Kreditoren

Wichtige Erkenntnisse

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) sind eine kurzfristige Verbindlichkeit, die die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, ausstehende Schulden gegenüber Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen.
• Es ist wichtig, zwischen AP und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu unterscheiden, da sie die gegensätzlichen Seiten einer Kredittransaktion darstellen.
• Die korrekte Erfassung von AP erfordert ein Verständnis der doppelten Buchführung und der damit verbundenen Kredit- und Debitbuchungen.
• Ein gutes Management von AP kann den Cashflow verbessern und gute Lieferantenbeziehungen aufrechterhalten.
• Erhalten Sie personalisierte, KI-gestützte Antworten, die auf über 27 Jahren vertrauenswürdiger Expertise basieren.
• Investopedia / Alison Czinkota

Was sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP)?

Unternehmen kaufen oft auf Kredit, und wenn sie dies tun, erfassen sie ausstehende Beträge als AP. Dieser Posten erscheint in der Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeit, die in der Regel in Intervallen von 30, 45, 60 oder 90 Tagen fällig wird, abhängig von den Rückzahlungsbedingungen. AP ist eine kurzfristige Finanzierung, die einem Unternehmen hilft, Bargeld zu sparen, indem Zahlungen für eine gewisse Zeit aufgeschoben werden. Dennoch ist die pünktliche Zahlung von AP unerlässlich, um starke Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und die besten Kreditkonditionen zu erhalten. AP-Bedingungen folgen in der Regel einer Standardstruktur mit Formaten wie den folgenden:

Netto 30: Die vollständige Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum oder Lieferdatum erforderlich. Dies ist eine gängige Verbindlichkeitenstruktur in vielen Geschäftsbereichen.

1/10 oder 2/10 Netto 30: Bei Zahlung der Rechnung innerhalb von 10 Tagen erhalten Käufer einen Rabatt von 1 % (bzw. 2 %) auf den Rechnungsbetrag. Wenn der Käufer die Rabattfrist verpasst, schuldet er den vollen Betrag innerhalb von 30 Tagen.

Steigende AP deuten darauf hin, dass das Unternehmen mehr Waren oder Dienstleistungen auf Kredit kauft anstatt in bar. Sinkende AP zeigen, dass das Unternehmen frühere Verpflichtungen schneller begleicht, als es neue Kreditkäufe tätigt. Das effektive Management von AP ist unerlässlich, damit ein Unternehmen genug hat, um seine Rechnungen zu bezahlen, und einen stabilen Cashflow hat.

Wichtig

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden nicht unter den Aufwendungen klassifiziert, die in der Gewinn- und Verlustrechnung zu finden sind. Stattdessen werden Verbindlichkeiten als Passiva gebucht und befinden sich in der Bilanz.

Beispiele für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

AP umfasst diese geschäftlichen Verpflichtungen:

Lieferantenrechnungen: Wenn ein Unternehmen Vorleistungen oder Rohstoffe auf Kredit kauft.

Zahlungen an Auftragnehmer: Unternehmen beauftragen oft externe Dienstleister – zum Beispiel Reinigungsdienste oder IT-Support.

Abonnementdienste: Abonnements bieten oft Dienstleistungen an (wie Medieninhalte oder die Bereitstellung einer Dienstleistung) und stellen dem Unternehmen später eine Rechnung.

Nebenkostenabrechnungen: Monatliche Rechnungen sind am Ende des Monats fällig (nach ihrer Nutzung), z. B. für Strom, Wasser, Telefon und Internet.

Professionelle Dienstleistungen: Anwaltskosten, Beratungsleistungen und Buchhaltungsarbeiten, die am Ende jedes Quartals bezahlt werden.

Wartung: Instandhaltung von Ausrüstung oder Einrichtungen, die halbjährlich bezahlt wird.

Wenn ein Restaurant beispielsweise Zutaten im Wert von 2.000 $ bei einem Lebensmittellieferanten bestellt und die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig ist, erstellt es einen AP-Eintrag in derselben Höhe. Das Restaurant kann dann diese Vorräte nutzen, um Einnahmen zu erzielen (z. B. durch den Verkauf von Mahlzeiten an Gäste), bevor die Zahlung fällig wird.

