Projektmanagement

Wichtige Erkenntnisse

• Auf einer sehr grundlegenden Ebene umfassen die fünf Hauptphasen des Projektmanagements Planung, Initiierung, Ausführung, Überwachung und Abschluss eines Projekts.
• Es gibt viele verschiedene Arten von Projektmanagement-Methoden und -Techniken, darunter traditionelle, Wasserfall-, agile und Lean-Methoden.
• Projektmanagement wird branchenübergreifend eingesetzt und ist ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs von Bau-, Ingenieur- und IT-Unternehmen.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die gesamte Koordination von Personal, Finanzen, Technologie und geistigem Eigentum, um Dinge zu verwirklichen. Im Gegensatz zum Betriebsmanagement, das sich stärker auf die täglichen Aktivitäten konzentriert, überwacht das Projektmanagement größere Deliverables (auch wenn es das größere Projekt oft in kurzfristigere Aufgaben unterteilt).

Projektmanagement verstehen

Im Allgemeinen umfasst der Projektmanagementprozess die folgenden Phasen: Planung, Initiierung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Wir werden jede dieser Phasen später in diesem Artikel genauer besprechen.

Projektmanagement wird oft mit Bereichen wie Ingenieurwesen und Bauwesen sowie in jüngerer Zeit mit dem Gesundheitswesen und der Informationstechnologie (IT) in Verbindung gebracht, die in der Regel eine komplexe Reihe von Komponenten aufweisen, die in einer bestimmten Reihenfolge fertiggestellt und zusammengesetzt werden müssen, um ein funktionierendes Produkt zu erstellen.

Unabhängig von der Branche haben Projektmanager in etwa die gleiche Aufgabe: die Ziele und Vorgaben des Projekts zu definieren und festzulegen, wann die verschiedenen Projektkomponenten von wem abgeschlossen werden sollen. Sie erstellen auch Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die fertiggestellten Komponenten einem bestimmten Standard entsprechen.

Wichtig

Von Anfang bis Ende benötigt jedes Projekt einen Plan, der festlegt, wie die Dinge in Gang gesetzt werden, wie sie aufgebaut werden und wie sie abgeschlossen werden.

Jedes Projekt hat in der Regel ein Budget und einen Zeitrahmen. Projektmanagement verwendet eine Art Triage-Prozess, um alles reibungslos, termingerecht und im Budget zu halten. Das bedeutet, dass der Projektmanager, wenn der geplante Zeitrahmen sich dem Ende zuneigt, möglicherweise alle Teammitglieder an dem Projekt arbeiten lässt, um den Zeitplan einzuhalten. Es wurden viele Arten des Projektmanagements entwickelt, um den spezifischen Anforderungen bestimmter Branchen oder Projekttypen gerecht zu werden. Drei dieser Arten sind Wasserfall, Agil und Lean.

Arten des Projektmanagements

Wasserfall-Projektmanagement

Dies ähnelt dem traditionellen Projektmanagement, beinhaltet jedoch die Einschränkung, dass jede Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt. Die Schritte sind linear, und der Fortschritt fließt in eine Richtung – wie ein Wasserfall. Daher ist die Beachtung der Aufgabenreihenfolge und der Zeitpläne bei dieser Art von Projektmanagement sehr wichtig. Oft wächst die Größe des Teams, das an dem Projekt arbeitet, wenn kleinere Aufgaben abgeschlossen sind und größere Aufgaben beginnen.

Agiles Projektmanagement

Die Computersoftwarebranche war eine der ersten, die diese Methodik anwandte. Basierend auf den 12 Kernprinzipien des Agile Manifesto ist agiles Projektmanagement ein iterativer Prozess, der sich auf die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Ergebnisse konzentriert. Im Kern sind qualitativ hochwertige Ergebnisse das Ergebnis von Kundennutzen, Teaminteraktionen und der Anpassung an aktuelle Geschäftsbedingungen.

Agiles Projektmanagement folgt keinem sequenziellen Ansatz von Phase zu Phase. Stattdessen werden Phasen des Projekts parallel von verschiedenen Teammitgliedern einer Organisation abgeschlossen. Dieser Ansatz kann Fehler finden und beheben, ohne den gesamten Prozess neu starten zu müssen.

Lean-Projektmanagement

Bei dieser Methodik geht es darum, Verschwendung zu vermeiden, sowohl von Zeit als auch von Ressourcen. Die Hauptidee ist, mit weniger Ressourcen mehr Wert für die Kunden zu schaffen. Bei der Verwaltung eines Projekts mit diesem Ansatz ist das Ziel ähnlich dem des Lean-Enterprise-Produktionsprinzips. Die einzigen Ressourcen, die für das Projekt verwendet werden, sind die, die direkt zu seinem erfolgreichen Abschluss beitragen.

Es gibt noch viele weitere Methoden und Arten des Projektmanagements als hier aufgeführt, aber dies sind einige der häufigsten. Die verwendete Art hängt von der Präferenz des Projektmanagers oder des Unternehmens ab, dessen Projekt verwaltet wird.

