Perpetualinventory

Wichtige Erkenntnisse

• Permanente Inventarsysteme bieten Echtzeitverfolgung und ständige Aktualisierungen der Lagerbestände und liefern Unternehmen eine fortlaufende Bewertung des Bestands, die bei effizientem Bestandsmanagement und Prognosen hilft.
• Obwohl sie für große Unternehmen mit komplexen Beständen und mehreren Standorten vorteilhaft sind, können permanente Inventarsysteme hohe Anschaffungskosten verursachen, was sie für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen weniger geeignet macht.
• Trotz der Automatisierung und kontinuierlichen Aktualisierungen erfordern permanente Inventarsysteme dennoch regelmäßige physische Zählungen, um Abweichungen durch Verlust, Diebstahl oder Beschädigung zu korrigieren, die das System selbst nicht erfassen kann.
• Permanente Inventarsysteme können nahtlos in Finanz- und Buchhaltungssysteme integriert werden, was eine genaue Erstellung von Finanzberichten ermöglicht und die gesamten Geschäftsabläufe verbessert.
• Die Integration von Echtzeitdaten in permanente Inventarsysteme erleichtert intelligente Entscheidungen, schnellere Reaktionen auf sich ändernde Marktanforderungen und bietet eine detaillierte Prüfpfad für bessere Geschäftseinblicke.
• Matthew Collins / Investopedia

Was ist ein permanentes Inventarsystem?

Ein permanentes Inventarsystem ist ein computergestütztes System, das Bestandsänderungen kontinuierlich in Echtzeit aufzeichnet. Dies reduziert oder in einigen Fällen eliminiert die Notwendigkeit physischer Bestandsprüfungen. Es stützt sich auf Daten der elektronischen Point-of-Sale-Technologie und bietet eine hochdetaillierte Ansicht der Bestandsänderungen sowie sofortige Berichterstattung über den aktuellen Lagerbestand.

Permanente Inventarsysteme eignen sich für große Unternehmen mit komplexen Beständen und hohen Verkaufsvolumina. Sie unterscheiden sich von periodischen Inventarsystemen, bei denen ein Unternehmen stattdessen auf regelmäßig geplante physische Zählungen angewiesen ist. Allerdings besteht gelegentlich die Notwendigkeit physischer Zählungen, um die Bestandsgenauigkeit zu überprüfen.

Wenn sie in die Buchhaltung und Finanzen integriert sind, führen permanente Inventarsysteme zu besserer Einhaltung von Vorschriften und Kundenservice.

Wie funktionieren permanente Inventarsysteme?

Permanente Inventarsysteme können älteren periodischen Inventarsystemen vorgezogen werden, da sie eine sofortige Verfolgung von Verkäufen und Lagerbeständen einzelner Artikel ermöglichen, was hilft, Engpässe zu vermeiden.

Ein permanentes Inventar muss nicht manuell von den Buchhaltern des Unternehmens angepasst werden, außer wenn es aufgrund von Verlust, Bruch oder Diebstahl von der physischen Inventurzählung abweicht.

Die Systemsoftware liefert Echtzeitaktualisierungen des Bestands durch den Einsatz von Barcode-Scannern oder anderen computergestützten Aufzeichnungen von Produktzugängen, Verkäufen und Retouren, sobald sie auftreten. Diese Informationen werden in eine kontinuierlich angepasste permanente Datenbank eingespeist.

Das System ermöglicht die Integration mit anderen Bereichen, einschließlich Finanz- und Buchhaltungsteams. Dies hilft, die Einhaltung von Steuer- und anderen Vorschriften sicherzustellen. Mitarbeiter können die permanenten Inventardaten nutzen, um genaueren Kundenservice hinsichtlich der Verfügbarkeit von Produkten, Ersatzteilen und anderen physischen Komponenten zu bieten.

Wichtig

Da permanente Inventarsysteme nicht in der Lage sind, Verlust, Bruch oder Diebstahl zu erfassen, kann eine periodische (physische) Inventur weiterhin erforderlich sein.

Vergleich von permanenten und periodischen Inventarsystemen

Die Unterschiede zwischen permanenten und periodischen Inventarsystemen gehen über die Funktionsweise der beiden Systeme hinaus, obwohl dies das Hauptunterscheidungsmerkmal ist.