Tipp

AP fungiert im Wesentlichen als eine Form von zinsfreiem kurzfristigem Kredit, der von Lieferanten angeboten wird.

Die Rolle der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Jahresabschlüssen

AP erscheint in den Jahresabschlüssen eines Unternehmens in der Bilanz unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Da AP Verpflichtungen darstellt, die innerhalb eines Jahres fällig werden, ist sie ein nützlicher Indikator für die kurzfristige Liquidität und das Betriebskapital eines Unternehmens. Wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird, könnte ein wachsender AP-Saldo auf potenzielle Cashflow-Probleme hindeuten oder darauf, dass das Unternehmen zu stark auf Lieferantenkredit angewiesen ist.

Ein gutes Management von AP bedeutet mehr als nur die Erfassung von Verbindlichkeiten; es ist auch eine wichtige Variable, die im Management Accounting und in der Fundamentalanalyse verwendet wird, um die finanzielle Lage eines Unternehmens zu verstehen.

AP-Umschlagshäufigkeit

Die Verbindlichkeitenumschlagshäufigkeit kann zeigen, wie effizient ein Unternehmen darin ist, seine Schulden im Laufe eines Jahres zu begleichen. Ein höheres Verhältnis deutet darauf hin, dass das Unternehmen seine Verbindlichkeiten schnell und konsequent begleicht, was auf ein effizientes Cash-Management hindeuten kann. Hier ist die Formel:

Beispiel: Angenommen, die Nettokreditkäufe eines Unternehmens für das Jahr belaufen sich auf insgesamt 130 Mio. $. Sein anfänglicher AP-Saldo betrug 25 Mio. $ und sein endgültiger AP-Saldo 15 Mio. $ (somit beträgt sein durchschnittlicher AP 20 Mio. $):

Ausstehende Verbindlichkeiten in Tagen (DPO)

Die ausstehenden Verbindlichkeiten in Tagen (DPO) ist die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Rechnungen und Verpflichtungen zu bezahlen. Unternehmen mit längeren DPOs könnten Zahlungen verzögern, um ihr Betriebskapital und ihren freien Cashflow zu erhöhen, oder sie könnten Schwierigkeiten haben, das Bargeld aufzubringen. Hier ist die Formel:

Beispiel: Wenn der durchschnittliche AP 15 Mio. $ beträgt und die Kosten der verkauften Waren 100 Mio. $ betragen:

Cash Conversion Cycle (CCC)

Der Cash Conversion Cycle (CCC) schätzt die Anzahl der Tage, die ein Unternehmen benötigt, um seinen Lagerbestand in Cashflows aus Verkäufen umzuwandeln. Hier ist die Formel:

Durch Subtraktion des DPO von DIO (wie lange es dauert, den Lagerbestand abzubauen) und DSO (wie lange es dauert, von Kunden einzuziehen) liefert der CCC einen Überblick darüber, wie gut ein Unternehmen sein Betriebskapital verwaltet. Ein kürzerer CCC bedeutet, dass es Produkte schneller in Bargeld umwandelt.

Buchung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung erfordert, dass es für alle Einträge im Hauptbuch immer eine entsprechende Soll- und Habenbuchung geben muss. In der doppelten Buchführung verringern sich Vermögenskonten wie Bargeld durch eine Habenbuchung. Wenn Sie eine Rechnung bezahlen, buchen Sie das AP-Konto im Soll (Verringerung der Verbindlichkeit) und das Barkonto im Haben, was widerspiegelt, dass sich das Bargeld verringert hat.

Obwohl Bargeld abfließt, wird die Habenbuchung verwendet, weil so Minderungen auf Vermögenskonten in der Buchhaltung erfasst werden: Sollbuchungen erhöhen Vermögenswerte und verringern Verbindlichkeiten, während Habenbuchungen Vermögenswerte verringern und Verbindlichkeiten erhöhen.