Kanban-Projektmanagement

Kanban ist eine hochvisuelle und intuitive Projektmanagement-Methodik, die darauf ausgelegt ist, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Im Kern basiert Kanban auf einem Kanban-Board, einer visuellen Darstellung der Aufgaben des Projekts und ihres Status. Aufgaben werden als Karten dargestellt, die sich durch verschiedene Phasen des Arbeitsablaufs bewegen, die typischerweise als Spalten auf dem Board dargestellt werden, wie z. B. „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“.

Während der Arbeit bewegen Teammitglieder Karten über das Board und bieten so eine Echtzeit-Transparenz über den Status jeder Aufgabe und des gesamten Projekts. Durch die Visualisierung der Arbeit auf diese Weise fördert Kanban Transparenz, Zusammenarbeit und Effizienz, sodass Teams Engpässe erkennen, Aufgaben priorisieren und einen stetigen Arbeitsfluss aufrechterhalten können.

Six-Sigma-Projektmanagement

Vielleicht eher als Werkzeug zur Prozessverbesserung betrachtet, kann Six Sigma dennoch im Projektmanagement eingesetzt werden. Six Sigma ist ein strenger und datengesteuerter Ansatz zur Prozessverbesserung, der darauf abzielt, Fehler und Abweichungen in organisatorischen Prozessen zu minimieren.

Six Sigma verwendet eine strukturierte Methodik namens DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern). In der Define-Phase werden Projektziele und -vorgaben geklärt und wichtige Metriken zur Messung der Prozessleistung festgelegt. Die Measure-Phase umfasst das Sammeln relevanter Daten und die Analyse der Prozessleistung anhand festgelegter Metriken, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

In der Analyze-Phase werden die Grundursachen von Fehlern oder Abweichungen durch statistische Analysen und datengesteuerte Techniken identifiziert. Sobald die Grundursachen verstanden sind, konzentriert sich die Improve-Phase auf die Umsetzung gezielter Lösungen zur Behebung identifizierter Probleme und zur Optimierung der Prozessleistung. Schließlich umfasst die Control-Phase die Einrichtung von Kontrollen und Überwachungssystemen, um Verbesserungen im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Prozesse stabil bleiben und weiterhin die gewünschten Leistungsniveaus erfüllen.

Scrum-Projektmanagement

Scrum ist ein beliebtes agiles Framework, das die Teamzusammenarbeit verbessern und iterativ Werte liefern soll. Scrum unterteilt die Projektarbeit in überschaubare Einheiten, sogenannte Sprints, die in der Regel zwischen einer und vier Wochen dauern. Jeder Sprint beginnt mit einer Planungssitzung, in der das Team eine Reihe von Aufgaben aus dem Product Backlog auswählt, die während des Sprints erledigt werden sollen. Sobald der Sprint beginnt, arbeitet das Team gemeinsam daran, das Sprint-Ziel zu erreichen, und hält tägliche Stand-up-Meetings ab, um den Fortschritt zu besprechen, Herausforderungen anzugehen und sich bei Bedarf anzupassen.

Während des gesamten Sprints konzentrieren sich Scrum-Teams auf die schrittweise Wertschöpfung und produzieren oft bis zum Ende jedes Sprints ein potenziell auslieferbares Produktinkrement. Nach dem Sprint führt das Team eine Sprint-Überprüfung durch, um die abgeschlossene Arbeit den Stakeholdern zu demonstrieren und Feedback einzuholen.

Schritte des Projektmanagements

Verschiedene Projektmanagement-Frameworks können mehr oder weniger Schritte identifizieren. Im Allgemeinen gibt es fünf Phasen des Projektmanagements, die jeweils kurz unten beschrieben werden.

Phase 1: Initiierung

Die Initiierungsphase dient als Ursprung des Projekts, in dem eine Idee zu einer klaren Vision entwickelt wird. Sie umfasst Brainstorming, Machbarkeitsstudien und die Verfeinerung des Projektkonzepts, um es an den Unternehmenszielen und den Bedürfnissen der Stakeholder auszurichten. In der Initiierungsphase werden die Projektziele sowie der Arbeitsumfang und die gewünschten Ergebnisse definiert.

Phase 2: Planung

Die Planung ist die Phase, in der der Bauplan für das Projekt erstellt wird. Die Planung umfasst die Aufteilung des Projekts in überschaubare Aufgaben, deren logische Reihenfolge, die Schätzung von Ressourcen und die Entwicklung eines umfassenden Projektplans.

Die Planung beinhaltet in der Regel eine Art von Ressourcenzuweisungsaufgaben. Die Ressourcenzuweisung stellt sicher, dass die erforderlichen Personen, Materialien und das Budget bei Bedarf verfügbar sind. Das Risikomanagement identifiziert potenzielle Bedrohungen, wenn diese Ressourcen möglicherweise nicht zur richtigen Zeit oder in der richtigen Menge verfügbar sind.