Permanente Inventarsysteme verfolgen Verkäufe ständig und sofort mit computergestützter Point-of-Sale-Technologie. Periodische Inventarsysteme verfolgen Verkäufe nur, wenn eine physische Zählung angeordnet wird, und erfordern eine zeitpunktbezogene Zählung.

Große Unternehmen oder solche mit komplexen Beständen sind für ein permanentes System gut geeignet. Kleinere Unternehmen mit begrenztem Bestand können oft mit einem periodischen System auskommen. Gleiches gilt für die Fehlertoleranz, die bei einem permanenten System geringer ist, obwohl ein begrenzter, unkomplizierter Bestand bei einem periodischen System nicht stark beeinträchtigt wird.

Die Kosten der verkauften Waren (COGS) sind eine wichtige Buchhaltungskennzahl, die sich aus dem Anfangsbestand des Inventars zuzüglich der Kosten für Inventarkäufe abzüglich der Kosten des Endbestands ergibt. Bei einem permanenten Inventarsystem wird COGS ständig aktualisiert, anstatt periodisch bei der alternativen physischen Inventur.

Einmal eingerichtet, erfordert ein permanentes Inventarsystem weniger Aufwand als eine physische. Allerdings sind die Anschaffungskosten für ein permanentes Inventarsystem höher.

Vor- und Nachteile der Verwendung permanenter Inventarsysteme

Befürworter permanenter Inventarsysteme sind nicht immer bemüht, auf die Nachteile dieser Systeme hinzuweisen, deren Hauptnachteil das Fehlen einer Erfassung von Verlust, Bruch oder Diebstahl ist.

Andererseits weisen Kritiker nicht unbedingt darauf hin, dass gemeldete Lagerbestände ohne entsprechende Verkäufe auf Diebstahl oder Verlust hindeuten und eine physische Bestandsprüfung schneller auslösen können als bei einem periodischen System.

Bei der Entscheidung, wie die Kontrolle über das physische Inventar aufrechterhalten werden soll, ist es ratsam, sowohl die Vor- als auch die Nachteile jedes in Betracht gezogenen Systems sorgfältig abzuwägen.

Vorteile

Echtzeitaktualisierungen. Ein permanentes System, wie der Name schon sagt, liefert fortlaufende Aktualisierungen zu Käufen und Verkäufen. Manager und Mitarbeiter können diese Daten überwachen und bei Bedarf in Echtzeit nutzen.

Bessere Prognosen. Die Möglichkeit, Kundenkaufmuster und saisonale Schwankungen zu verfolgen, sowie die Chancen, die diese Informationen bieten, sind wichtige Vorteile eines permanenten Inventarsystems. Das Kennen und Aktualisieren von Kundenkaufmustern ermöglicht einen Bestandsplan, der Überbestände oder unzureichende Bestände minimiert, die zu Verlusten führen können.

Verwaltung mehrerer Standorte. Die Überwachung des Bestands an mehreren Standorten ist eine große Herausforderung im Bestandsmanagement. Ein vernetztes permanentes Inventarsystem schafft eine Reihe von Erfüllungsmöglichkeiten, darunter den Transfer von Beständen von einem Standort zu einem anderen und die interne Verwaltung der Lagerbestände für alle Standorte.

Erstellung von Finanzberichten. Dieses System vereinfacht die Erstellung von Finanzberichten. Eine der Komponenten von Finanzberichten ist der Inventarwert; die direkte Erfassung von Menge und Wert des verfügbaren Bestands im System kann die Erstellung von Finanzberichten beschleunigen und Fehler manueller Berechnungen vermeiden.

Reduzierung von Ausfallzeiten oder Geschäftsschließungen. Die ausschließliche Abhängigkeit von periodischen physischen Inventuren führt zu schwierigen Entscheidungen für Unternehmen. Binden sie die Zeit der Mitarbeiter, schließen sie sogar häufig Geschäfte, um Inventuren durchzuführen und Genauigkeit zu erlangen, oder entscheiden sie sich für weniger häufige Bestandszählungen und opfern aktuelle Daten? Ein permanentes Inventarsystem beseitigt diese Probleme.

Nachteile

Bestandsverlust. Dies kann unter anderem durch Beschädigung, Verderb und Diebstahl auftreten. Wenn das geschätzte permanente Inventar nicht mit einer späteren physischen Inventur übereinstimmt, entspricht diese Abweichung einem Verlust.