Erstbuchung (beim Erhalt von Waren/Dienstleistungen):

Soll: (+)Aufwands- oder Vermögenskonto

Haben: (+)Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Zahlungsbuchung (bei Bezahlung der Rechnung):

Soll: (-)Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Haben: (-)Bargeld

Beispiel

Angenommen, ein Unternehmen kauft Büromöbel im Wert von 10.000 $ auf Kredit, mit Zahlungsziel von 45 Tagen:

Schritt 1: Erstbuchung

Soll: Vermögenswerte +10.000 $

Dies erfasst die Hinzufügung der Ausrüstung als Vermögenswert.

Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen +10.000 $

Das Unternehmen hat nun jedoch eine Verbindlichkeit, die es noch nicht für diesen Vermögenswert bezahlt hat.

Schritt 2: Zahlungsbuchung (45 Tage später)

Soll: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen -10.000 $

Die ursprüngliche Verbindlichkeit wird aufgehoben, wenn die Rechnung letztendlich bezahlt wird.

Haben: Bargeld -10.000 $

Die Zahlung erfolgt in bar, daher wird sie von der Liquiditätsposition des Unternehmens abgezogen.

Diese Methode stellt sicher, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß nachverfolgt werden und die finanzielle Lage des Unternehmens korrekt dargestellt wird.

Handelsverbindlichkeiten

Handelsverbindlichkeiten sind die Teilmenge von AP, die sich speziell auf den Kauf von Waren beziehen, die in der Produktion oder zum Weiterverkauf verwendet werden.

Management der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Wenn AP gut verwaltet wird, können Unternehmen Zahlungen an Lieferanten mit festgelegten Bedingungen aufschieben, um Bargeld für sofortige Investitionen oder Perspektiven zu sparen, während sie gleichzeitig Verspätungsgebühren und Kreditprobleme vermeiden. Dies umfasst Folgendes:

Rechtzeitige Rechnungsbearbeitung: Moderne Buchhaltungssysteme machen die rechtzeitige Rechnungsstellung unkompliziert, was Fehler reduzieren und pünktliche Zahlungen automatisieren sollte, um Strafen zu vermeiden.

Aushandeln günstiger Zahlungsbedingungen: Verhandeln Sie verlängerte Zahlungsfristen oder Skonti für frühzeitige Zahlungen, um den Cashflow zu verbessern.

Regelmäßiger Abgleich: Führen Sie routinemäßige Abgleiche zwischen dem AP-Hauptbuch und dem Hauptbuch durch, um Unstimmigkeiten zu erkennen und genaue Aufzeichnungen zu führen.

Überwachung wichtiger Kennzahlen: Verwenden Sie die AP-Umschlagshäufigkeit und den DPO, um die Zahlungseffizienz und Liquidität zu bewerten.

Aufrechterhaltung von Lieferantenbeziehungen: Vertrauensaufbau hilft beiden Seiten, bessere Konditionen und Flexibilität auszuhandeln.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen vs. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Während AP das Geld ist, das ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen das Geld, das dem Unternehmen von seinen Kunden geschuldet wird.

Die beiden sind im Wesentlichen ein Spiegelbild in der Bilanz eines Unternehmens – AP ist eine kurzfristige Verbindlichkeit, während Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein kurzfristiger Vermögenswert sind.

Geld, das das Unternehmen Lieferanten schuldet

Kurzfristige Verbindlichkeit

Kurzfristige Kreditverpflichtungen

Geld, das dem Unternehmen von Kunden geschuldet wird

Kurzfristiger Vermögenswert

Verdiente Einnahmen, die noch nicht in bar erhalten wurden

Erklärt wie für ein 5-jähriges Kind

Stellen Sie sich Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen als einen Schuldschein vor, wenn ein Unternehmen etwas kauft, aber noch nicht bezahlt hat – wie das Bestellen von Vorräten und das spätere Erhalten der Rechnung – diese unbezahlte Rechnung liegt bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sobald die Rechnung bezahlt ist, verschwindet der Schuldschein.