Periodische Inventur

Wichtige Erkenntnisse

• Das periodische Inventarsystem beinhaltet das Zählen des Lagerbestands in festgelegten Abständen anstatt kontinuierlich, was es für kleine Unternehmen erschwinglich und einfach macht.
• Dieses System wird typischerweise von Unternehmen mit niedrigen Lagerumschlagsraten oder solchen ohne viele Mitarbeiter, die häufige Zählungen durchführen können, verwendet.
• Das periodische Inventar ist kostengünstig, kann jedoch zu menschlichen Fehlern und Schwierigkeiten bei der Erkennung von Diebstahl oder Mängeln ohne regelmäßige Kontrollen führen.
• Im Gegensatz zu permanenten Systemen bietet das periodische Inventar keine Echtzeitaktualisierungen der Lagerbestände oder der Kosten der verkauften Waren (COGS).
• Wenn Unternehmen wachsen, wechseln sie oft von einem periodischen zu einem permanenten System für eine genauere und häufigere Bestandsverfolgung.

Was ist periodisches Inventar?

Das periodische Inventarsystem hilft Unternehmen, den Lagerbestand zu verfolgen. Es ermöglicht ihnen, ihren Bestand in festgelegten Abständen, wie monatlich oder jährlich, zu zählen. Periodische Inventarsysteme werden oft von kleinen Unternehmen verwendet, da sie einfach und kostengünstig sind. Obwohl sie einfach zu verwalten sind, können sie Fehler aufweisen, da sie auf gelegentlichen physischen Zählungen und nicht auf Echtzeitverfolgung beruhen.

Verständnis der Mechanik des periodischen Inventars

Der Begriff Inventar bezieht sich auf die Rohstoffe oder Fertigwaren, die Unternehmen auf Lager und zum Verkauf bereit haben. Unternehmen halten normalerweise während des normalen Geschäftsbetriebs Inventar. Es gehört zu den wertvollsten Vermögenswerten eines Unternehmens, da es eine der primären Einnahmequellen ist.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Unternehmen ihren Bestand verbuchen können. Eine davon ist das periodische Inventarsystem. Diese Buchhaltungsmethode erfordert eine physische Bestandsaufnahme zu bestimmten Zeitpunkten, wie zum Beispiel am Ende des Quartals oder Geschäftsjahres. Unternehmen, die dieses System verwenden, verfolgen den Bestand zu Beginn und am Ende des Abrechnungszeitraums. Der Bestand wird nicht regelmäßig oder bei Verkäufen erfasst. Das periodische Inventarsystem ermöglicht es Unternehmen auch, die Kosten der verkauften Waren zu ermitteln.

Kleine Unternehmen verwenden häufig das periodische Inventar, da ihnen die Arbeitskräfte für regelmäßige Zählungen fehlen. Diese Unternehmen benötigen oft keine Buchhaltungssoftware für die Zählungen, was bedeutet, dass der Bestand von Hand gezählt wird. Daher wird das System häufig von Unternehmen verwendet, die kleine Mengen an Inventar verkaufen, darunter Kunst- und Autohändler.

Ein großer Vorteil des periodischen Inventars ist, dass es einfach und billig zu implementieren ist. Das liegt daran, dass es nicht regelmäßig stattfinden muss. Es erfordert keine ausgefallene Software oder sogar zusätzliche Arbeitskräfte, insbesondere für Unternehmen, die ein sehr geringes Warenvolumen verkaufen. Es gibt jedoch auch Nachteile, die Folgendes umfassen:

Die Möglichkeit menschlicher Fehler

Probleme bei der Erkennung von Mängeln und/oder Diebstahl

Die potenzielle Notwendigkeit, den Betrieb für eine Zählung einzustellen

Wichtig

Die COGS eines Unternehmens variieren stark mit den Lagerbeständen, da es oft billiger ist, in großen Mengen zu kaufen, insbesondere wenn es den Lagerraum hat, um den Bestand unterzubringen.

Vergleich von periodischen und permanenten Inventarsystemen

Unter dem periodischen Inventarsystem kennt ein Unternehmen weder seine Lagerbestände auf Einheitenebene noch seine COGS, bis der physische Zählprozess abgeschlossen ist. Dieses System kann tatsächlich für ein Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Bestandseinheiten (SKUs) in einem sich langsam bewegenden Markt akzeptabel sein.

