Nicht rechenschaftspflichtiger Plan

Wichtige Erkenntnisse

• Nicht abrechnungspflichtige Pläne bieten Arbeitnehmern eine steuerpflichtige Zulage für Geschäftsausgaben.
• Im Gegensatz zu abrechnungspflichtigen Plänen erfordern nicht abrechnungspflichtige Mittel keine Rechtfertigung der Ausgaben gegenüber dem Arbeitgeber.
• Ausgaben aus nicht abrechnungspflichtigen Plänen können als Einzelabzüge geltend gemacht werden, unterliegen jedoch einer 2%-AGI-Schwelle.
• Sowohl gewöhnliche als auch notwendige Kosten können abgezogen werden, sofern sie für geschäftliche Zwecke angemessen sind.
• Das Tax Cuts and Jobs Act hat die meisten Einzelabzüge für nicht erstattete Geschäftsausgaben bis 2025 abgeschafft.1

Was ist ein nicht abrechnungspflichtiger Plan?

Nicht abrechnungspflichtige Pläne ermöglichen es Arbeitnehmern, steuerpflichtige Zulagen für Geschäftsausgaben zu erhalten, ohne ihrem Arbeitgeber Belege vorlegen zu müssen. Nachdem das Tax Cuts and Jobs Act von 2017 viele Abzüge für nicht erstattete Arbeitnehmerausgaben gestrichen hat, wurden diese Pläne zu einer Alternative zur Deckung berufsbedingter Kosten. Im Gegensatz zu abrechnungspflichtigen Plänen, die eine Dokumentation für steuerfreie Erstattungen erfordern, werden nicht abrechnungspflichtige Zulagen vom IRS als steuerpflichtiges Einkommen behandelt.12

Mechanismen nicht abrechnungspflichtiger Pläne

Während Geld, das Arbeitnehmern im Rahmen eines nicht abrechnungspflichtigen Plans gegeben wird, für Geschäftsausgaben wie Reisen, Mahlzeiten oder Unterhaltung ausgegeben werden soll, kann der Empfänger es nach Belieben ausgeben. Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer beispielsweise 500 US-Dollar für die Verpflegung auf einer Geschäftsreise geben würde, könnte der Arbeitnehmer bei einem nicht abrechnungspflichtigen Plan für jede Mahlzeit günstiges Essen essen und die Ersparnisse einstecken.

Aus Sicht des Internal Revenue Service (IRS) handelt es sich jedoch um eine Vergütung, die zusätzlich zum Gehalt oder Lohn gezahlt wird. Als solche wird sie als Einkommen besteuert. Arbeitgeber können für einige Ausgabenposten einen nicht abrechnungspflichtigen Plan und für andere Ausgaben einen abrechnungspflichtigen Plan verwenden.3

Steuerliche Auswirkungen nicht abrechnungspflichtiger Pläne

Jegliche Ausgaben für geschäftliche Zwecke im Rahmen eines nicht abrechnungspflichtigen Plans können vom Empfänger auf seinem Formular 1040 als sonstiger Einzelabzug geltend gemacht werden. Solche Ausgaben unterliegen einer 2%-Begrenzung, die besagt, dass Steuerzahler, die Einzelabzüge vornehmen, nur den Teil der Ausgaben abziehen können, der 2% ihres bereinigten Bruttoeinkommens (AGI) übersteigt.4

Gemäß den IRS-Regeln müssen Ausgaben sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein, um abzugsfähig zu sein; anderenfalls kann der IRS sie ablehnen oder sie als "lavish" betrachten und ebenfalls nicht zulassen, auch wenn dies selten angewendet wird.5

Im Zusammenhang mit nicht abrechnungspflichtigen Plänen hat "gewöhnlich und notwendig" je nach Kontext eine laxere Definition. "Gewöhnlich" bedeutet einfach etwas, das im Betrieb eines Unternehmens typischerweise benötigt wird. "Notwendig" bedeutet lediglich, dass ein Gegenstand für den Betrieb eines Unternehmens angemessen und hilfreich ist.6 Weitere Informationen finden Sie in IRS Publication 535: Business Expenses.

Vergleich von nicht abrechnungspflichtigen und abrechnungspflichtigen Plänen

Bei einem abrechnungspflichtigen Plan muss der Arbeitnehmer nachweisen, worin die Ausgabe bestand, wofür sie getätigt wurde, wie hoch sie war und dass sie im Rahmen der Geschäftstätigkeit für das Unternehmen angefallen ist. Ausgaben aus abrechnungspflichtigen Plänen gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Nicht verwendete Vorschüsse müssen rechtzeitig (wie vom IRS festgelegt) an das Unternehmen zurückgezahlt werden.7