Portokasse

Portokasse verstehen: Nutzung, Buchhaltung und bewährte Verfahren

Was ist Portokasse?

Portokasse bezeichnet eine kleine Menge Bargeld, die Unternehmen für bequeme Zahlungen kleiner Ausgaben wie Büromaterial oder kleine Rückerstattungen bereithalten, bei denen die Ausstellung eines Schecks oder einer Firmenkreditkarte unpraktisch ist. Die Portokasse wird in der Regel an einem sicheren Ort wie einer verschlossenen Box aufbewahrt und ermöglicht eine reibungslose und schnelle Abwicklung von Nebenkosten, ohne die Buchhaltungsprozesse zu stören. In regelmäßigen Abständen gleichen Unternehmen die Portokasse ab, um Transaktionen mit den Jahresabschlüssen in Einklang zu bringen und Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten. Das Verständnis dieses Prozesses ermöglicht es Unternehmen, Mikroausgaben effizient zu verwalten, ohne die internen Kontrollen zu beeinträchtigen.

Wichtige Erkenntnisse

Portokasse ist eine kleine Bargeldreserve, die ein Unternehmen für kleine Ausgaben bereithält und schnelle und kleine Transaktionen ermöglicht.
Der Portokassenfonds wird von einem Kassenverwalter verwaltet, der für die Auszahlung von Geldern und die Führung genauer Aufzeichnungen durch Quittungen und regelmäßige Abstimmungen verantwortlich ist.
Die Portokasse ist zwar für gelegentliche Transaktionen nützlich, birgt jedoch Sicherheitsrisiken aufgrund der leichten Missbrauchsmöglichkeit, Diebstahlsrisiken und der Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von physischem Geld im Vergleich zu digitalen Zahlungen.
Der Abgleich der Portokasse umfasst die Verbuchung von Ausgaben mit Quittungen und die Sicherstellung, dass der Kassenbestand dem erwarteten Saldo entspricht, wobei Überschüsse oder Fehlbeträge in den Aufzeichnungen berichtigt werden.
Obwohl einige sie aufgrund moderner elektronischer Zahlungsoptionen als veraltet ansehen, bleibt die Portokasse eine effektive Lösung für sofortige und ungeplante kleine Geschäftsbedürfnisse.

Wie die Portokasse alltägliche Transaktionen vereinfacht

Die Portokasse bietet Bequemlichkeit für kleine Transaktionen, bei denen die Ausstellung eines Schecks oder einer Firmenkreditkarte unangemessen oder inakzeptabel ist. Der geringe Bargeldbetrag, den ein Unternehmen als Portokasse betrachtet, variiert, wobei viele Unternehmen zwischen 100 und 500 Euro als Portokassenfonds führen. Beispiele für Transaktionen, für die ein Portokassenfonds verwendet wird, sind:

Büromaterial

Karten für Kunden

Blumen

Bezahlung eines Catering-Mittagessens für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern

Erstattung von kleinen arbeitsbezogenen Ausgaben an einen Mitarbeiter

Für die Überwachung des Fonds werden Portokassenverwalter ernannt. Zu den Aufgaben des Verwalters gehören in der Regel die Durchsetzung der Portokassenregeln und -vorschriften, die Beantragung von Nachfüllungen und die Auszahlung von Geldern.

Wesentliche Regeln und Kontrollen für die Verwaltung der Portokasse

Portokassenfonds umgehen möglicherweise einige interne Kontrollen. Die Verfügbarkeit von Portokasse bedeutet jedoch nicht, dass sie von jeder Person für jeden Zweck verwendet werden kann. Viele Unternehmen wenden strenge interne Kontrollen zur Verwaltung des Fonds an. In der Regel dürfen nur wenige Personen Auszahlungen für legitime Unternehmensaktivitäten genehmigen.