Fehlerhafte Bestandsverfolgung. Scanfehler, falsche Platzierung von Produkten, Softwarefehler oder Bedienerfehler (Mitarbeiter) können die Effizienz eines permanenten Inventarsystems beeinträchtigen. Wenn dies geschieht, behindert die Verfolgung der Waren und des Bestands des Unternehmens im Lager oder Geschäft die Geschäftsabläufe.

Hacking. Computersysteme sind trotz ihrer Geschwindigkeit und Effizienz anfällig für böswillige Handlungen in Form von Hacking. Hacking bedroht die Sicherheit und Genauigkeit aller Daten und Informationen und erzwingt die Implementierung von Cybersicherheitsmaßnahmen, die teuer sein können.

Kosten. Permanente Inventarsysteme sind teuer, insbesondere zu Beginn, aufgrund der Kosten für Ausrüstung, Software und Schulung. Aktualisierungen all dieser Dinge sind Teil der laufenden Kosten für die Aufrechterhaltung eines permanenten Systems. Für ein kleines Unternehmen mit begrenztem Bestand und geringen Margen kann ein permanentes System möglicherweise nicht erschwinglich oder sogar notwendig sein. (Allerdings können größere Unternehmen oder solche mit mehreren Standorten Kosteneinsparungen erzielen.)

Notwendigkeit der physischen Inventur. Aufgrund der letztendlichen Notwendigkeit, „Dinge zu zählen“, ist eine physische Inventur zumindest jährlich ratsam, wenn nicht sogar unbedingt erforderlich. Obwohl physische Inventuren nicht eliminiert werden können, kann ihre Anzahl unter optimalen Umständen reduziert werden.

Ideale Situationen für die Implementierung eines permanenten Inventarsystems

Große Unternehmen mit einem hohen Volumen an ständig rotierendem physischem Inventar sollten die Implementierung eines permanenten Inventarsystems in Betracht ziehen. Gleiches gilt für Unternehmen mit mehreren Standorten. Unternehmen, die zukünftiges Wachstum erwarten, könnten ebenfalls die Implementierung eines permanenten Inventarsystems in Betracht ziehen.

Die Höhe der Margen des Unternehmens und seine Fähigkeit, Implementierungs- und laufende Betriebskosten zu tragen

Die Größe des zu verwaltenden Bestands

Die Fähigkeit der Lieferanten, auf verschiedene Arten von Bestandsverwaltungsmethoden zu reagieren

Implementierung eines permanenten Inventarsystems: Ein Leitfaden

Zur Berechnung des Bestands müssen Unternehmen ein System einrichten, bei dem jedes Inventarstück in das System eingegeben und beim Verkauf aus dem System abgezogen wird. Dies erfordert den Einsatz von Point-of-Sale-Terminals, Barcode-Scannern und permanenter Inventarsoftware, um den geschätzten Bestand bei jedem Produktkauf und -verkauf zu aktualisieren.

Da ein permanentes Inventarsystem den Bestand vor Ort schätzt, ersetzt es keine periodische physische Inventur. Irgendwann sollte eine physische Inventur stattfinden.

Unternehmen, die ein permanentes Inventarsystem verwenden, setzen in der Regel Zykluszählungen ein, bei denen ein Teil des Bestands physisch gezählt wird, um eine Basislinie zur Überprüfung der Genauigkeit des permanenten Systems zu erhalten. Ziel ist es, im Laufe der Zeit eine vollständige physische Inventur durchzuführen.

Bestandsverwaltung

Bestandsverwaltung bezieht sich auf die Prozesse, die mit der Bestellung von Rohmaterialien, deren Lagerung und Verwendung zur Herstellung von Produkten und schließlich dem Verkauf von Produkten an einen Endverbraucher verbunden sind. Es gibt vier Hauptmethoden der Bestandsverwaltung:

Just-in-Time-Management (JIT)

Materialbedarfsplanung (MRP)

Optimale Bestellmenge (EOQ)

Lagerumschlag in Tagen (DSI)

Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile bei der Verwendung innerhalb eines permanenten Inventarsystems.

Die Verwendung eines permanenten Inventarsystems erleichtert es einem Unternehmen besonders, die Methode der optimalen Bestellmenge (EOQ) für den Bestandskauf zu nutzen. EOQ ist eine Formel, die Manager verwenden, um zu entscheiden, wann sie Bestellungen aufgeben, basierend auf den Kosten für die Lagerhaltung sowie den Kosten des Unternehmens für die Bestellung.

