen häufig Konversionsraten, d. h. wie oft potenzielle Kunden als Reaktion auf ein bestimmtes Marketingmedium bestimmte Aktionen ausführen. Beispiele für Marketing-KPIs sind:

Website-Traffic: Die Anzahl der Personen, die bestimmte Seiten einer Unternehmenswebsite besuchen. Das Management kann diesen KPI nutzen, um besser zu verstehen, ob der Online-Traffic durch potenzielle Verkaufskanäle geleitet wird und ob Kunden angemessen geführt werden.

Social-Media-Traffic: Erfasst die Aufrufe, Follower, Likes, Retweets, Shares, Interaktionen und andere messbare Interaktionen zwischen Kunden und den Social-Media-Profilen des Unternehmens.

Konversionsrate bei Call-to-Action-Inhalten: Misst, wie gut Werbeprogramme Kunden dazu bringen, bestimmte Aktionen auszuführen, z. B. eine Kampagne zur Förderung von Käufen während eines Ausverkaufs. Ein Unternehmen kann die Anzahl der erfolgreichen Engagements durch die Gesamtzahl der Inhaltsverteilungen teilen, um zu verstehen, welcher Prozentsatz der Kunden dem Call-to-Action gefolgt ist.

Veröffentlichte Artikel: Die Anzahl der Blogbeiträge oder Printartikel, die ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum, z. B. einem Monat oder einem Quartal, veröffentlicht.

Klickraten: Die Anzahl der spezifischen Klicks, die bei E-Mail-Verteilungen ausgeführt werden. Programme können verfolgen, wie viele Kunden eine E-Mail geöffnet haben, wie viele die E-Mail geöffnet und auf einen Link geklickt haben und wie viele auf den Link geklickt und einen Kauf abgeschlossen haben.

IT-Kennzahlen

Jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens kann verbessert werden, um die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Dies schließt die Arbeitsweise der internen IT-Abteilung ein. Diese KPIs können anzeigen, ob die IT-Abteilung angemessen besetzt ist. Beispiele für IT-KPIs sind:

Gesamte Systemausfallzeit: Die Zeit, in der verschiedene Systeme für Systemupdates oder Reparaturen offline genommen werden müssen. Während Systeme ausgefallen sind, können Kunden möglicherweise keine Bestellungen aufgeben oder Mitarbeiter bestimmte Aufgaben nicht ausführen, was den Betrieb verlangsamen und den Kundenservice beeinträchtigen kann.

Anzahl der Tickets/Lösungen: Die Lösung von Tickets im Zusammenhang mit internen Mitarbeiteranfragen, wie z. B. Hardware- oder Softwarebedarf, Netzwerkproblemen oder anderen internen Technologieproblemen. Dies ähnelt den Kundendienst-KPIs.

Anzahl entwickelter Funktionen: Quantifizierung der Anzahl von Produktänderungen an interner Software oder Systemen, um die interne Produktentwicklung zu messen.

Anzahl kritischer Fehler: Die Anzahl kritischer Probleme in Systemen oder Programmen. Ein Unternehmen muss interne Standards dafür haben, was einen geringfügigen im Vergleich zu einem schwerwiegenden Fehler ausmacht.

Backup-Häufigkeit: Wie oft kritische Daten dupliziert und an einem sicheren Ort gespeichert werden. Das Management kann je nach Aufbewahrungsanforderungen unterschiedliche Ziele für verschiedene Informationen festlegen.

Vertriebskennzahlen

Das ultimative Ziel eines Unternehmens ist es, durch Verkäufe Einnahmen zu erzielen. Obwohl Einnahmen oft durch finanzielle KPIs gemessen werden, verfolgen Vertriebs-KPIs einen detaillierteren Ansatz, indem sie nichtfinanzielle Daten nutzen, um den Verkaufsprozess besser zu verstehen. Beispiele für Vertriebs-KPIs sind:

Customer Lifetime Value (CLV): Der Gesamtbetrag, den ein Kunde voraussichtlich während der gesamten Geschäftsbeziehung für Ihre Produkte ausgeben wird.

