PDCA-Zyklus

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Zyklus ist eine Problemlösungsmethode, die in Unternehmen eingesetzt wird. Bekannt gemacht wurde sie von Dr. W. Edwards Deming, der Unternehmen half, sie nach dem Zweiten Weltkrieg als Teil des Qualitätsmanagements zu übernehmen. Der Zyklus besteht aus vier Schritten: Planen (Ziele setzen und eine Strategie entwickeln), Tun (den Plan in die Tat umsetzen), Überprüfen (die Ergebnisse überprüfen und den Fortschritt messen) und Handeln (Anpassungen zur Verbesserung vornehmen). Viele moderne Unternehmen nutzen PDCA, was seinen Wert beweist. Es bleibt ein wichtiges Werkzeug für Organisationen, die sich auf strategisches Management konzentrieren.

Wichtige Erkenntnisse

• Der PDCA-Zyklus ist eine vierstufige Problemlösungsmethode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.
• PDCA steht für Plan, Do, Check, Act und zielt auf kontinuierliche Verbesserung durch iterative Schritte ab.
• Entwickelt von Walter A. Shewhart und bekannt gemacht von W. Edwards Deming, ist PDCA grundlegend für die Qualitätskontrolle.
• Viele Unternehmen, wie Toyota und Nike, verwenden PDCA zur Prozessverbesserung und strategischen Steuerung.
• Der PDCA-Zyklus weist Ähnlichkeiten mit der japanischen Geschäftsphilosophie Kaizen auf, die sich auf inkrementelle Veränderungen konzentriert.

Die Funktionsweise des PDCA-Zyklus verstehen

Der PDCA-Zyklus kann ein Unternehmen von seinen Wettbewerbern abheben, insbesondere in der heutigen Unternehmenswelt, in der Unternehmen ständig nach Möglichkeiten suchen, ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken, Gewinne zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Viele Führungskräfte wenden den PDCA-Zyklus unbewusst an, um ihre Organisationen zu leiten, da er die grundlegenden Prinzipien der strategischen Planung umfasst. Die vier Komponenten des PDCA-Zyklus werden im Folgenden beschrieben.

Planen

Ein gut definierter Projektplan bietet einen Rahmen für die Abläufe. Wichtig ist, dass er die Mission und die Werte der Organisation widerspiegelt. Er sollte auch die Ziele des Projekts darlegen und klar angeben, wie diese am besten erreicht werden können.

Tun

Dies ist der Schritt, in dem der Plan in die Tat umgesetzt wird. Der Plan wurde aus einem bestimmten Grund erstellt, daher ist es wichtig, dass die Beteiligten ihn wie vorgesehen ausführen. Diese Phase kann in drei Unterbereiche unterteilt werden: Schulung aller am Projekt beteiligten Personen, der eigentliche Prozess der Durchführung der Arbeit und die Aufzeichnung von Erkenntnissen oder Daten für die spätere Auswertung.

Überprüfen

In der Regel sollten während des gesamten Projekts zwei Überprüfungen stattfinden. Erstens: Überprüfungen während der Umsetzung stellen sicher, dass die Projektziele erreicht werden. Zweitens: Eine umfassendere Überprüfung des Projekts nach Abschluss befasst sich mit den Erfolgen und Misserfolgen, damit zukünftige Anpassungen vorgenommen werden können.

Handeln

Der letzte Schritt besteht darin, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, sobald vergangene Fehler identifiziert und behoben wurden. Der PDCA-Zyklus wird wiederholt und kann möglicherweise neu definiert werden, um unter neuen Richtlinien bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wichtig

Aufgrund seines zyklischen Charakters ist der PDCA-Zyklus etwas, das Unternehmen einmal einführen und dann kontinuierlich anwenden können, um ihre Abläufe iterativ zu verbessern.

Vergleich des PDCA-Zyklus mit der Kaizen-Philosophie

Der PDCA-Prozess ähnelt der japanischen Geschäftsphilosophie Kaizen, was übersetzt „Veränderung zum Besseren“ oder „kontinuierliche Verbesserung“ bedeutet. Bei Kaizen arbeiten alle Mitarbeiter zusammen, um die Produktivität zu steigern, indem sie Effizienzen in der Arbeitsumgebung identifizieren. Wie der PDCA-Zyklus zielt Kaizen auf kontinuierliche Verbesserung durch kleine, inkrementelle Veränderungen ab.

Beispiele für Änderungen, die durch Kaizen oder PDCA vorgenommen werden könnten, sind die Einführung neuer Systeme, die Beseitigung von Verschwendung oder die Implementierung von Just-in-Time-Lieferungen. Nicht alle Änderungen müssen klein oder inkrementell sein.

Das Konzept hinter PDCA und Kaizen ist, dass sich die Kultur einer Organisation verändert, wenn die Mitarbeiter lernen, Problemlöser und kritische Denker zu sein. Der PDCA-Zyklus testet die Ideen der Mitarbeiter, passt sie an und setzt sie dann um, wenn sie Potenzial haben. Der Zyklus ist ein iterativer Prozess, der Konzepte kontinuierlich testet und Verbesserungen fördert.

Vorteile der Implementierung des PDCA-Zyklus

Unternehmen, die ihre internen und externen Prozesse verbessern möchten, setzen häufig die PDCA-Methodik ein, um Fehler zu minimieren und Ergebnisse zu maximieren. Unternehmen können den PDCA-Zyklus als Standardverfahren übernehmen und ihn regelmäßig wiederholen, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Die letzte Phase der Methodik, „Handeln“, ergreift Korrekturmaßnahmen und macht die Methodik ideal für kontinuierliche Verbesserungsbemühungen.