Ein Portokassen-Beauftragter kann damit beauftragt werden, den Scheck zur Auffüllung der Portokassen-Schublade auszustellen und die entsprechenden Buchungen vorzunehmen. Der Portokassenverwalter ist für die Verteilung des Bargelds und das Sammeln von Quittungen für alle Einkäufe oder Verwendungen der Gelder zuständig. Die Quittungen sollten steigen, um den sinkenden Portokassensaldo auszugleichen.

Durch die Einsetzung eines Portokassen-Beauftragten und eines Portokassenverwalters trägt das duale Verfahren dazu bei, die Gelder zu sichern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang dazu haben.

Wie man Portokassentransaktionen genau erfasst

Wenn ein Portokassenfonds verwendet wird, werden Portokassentransaktionen weiterhin im Jahresabschluss erfasst. Journaleinträge werden nur erfasst, wenn der Verwalter mehr Bargeld anfordert, nicht wenn Einkäufe mit Portokasse getätigt werden. Der Buchungssatz für die Aushändigung von mehr Bargeld an den Verwalter ist eine Belastung des Portokassenfonds und eine Gutschrift auf das Kassenkonto.

Bei einem Fehlbetrag oder Überschuss wird ein Journaleintrag auf einem Über-/Unter-Konto vorgenommen. Ist der Fonds überzählig, wird eine Gutschrift zur Darstellung eines Gewinns erfasst. Ist der Portokassenfonds unterzählig, wird eine Belastung zur Darstellung eines Verlusts erfasst. Das Über- oder Unterkonto wird verwendet, um den Fonds beim Abgleich auszugleichen.

Wichtig

Der Internal Revenue Service (IRS) empfiehlt, Portokassenbelege auszufüllen und sie den Quittungen beizufügen, um Portokassenausgaben zu erfassen und zu dokumentieren.1

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Abgleich der Portokassenbestände

1. Bestimmen Sie den aktuellen Saldo des Portokassenfonds.

2. Subtrahieren Sie den aktuellen Saldo vom ursprünglichen Saldo, um den insgesamt abgehobenen Betrag zu berechnen.

3. Summieren Sie die Beträge aller Portokassenbelege und Quittungen.

4. Vergleichen Sie diese Summe mit dem berechneten abgehobenen Betrag.

5. Untersuchen Sie etwaige Unstimmigkeiten und korrigieren Sie Fehler.

6. Beantragen Sie bei Bedarf eine Bargeldauffüllung.

7. Erfassen Sie die Auffüllungstransaktionen ordnungsgemäß im Hauptbuch.

Mehr zum Ausgleichen der Portokasse in der Buchhaltung

Jedes Mal, wenn Sie auf einen Portokassenfonds zugreifen – also Geld entnehmen – sollte ein Beleg oder Voucher ausgefüllt werden. Dieser dient als Quittung und erfasst den Abhebungsbetrag, das Datum, den Zweck und andere Details. Zunehmend werden diese Belege elektronisch in einer digitalen Tabelle oder einem Hauptbuch erfasst. Es kann aber auch hilfreich sein, Papierbelege sowie Quittungen für die Einkäufe oder Zahlungen (wenn möglich) aufzubewahren.

Nach einem festgelegten Intervall – in der Regel zur gleichen Zeit jeden Monat oder jede Woche – ist es Zeit, das Portokassenkonto abzugleichen oder auszugleichen. Notieren Sie zunächst den aktuellen Bestand des Fonds. Ziehen Sie dann diesen Betrag vom Anfangssaldo ab. Diese Summe ist der gesamte in diesem Zeitraum vom Konto abgehobene Betrag.

Als nächstes summieren Sie den Betrag aller ausstehenden Belege (einschließlich beigefügter Quittungen). Dieser Betrag sollte mit der von Ihnen aus den Anfangs- und Endsalden des Kontos berechneten Abhebungssumme übereinstimmen. Und der Bargeldbetrag in Ihrer Aufbewahrungsbox oder Schublade sollte mit dem aktuellen Saldo des Kontos identisch sein.