Customer Acquisition Cost (CAC): Die gesamten Vertriebs- und Marketingkosten, die erforderlich sind, um einen Neukunden zu gewinnen. Durch den Vergleich von CAC mit CLV können Unternehmen die Effektivität ihrer Kundenakquise-Bemühungen messen.

Durchschnittlicher Dollarwert für neue Verträge: Die durchschnittliche Größe neuer Vereinbarungen. Ein Unternehmen kann einen gewünschten Schwellenwert für die Gewinnung größerer oder kleinerer Kunden haben.

Durchschnittliche Konversionszeit: Die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Kunden bis zur Unterzeichnung eines rechtsverbindlichen Vertrags zur Geschäftsabwicklung.

Anzahl der kontaktierten Leads: Wie viele potenzielle Leads kontaktiert wurden. Diese Kennzahl kann weiter nach Medien wie Besuchen, E-Mails, Telefonanrufen, Meetings oder anderen Kontakten mit Kunden unterteilt werden.

Kurzer Fakt

Das Management kann Boni an KPIs knüpfen. Für Vertriebsmitarbeiter kann die Provisionsrate davon abhängen, ob sie erwartete Konversionsraten erreichen oder eine angemessene Anzahl von Leads kontaktieren.

Personal- und Personalkennzahlen

Unternehmen können es auch als vorteilhaft empfinden, für ihre Mitarbeiter spezifische KPIs zu analysieren. Von Fluktuation über Bindung bis hin zu Zufriedenheit verfügt ein Unternehmen in der Regel über eine Fülle von Informationen über seine Belegschaft. Beispiele für Personal- oder Personalkennzahlen sind:

Abwesenheitsquote: Wie viele Tage pro Jahr oder in einem bestimmten Zeitraum Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen oder Schichten versäumen. Dieser KPI kann ein Frühindikator für unengagierte oder unzufriedene Mitarbeiter sein. Er kann Managern auch helfen, saisonale Personalabweichungen zu planen, z. B. Jahreszeiten, in denen Mitarbeiter häufiger krank sind.

Anzahl der geleisteten Überstunden: Die Anzahl der Überstunden, um zu beurteilen, ob Mitarbeiter möglicherweise einem Burnout ausgesetzt sind oder ob die Personalausstattung angemessen ist.

Mitarbeiterzufriedenheit: Ein Maß dafür, wie sich Mitarbeiter zu verschiedenen Aspekten des Unternehmens fühlen, oft durch Umfragen ermittelt. Um den größtmöglichen Nutzen aus diesem KPI zu ziehen, sollten Unternehmen in Betracht ziehen, jedes Jahr die gleichen Umfragefragen zu verwenden, um Änderungen von einem Jahr zum nächsten zu verfolgen.

Mitarbeiterfluktuationsrate: Wie oft und wie schnell Mitarbeiter ihre Positionen verlassen. Unternehmen können diesen KPI weiter nach Abteilungen oder Teams aufschlüsseln, um herauszufinden, warum Mitarbeiter in einigen Positionen möglicherweise schneller gehen als in anderen.

Anzahl der Bewerber: Die Anzahl der Bewerbungen, die auf offene Stellen eingereicht werden. Dieser KPI hilft zu beurteilen, ob Stellenausschreibungen ein ausreichend breites Publikum erreichen, um Interesse zu wecken und starke Kandidaten anzulocken.

So erstellen Sie einen KPI-Bericht

Es kann schwierig sein, die riesigen Informationsmengen, die von einem Unternehmen gesammelt werden, zu durchforsten und zu bestimmen, welche KPIs für die Entscheidungsfindung am nützlichsten und wirkungsvollsten sind. Wenn Sie mit der Erstellung von KPI-Dashboards oder -Berichten beginnen, beachten Sie die folgenden Schritte:

Ziele und Absichten festlegen. KPIs sind nur so nützlich, wie die Benutzer sie machen. Legen Sie vor der Zusammenstellung von KPI-Berichten spezifische Ziele fest und wählen Sie dann die KPIs aus, die zur Erreichung dieser Ziele beitragen.