Für andere wird das permanente Inventarsystem aus den folgenden Hauptgründen als überlegen angesehen:

Das permanente System aktualisiert kontinuierlich das Inventarvermögenshauptbuch im Datenbanksystem eines Unternehmens. Dies gibt dem Management einen sofortigen Überblick über den Bestand. Das periodische System ist daher zeitaufwändig und kann veraltete Zahlen liefern, die für das Management weniger nützlich sind.

Das permanente System aktualisiert die COGS bei jeder Bestandsbewegung, im Gegensatz zum periodischen System, dem es zwischen den Zählungen an Genauigkeit mangelt.

Das permanente System verfolgt jeden Inventargegenstand individuell. Das bedeutet, dass bei defekten Artikeln die Ursache des Problems schnell identifiziert werden kann. Im Gegensatz dazu würde das periodische System höchstwahrscheinlich keine schnelle Lösung ermöglichen.

Das permanente System ist technologiebasiert und Daten können gesichert, organisiert und manipuliert werden, um aufschlussreiche Berichte zu erstellen. Das periodische System ist manuell, anfällig für menschliche Fehler, und Daten können verloren gehen oder verlegt werden.

Kurzer Fakt

Viele Unternehmen beginnen möglicherweise mit einem periodischen System, weil sie nicht genügend Mitarbeiter für regelmäßige Bestandszählungen haben. Dies kann sich jedoch ändern, wenn Unternehmen wachsen, was bedeutet, dass sie möglicherweise das permanente Inventarsystem verwenden, wenn sich ihr Arbeitskräftepool vergrößert.

Praxisbeispiel eines periodischen Inventarsystems

Die Kosten der verkauften Waren sind ein grundlegendes Konto der Gewinn- und Verlustrechnung. Aber ein Unternehmen, das ein periodisches Inventarsystem verwendet, kennt den Betrag für seine Buchhaltungsunterlagen erst, wenn die physische Zählung abgeschlossen ist.

Nehmen wir an, der Wert des Inventars eines Unternehmens beträgt am 1. Januar 500.000 $. Das Unternehmen kauft in einem Zeitraum von drei Monaten Inventar im Wert von 250.000 $ ein. Nach einer physischen Bestandsaufnahme stellt das Unternehmen fest, dass der Wert seines Inventars am 31. März 400.000 $ beträgt. Dies wird zum Anfangsbestand für das nächste Quartal. Die COGS für das erste Quartal des Jahres betragen 350.000 $ (Anfangsbestand 500.000 $ + Einkäufe 250.000 $ - Endbestand 400.000 $).

Aufgrund der zeitlichen Abweichungen liegt es in der Verantwortung des Managers oder Geschäftsinhabers, der für die Überwachung des periodischen Inventars zuständig ist zu entscheiden, ob es für das Endergebnis sinnvoll ist, Stunden für die tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Bestandszählung aufzuwenden.

Was sind die Vorteile eines periodischen Inventarsystems?

Das periodische Inventarsystem wird häufig von Unternehmen verwendet, die während eines Abrechnungszeitraums eine kleine Menge an Waren verkaufen. Diese Unternehmen finden es oft vorteilhaft, dieses System zu verwenden, da es einfach zu implementieren und kostengünstig ist, da es keine ausgefallene Software erfordert.

Kann man Schwund im periodischen Inventarsystem feststellen?

Inventarschwund tritt auf, wenn eine Diskrepanz zwischen dem tatsächlichen Bestand und der Inventarliste besteht. Der tatsächliche Bestand ist also niedriger als in der Liste aufgeführt. Schwund ist im periodischen Inventarsystem nicht unbedingt offensichtlich. Das liegt daran, dass es den Bestand zu Beginn und am Ende des Berichtszeitraums erfasst, im Gegensatz zum permanenten System, das regelmäßige Bestandszählungen durchführt. Wenn es also Diebstahl, Beschädigung oder unbekannte Verlustursachen gibt, ist dies nicht automatisch ersichtlich.

Wann würde man ein periodisches Inventarsystem verwenden?

Unternehmen würden normalerweise ein periodisches Inventarsystem verwenden, wenn sie eine kleine Menge an Waren verkaufen und/oder wenn sie nicht genügend Mitarbeiter haben, um eine permanente Bestandszählung durchzuführen. Kleine Unternehmen, Kunsthändler und Autohändler sind einige Beispiele für Unternehmenstypen, die diese Buchhaltungsmethode verwenden würden.