Wenn sie nicht übereinstimmen, müssen Sie untersuchen, warum: Gab es einen Rechenfehler? Fehlt eine Quittung oder ist sie falsch?

Der Ausgleich des Portokassenkontos erfolgt in der Regel, wenn der Fonds wieder aufgefüllt werden muss. Der Portokassenverwalter bringt alle Belege oder Vouchers zum Buchhalter, Kassierer oder Wirtschaftsprüfer des Unternehmens. Die Portokassenquittungen werden im Hauptbuch des Unternehmens als Gutschriften auf das Portokassenkonto und wahrscheinlich als Belastungen auf verschiedene Aufwandskonten verbucht. Wenn der Portokassenfonds aufgefüllt wird – in der Regel durch die Ausstellung eines Firmenschecks – wird dies als Belastung des Portokassenkontos und als Gutschrift auf das Kassenkonto verbucht.2

Vergleich von Portokasse und Kassenbestand: Was ist der Unterschied?

„Portokasse" und „Kassenbestand" klingen sehr ähnlich und überschneiden sich auch. Von beiden ist „Kassenbestand" der allgemeinere Begriff.

Portokasse bezieht sich speziell auf Geld – buchstäblich Münzen und Scheine – das ein Unternehmen für kleine Auslagen bereithält, meist weil Bargeld einfacher zu verwenden ist als ein Scheck oder eine Kreditkarte.

Kassenbestand ist jedes verfügbare Bargeld oder liquide Mittel, das ein Unternehmen besitzt. Es kann sich um tatsächliches Geld handeln, wie Beträge, die Sie noch nicht auf der Bank eingezahlt haben, oder kleinere Scheine und Münzen, die Sie in der Kasse aufbewahren, um Kunden Wechselgeld zu geben. In dieser Bedeutung besteht der Unterschied zur Portokasse darin, wo Sie das Geld aufbewahren und wie Sie es verwenden – Portokasse eher für interne Geschäftsbedürfnisse/Ausgaben von Mitarbeitern, Kassenbestand bezieht sich auf Gelder, die von Kunden eingenommen oder an Kunden zurückerstattet werden.

Kassenbestand hat jedoch eine umfassendere Bedeutung als Buchhaltungsbegriff. In der Finanzwelt bezeichnet er auch die hochliquiden Vermögenswerte eines Unternehmens – Guthaben auf Giro- oder anderen Bankkonten, Geldmarktfonds, kurzfristige Schuldtitel oder andere Zahlungsmitteläquivalente. Obwohl es sich nicht buchstäblich um Bargeld handelt, ist es Geld, das leicht und schnell verfügbar ist, weshalb es als „Kassenbestand" bezeichnet wird.

Kurz gesagt: Alle Portokasse ist Kassenbestand, aber nicht aller Kassenbestand ist Portokasse.

Vor- und Nachteile der Verwendung von Portokasse abwägen

Portokasse hat ihre Vorteile. Bargeld bleibt in vielen Fällen die schnellste, einfachste und unkomplizierteste Art, Dinge zu bezahlen. Es eignet sich gut für kleine spontane Ausgaben – wie ein Trinkgeld für den Pizzaboten zum Mittagessen oder Taxigeld für Mitarbeiter, die Überstunden machen. Es erspart den Aufwand, Leuten Geld zu erstatten oder von ihnen zu erwarten, dass sie für arbeitsbezogene Dinge aus eigener Tasche zahlen.

Portokasse kann auch für häufige, aber alltägliche Ausgaben verwendet werden, wie Milch für den Bürokühlschrank, Briefmarken oder Reinigungsmittel.

Obwohl es nicht zur Gewohnheit werden sollte, kann Portokasse in Notfällen verwendet werden, um Kunden Wechselgeld zu geben, wenn die Kasse knapp wird.