Kosten der verkauften Waren (COGS)

Wenn ein Unternehmen Produkte in einem permanenten Inventarsystem verkauft, erhöht sich das Aufwandskonto und die Kosten der verkauften Waren (COGS) steigen. COGS stellt die Produktionskosten und Ausgaben während eines bestimmten Zeitraums dar. Dies umfasst Material- und Arbeitskosten, jedoch nicht Vertriebs- oder Verkaufskosten. Die Formel für COGS ist unten aufgeführt.

COGS = BI + P - EI

BI = Anfangsbestand

P = Käufe im Zeitraum

EI = Endbestand

Ein permanentes Inventarsystem führt eine kontinuierliche Aufzeichnung der Transaktionen, sodass COGS jederzeit verfügbar ist. Im Gegensatz dazu berechnet ein periodisches Inventarsystem die COGS erst nach Durchführung einer physischen Inventur.

Der Vorteil eines permanenten Systems bei der Bereitstellung einer fortlaufenden Schätzung der COGS ist klar. Ein Unternehmen weiß nach jeder Transaktion, wie hoch die Kosten für die zu diesem Zeitpunkt verkauften Produkte sind. Durch die kontinuierliche Aktualisierung dieser Daten und deren Integration in andere Geschäftssysteme hat das Unternehmen rund um die Uhr handlungsrelevante Informationen zur Verfügung, um zeitnah auf gestiegene Kosten zu reagieren.

Berechnung des Bruttogewinns

Der Bruttogewinn ergibt sich aus der Subtraktion der COGS vom Umsatz. Beachten Sie, dass COGS die Kosten für Arbeit und Material umfasst, jedoch nicht Verkaufs- oder Vertriebskosten. Die Formel für den Bruttogewinn lautet:

Bruttogewinn = Umsatz - COGS

Die Fähigkeit, COGS kontinuierlich zu schätzen, gibt einem Unternehmen, das ein permanentes Inventarsystem verwendet, auch die Möglichkeit, den Bruttogewinn kontinuierlich zu schätzen. Das liegt daran, dass bei einem permanenten Inventarsystem jede Transaktion in Echtzeit erfasst wird.

Beispiele für Kostenrechnungssysteme in der Bestandsverwaltung

Unternehmen können zwischen mehreren Methoden wählen, um die Kosten des zum Verkauf gehaltenen Bestands zu verbuchen, aber die insgesamt ausgewiesenen Bestandskosten sind bei jeder Methode gleich. Der Unterschied zwischen den Methoden liegt im Zeitpunkt der Erfassung der Bestandskosten und der Buchung der Kosten der verkauften Bestände auf das Aufwandskonto für Verkaufskosten.

Die First-in-first-out-Methode (FIFO) geht davon aus, dass die ältesten Einheiten zuerst verkauft werden, während die Last-in-first-out-Methode (LIFO) die neuesten Einheiten als zuerst verkauft erfasst. Unternehmen können den Bestandsbewertungsprozess vereinfachen, indem sie einen gewichteten Durchschnittskostenpreis verwenden, also die gesamten Bestandskosten geteilt durch die Anzahl der Einheiten im Bestand.

Was ist der Unterschied zwischen einem permanenten und einem periodischen Inventarsystem?

Ein permanentes Inventarsystem verwendet Point-of-Sale-Terminals, Scanner und Software, um alle Transaktionen in Echtzeit aufzuzeichnen und eine fortlaufende Schätzung des Bestands zu führen. Ein periodisches Inventarsystem erfordert das Zählen von Artikeln in verschiedenen Abständen, z. B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Wofür steht COGS?

COGS ist ein Akronym für Kosten der verkauften Waren (cost of goods sold). Es spielt eine integrale Rolle in der Betriebsbuchhaltung, indem es eine zeitpunktbezogene Schätzung der Kosten für die Produktion der von einem Unternehmen verkauften Produkte liefert. Wenn das Unternehmen ein permanentes Inventarsystem verwendet, ist COGS kontinuierlich verfügbar. Bei einem periodischen Inventarsystem wird COGS am Ende eines Inventurzeitraums berechnet.

Was ist der Unterschied zwischen FIFO und LIFO?

FIFO (first in, first out) bezieht sich auf ein Buchhaltungssystem, das davon ausgeht, dass die ältesten Produkte zuerst verkauft werden, gefolgt von neueren. LIFO (last in, first out) geht davon aus, dass die neuesten Produkte vor älteren verkauft werden.