SMART-KPI-Anforderungen entwerfen. Vage, schwer zu ermittelnde und unrealistische KPIs haben wenig bis keinen Wert. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen und die SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) sind.

Seien Sie anpassungsfähig. Wenn Sie KPI-Berichte zusammenstellen, seien Sie darauf vorbereitet, dass neue Geschäftsprobleme auftauchen und anderen Bereichen mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Wenn sich die Geschäfts- und Kundenbedürfnisse ändern, sollten sich auch die KPIs anpassen, wobei Zahlen, Kennzahlen und Ziele im Einklang mit den betrieblichen Entwicklungen geändert werden.

Vermeiden Sie es, Benutzer zu überfordern. Es mag verlockend sein, Benutzer mit so vielen KPIs zu überladen, wie Sie in einen Bericht packen können. Ab einem bestimmten Punkt werden KPIs schwer verständlich, und es kann schwieriger werden, zu bestimmen, auf welche Kennzahlen man sich konzentrieren sollte. Erstellen Sie bei Bedarf separate Berichte, die sich jeweils auf ein bestimmtes Problem oder Ziel konzentrieren.

Tipp

Wenn Sie KPI-Berichte erstellen, beginnen Sie mit der höchsten Datenebene (z. B. unternehmensweite Einnahmen). Seien Sie als Nächstes bereit, niedrigere Datenebenen anzuzeigen (z. B. Einnahmen nach Abteilung, dann Einnahmen nach Abteilung und Produkt).

Vorteile von Key Performance Indicators

Ein Unternehmen möchte möglicherweise KPIs aus mehreren Gründen analysieren.

Förderung umsetzbarer Ziele: Die Verfolgung und Analyse von KPIs erfordert, dass man weiß, was man erreichen möchte. Dies kann Unternehmen dazu ermutigen, spezifische, umsetzbare Ziele zu setzen und Systeme zu schaffen, die helfen, diese Ziele zu erreichen, anstatt Systeme zu schaffen, ohne zu wissen, welchem Zweck sie dienen.

Datengetriebene Lösungen: KPIs helfen dem Management, spezifische Probleme zu erkennen und Lösungen dafür zu finden. Der datengesteuerte Ansatz liefert quantifizierbare Informationen, die für die strategische Planung und die Sicherstellung operativer Exzellenz nützlich sind.

Verbesserung der Verantwortlichkeit: KPIs helfen, Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen. Anstatt sich auf Gefühle oder Emotionen zu verlassen, sind KPIs statistisch gestützt und können nicht zwischen Mitarbeitern diskriminieren. Bei angemessener Verwendung können KPIs Mitarbeiter ermutigen, wenn sie feststellen, dass ihre Zahlen genau überwacht werden.

Fortschritt messen: KPIs verbinden Geschäftsziele mit tatsächlichen Abläufen. Ein Unternehmen kann Ziele setzen, aber ohne die Möglichkeit, den Fortschritt in Richtung dieser Ziele zu verfolgen, haben diese Pläne wenig bis keinen Zweck. KPIs ermöglichen es Unternehmen, Ziele zu setzen und dann den Fortschritt in Richtung dieser Ziele zu überwachen.

Grenzen von Key Performance Indicators

Bei der Arbeit mit KPIs gibt es einige Nachteile zu bedenken.

Zeitaufwand: Es kann ein langer Zeitraum erforderlich sein, damit KPIs aussagekräftige Daten liefern. Beispielsweise muss ein Unternehmen möglicherweise jahrelang jährliche Daten von Mitarbeitern sammeln, um Trends bei der Zufriedenheitsrate besser zu verstehen.