Allerdings kann die Bequemlichkeit der Portokasse auch Risiken bergen. Bargeld ist schwer zu sichern und kaum nachverfolgbar; es ist sehr leicht, dass Gelder spurlos verschwinden – selbst wenn Sie ein sorgfältiges System von Quittungen oder Belegen eingerichtet haben.

Die Verwaltung von Portokasse, einschließlich Buchführung und regelmäßiger Abstimmung, erfordert zusätzlichen Aufwand. In großen Firmen mit einem Büroleiter oder einer Buchhaltungsabteilung mag dies eine geringfügige Unannehmlichkeit sein; für kleine Unternehmen kann es eine Belastung darstellen.

Sogar kleine Läden und Restaurants, in denen Bargeld üblich war, bewegen sich hin zu bargeldlosen Transaktionen. Portokasse ist laut einigen Kritikern zu einem veralteten Konzept geworden. Zwischen Kreditkarten, Debitkarten, Zahlungsdiensten wie Venmo oder Paypal, elektronischen Geldbörsen und anderen kontaktlosen Zahlungsmöglichkeiten gibt es zahlreiche Alternativen, die so einfach sind wie Bargeld – mit den zusätzlichen Vorteilen der Nachverfolgbarkeit, Sicherheit und geringeren Diebstahlgefahr.

Der Sicherheitsaspekt ist oft wichtig für kleine Unternehmen, die lange Zeit befürchtet haben, dass die Aufbewahrung von Bargeld eine Einladung für Kriminalität ist.

Bequem, leicht verständlich

Sofort verfügbar; keine Vorabplanung/Genehmigung erforderlich

Gut für Notfälle/spontane Bedürfnisse

Sicherheitsrisiko: Schwer nachverfolgbar und anfällig für Betrug, Diebstahl, Missbrauch

Erfordert manuelle Überwachung, Buchführung

Altmodisch/veraltet

Was ist Portokasse und wofür wird sie verwendet?

Portokasse ist das Geld, das ein Unternehmen oder eine Firma bereithält, um kleine Zahlungen, Einkäufe und Rückerstattungen zu tätigen. Ob routinemäßig oder unerwartet, es handelt sich um Transaktionen, bei denen das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Kreditkarte unpraktisch oder unbequem ist.

Warum heißt es Portokasse?

Das englische Wort „petty" leitet sich vom französischen „petit" ab, was „klein" oder „gering" bedeutet. Ebenso bedeutet „petty" geringfügig oder unbedeutend. Portokasse bezieht sich also auf eine kleine Geldsumme, die für unbedeutende oder kleine Einkäufe beiseitegelegt wird, im Gegensatz zu größeren Ausgaben oder Rechnungen.

Eine der frühesten Verwendungen des Begriffs stammt aus einem pädagogischen Werk über Haushaltsführung von Benjamin Billingsley, „Advice to the women and maidens of London", das auf das Jahr 1678 datiert.3

Was ist ein Beispiel für Portokasse?

Portokasse wird normalerweise in einer Schublade, einer verschlossenen Box oder einem großen Umschlag aufbewahrt. Typische Portokasseneinkäufe umfassen:

Kaffee, Süßigkeiten oder Snacks

Blumen, Geburtstagskarten oder andere kleine Geschenke

Taxigeld oder Fahrkarten

Kleine Büromaterialien – Stifte, Radiergummis, Heftgeräte usw.

Catering-Mahlzeiten

Ist Portokasse ein Zahlungsmitteläquivalent?

Nein. Portokasse ist tatsächliches Bargeld: Scheine und Münzen. Zahlungsmitteläquivalente sind hochliquide Wertpapiere und andere Vermögenswerte, die leicht in Bargeld umgewandelt werden können: Geldmarktfonds, Commercial Paper oder kurzfristige Schuldtitel wie Schatzanweisungen.

In den Unternehmensabschlüssen wird die Portokasse jedoch im Bereich „Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente" der Bilanz ausgewiesen.4 Die beiden können also in diesem Sinne zusammengefasst werden.