Kurzer Fakt

Schlanke Methoden wie PDCA und Kaizen halfen Nike, seine Gewinne von rund 100 Milliarden US-Dollar im Jahr 2015 auf über 200 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 zu verdoppeln.

Praktische Anwendungen des PDCA-Zyklus

Die Mayo Clinic

Die Mayo Clinic, ein gemeinnütziges, weltweit führendes Krankenhaus und Forschungszentrum, führte eine Qualitätsverbesserungsstudie durch, die sich mit Wartezeiten für Patienten befasste, die mögliche Kandidaten für eine große Cochlea-Implantat-Operation waren. Ziel war es, mit Kaizen-Prinzipien Hindernisse zu beseitigen und den Patientenzugang zu verbessern.

Die Studie untersuchte die Verfeinerung spezifischer Behandlungen, die Verwaltung von Patientenakten und die Wartezeiten in den Warteräumen. Letztendlich gab es positive Ergebnisse für die Patienten. Unter anderem sank die mediane Zykluszeit für die Kandidatentests von 7,3 auf 3 Stunden, und der Gesamtbestand an Klinikbeständen wurde um 31 % reduziert.1

Toyota

Im Jahr 2021 war die Toyota Motor Corporation laut FXSSI das siebtgrößte Unternehmen der Welt nach Umsatz.2 Kaizen und Toyota sind synonym, da Toyotas Prinzipien und der „Toyota-Weg“ die Idee der kontinuierlichen Verbesserung im Produktionssystem definieren. Toyotas Mitarbeiter erhalten Anreize für das Finden ineffizienter Praktiken und das Entwickeln von Möglichkeiten zu deren Verbesserung, und die Anwendung des PDCA-Zyklus unterstützt schnelle Entscheidungsfindung.

Nike

Nike übernahm „Lean“, eine ähnliche Philosophie wie Kaizen. Das Innovationsmanifest des Unternehmens besagt: „Lean ist die Grundlage, wie wir nachhaltige Fertigung vorantreiben.“ Das Manifest spiegelt Nikes Kultur der kontinuierlichen Verbesserung wider, die auf diejenigen setzt, die der Arbeit am nächsten sind, um Probleme zu lösen und qualitativ hochwertige Produkte pünktlich zu liefern.

Als der führende Sportschuhhersteller wegen niedriger Löhne kritisiert wurde, setzte das Unternehmen PDCA ein, um seine Mitarbeiter, Partner und Kunden zu stärken. Fabriken wurden Anreize geboten, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern, und ein Bewertungssystem bewertete die Leistung der Produktionsstätten.

Das Unternehmen verbesserte die Bedingungen für die Arbeiter, beseitigte Verschwendung und setzte wertorientierte Manager ein. Das Engagement für schlanke Methoden und Kaizen half Nike, seine Größe von rund 100 Milliarden US-Dollar im Jahr 2015 auf über 200 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 zu verdoppeln.3

Häufig gestellte Fragen zu PDCA

Ist PDCA dasselbe wie Total Quality Management (TQM)?

Total Quality Management (TQM), der Vorläufer von Six Sigma, beinhaltet die Philosophie von PDCA, geht aber einen Schritt weiter.

Laut Smartsheet, das Marlon Walters, den Gründer und CEO der Horizon Group Consulting, zitiert: „Bei TQM müssen Sie darauf warten, dass Ihre Kunden bestätigen, dass es gut ist. Bei Six Sigma am Ende des Tages raten Sie nicht, ob Ihr Produkt besser ist. Sie wissen es. Wenn Sie Ihren Markt richtig identifizieren und Ihr Produkt am besten für die Nische geeignet ist, wissen Sie, dass Sie aus Prozesssicht das beste Produkt haben.“4

Kaizen bzw. PDCA ist eher eine Philosophie dafür, wie man den größeren Arbeitsplatz organisiert und wie man Kollegen einbezieht. Es geht weniger darum, auf Kundenfeedback oder Ergebnisse zu warten. Sowohl PDCA als auch TQM betrachten das gesamte Unternehmen als verantwortlich für kontinuierliche Verbesserung.4

Was ist der Unterschied zwischen PDCA und Six Sigma?

Six Sigma ist ein breites Managementprinzip, das PDCA in seinem Rahmenwerk umfasst. PDCA erklärt, wie man Six Sigma umsetzt, es ist der Planen-Tun-Überprüfen-Handeln-Prozess. Six Sigma nennt dies die DMAIC-Methode (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

Laut Walters ist PDCA menschenorientiert, während Six Sigma prozessbasiert ist. Zum Beispiel entfernt der Begriff „Define“ in Six Sigma das menschliche Element, und der Begriff „Measure“ legt den Fokus auf Daten.4

Was ist der Unterschied zwischen PDCA und PDSA?

PDCA steht für Planen, Tun, Überprüfen, Handeln, während PDSA für Planen, Tun, Studieren, Handeln steht. Beides sind iterative, vierstufige Problemlösungsmodelle zur Verbesserung eines Prozesses. Der Hauptunterschied zwischen beiden besteht darin, dass PDCA, das vor dem PDSA-Modell entwickelt wurde, die „Überprüfen“-Phase hat. In dieser Phase stellt das Team fest, ob das, was sie erreichen wollten, tatsächlich eingetreten ist, indem die erwarteten Ergebnisse mit den tatsächlichen Ergebnissen verglichen werden. PDCA hat also eine eingebaute Überprüfung für jeden Zyklus im Prozess.