Erfordern regelmäßige Nachverfolgung: KPIs erfordern ständige Überwachung und engmaschige Nachverfolgung, um nützlich zu sein. Ein KPI-Bericht, der erstellt, aber nie analysiert wird, ist nutzlos. Darüber hinaus fördern KPIs, die nicht kontinuierlich auf Genauigkeit und Plausibilität überwacht werden, keine vorteilhafte Entscheidungsfindung.

Anfällig für Manipulation: KPIs eröffnen Managern die Möglichkeit, KPIs zu „manipulieren". Anstatt sich auf die tatsächliche Verbesserung von Prozessen oder Ergebnissen zu konzentrieren, könnten Manager sich dazu motiviert fühlen, sich auf die Verbesserung von KPIs zu konzentrieren, die an Leistungsprämien gekoppelt sind.

Risiko falscher Anreize: Wenn das Management sich mehr um Zahlen als um tatsächliche Ergebnisse zu kümmern scheint, kann die Qualität sinken, da Manager übermäßig auf Produktivitäts-KPIs fokussiert sind. Mitarbeiter könnten sich auch zu sehr gedrängt fühlen, bestimmte KPI-Messgrößen zu erreichen, die möglicherweise nicht angemessen sind.

Fördern umsetzbare Ziele

Datenbasierte Lösungen

Verbessern Verantwortlichkeit

Fortschritt messen

Zeitaufwand

Erfordern regelmäßige Nachverfolgung

Anfällig für Manipulation

Risiko falscher Anreize

Erklärt wie für einen Fünfjährigen

Ein KPI ist eine Zahl, die zeigt, wie gut etwas funktioniert. Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das seinen Umsatz steigern möchte, den monatlichen Umsatz verfolgen. Wenn das Ziel zufriedenere Kunden sind, könnte es auf Zufriedenheitswerte achten. KPIs helfen Managern zu sehen, ob die Dinge besser werden.

Was bedeutet KPI?

Ein KPI ist ein Key Performance Indicator: Daten, die gesammelt, analysiert und zusammengefasst wurden, um die Entscheidungsfindung in einem Unternehmen zu unterstützen. KPIs können eine einzelne Berechnung oder ein Wert sein, der einen Zeitraum von Aktivitäten zusammenfasst, wie z. B. „450 Verkäufe im Oktober". Für sich genommen fügen KPIs einem Unternehmen keinen Mehrwert hinzu. Durch den Vergleich von KPIs mit festgelegten Benchmarks, wie internen Zielen oder der Leistung eines Wettbewerbers, kann ein Unternehmen diese Informationen jedoch nutzen, um fundiertere Entscheidungen über Geschäftsabläufe und Strategien zu treffen.

Was ist ein Beispiel für einen KPI?

Eines der grundlegendsten Beispiele für einen KPI ist der Umsatz pro Kunde (RPC). Wenn Sie beispielsweise einen jährlichen Umsatz von 100.000 $ erzielen und 100 Kunden haben, beträgt Ihr RPC 1.000 $. Ein Unternehmen kann diesen KPI verwenden, um seinen RPC im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Was sind die 5 häufigsten KPIs?

KPIs variieren von Unternehmen zu Unternehmen, und einige KPIs sind für bestimmte Unternehmen besser geeignet als andere. Fünf KPIs, die in einer Vielzahl von Unternehmen häufig verwendet werden, sind:

Umsatzwachstum

Umsatz pro Kunde

Gewinnmarge

Kundenbindungsrate

Kundenzufriedenheit

Was macht einen guten KPI aus?

Ein guter KPI liefert objektive und klare Informationen über den Fortschritt in Richtung eines Endziels. Er verfolgt und misst Faktoren wie Effizienz, Qualität, Pünktlichkeit und Leistung und bietet gleichzeitig eine Möglichkeit, die Leistung im Laufe der Zeit zu messen. Das ultimative Ziel eines KPI ist es, dem Management zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.