Phase 3: Ausführung

In der Ausführungsphase wird der Projektplan zum Leben erweckt und das Projektteam tritt in Aktion. Aufgaben werden zugewiesen, und die Teammitglieder arbeiten zusammen, um die Projektergebnisse zu realisieren. Qualitätssicherungsprozesse werden implementiert, um zu überprüfen, ob die Projektergebnisse die festgelegten Qualitätsstandards erfüllen. Die Ausführungsphase ist die Zeit intensiver Aktivität, in der das Projekt sichtbar seinen Zielen entgegengeht.

Phase 4: Überwachung

Sobald das Projekt läuft, beinhaltet die Überwachungsphase die Verfolgung der Projektleistung im Vergleich zum Plan, die Identifizierung von Abweichungen oder Problemen und das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Änderungsmanagementprozesse werden implementiert, um Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder Ressourcen zu behandeln. Projektmanager nutzen diese Phase, um Hindernisse zu bewältigen (z. B. verspätete Lieferungen, nicht verfügbares Personal usw.).

Phase 5: Abschluss

Die Abschlussphase markiert den Höhepunkt der Projektarbeit. Lose Enden werden zusammengebunden, und hoffentlich werden Erfolge gefeiert. In der Abschlussphase werden die endgültigen Ergebnisse an den Kunden oder Endbenutzer übergeben, und alle verbleibenden administrativen Aufgaben wie Vertragsabschluss oder finanzielle Abgleiche werden erledigt. Es ist in der Regel eine gute Idee, eine Nachbesprechung zu „gewonnenen Erkenntnissen“ durchzuführen, um bessere Prozesse oder Projektmanagementtechniken für zukünftige ähnliche Projekte zu implementieren.

Beispiel für Projektmanagement

Nehmen wir an, ein Projektmanager wird damit beauftragt, ein Team zur Entwicklung von Softwareprodukten zu leiten. Er beginnt damit, den Umfang des Projekts zu identifizieren. Dann weist er Aufgaben an das Projektteam zu, zu dem Entwickler, Ingenieure, technische Redakteure und Qualitätssicherungsspezialisten gehören können. Der Projektmanager erstellt einen Zeitplan und setzt Fristen.

Oft verwendet ein Projektmanager visuelle Darstellungen des Arbeitsablaufs, wie z. B. Gantt-Diagramme oder PERT-Diagramme, um zu bestimmen, welche Aufgaben von welchen Abteilungen abgeschlossen werden sollen. Wir werden auf Visualisierungen im nächsten Abschnitt eingehen. Sie legen ein Budget fest, das ausreichende Mittel enthält, um das Projekt auch bei unerwarteten Eventualitäten im Budget zu halten. Der Projektmanager stellt auch sicher, dass das Team die Ressourcen hat, die es benötigt, um ein Softwareprodukt zu erstellen, zu testen und bereitzustellen.

Wenn ein großes IT-Unternehmen kleinere Unternehmen übernimmt, ist ein wichtiger Teil der Aufgabe des Projektmanagers, Projektteammitglieder aus verschiedenen Hintergründen zu integrieren und ein Gefühl des gemeinsamen Zwecks zur Erreichung des Endziels zu vermitteln. Projektmanager können über technisches Know-how verfügen, haben aber auch die wichtige Aufgabe, hochrangige Unternehmensvisionen aufzugreifen und greifbare Ergebnisse termingerecht und innerhalb des Budgets zu liefern.

Projektmanagement-Tools

Um bei der Organisation und dem Überblick über Aufgaben zu helfen, nutzt die Projektmanagementbranche in der Regel eine Handvoll Werkzeuge. Diese Werkzeuge wurden bereits in diesem Artikel angesprochen, aber wir werden sie nun genauer benennen. Beachten Sie, dass Projekte, die sich in Größe oder Umfang unterscheiden, zusätzliche Werkzeuge erfordern können, und einige kleinere Projekte kommen möglicherweise ganz ohne einige dieser Werkzeuge aus.

Projektmanagement-Software bietet eine digitale Plattform zur Organisation, Planung und Nachverfolgung von Projektaktivitäten. Zu den gängigeren Projektmanagement-Softwaretools gehören Microsoft Project, Asana, Trello oder Jira.

Kommunikationstools ermöglichen eine Echtzeit-Zusammenarbeit und -Kommunikation zwischen Projektteams, Stakeholdern und Projektmanagern. Slack ist beispielsweise eine beliebte Messaging-Plattform, die es Teammitgliedern ermöglicht, über Kanäle, direkte Nachrichten und Dateifreigabe zu kommunizieren. Weitere Beispiele sind Microsoft Teams oder Zoom.

Projektmanager verlassen sich in der Regel auf Dokumentenmanagementsysteme, um Projektdokumente zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Diese Ablagen können von SharePoint, Google Drive oder Dropbox reichen. Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass Teammitglieder Zugriff auf die neuesten Projektdokumentationen haben.

Für Unternehmen, die wissen möchten, welche Zeit für welche Aufgabe aufgewendet wird, ermöglicht Zeiterfassungssoftware den Teammitgliedern, ihre Tätigkeiten zu erfassen. Plattformen wie Harvest bieten Zeiterfassungs-, Ausgabenverfolgungs- und Rechnungsstellungsfunktionen, die Projektmanagern helfen, den Projektfortschritt zu überwachen. Dies kann für einige Projekte sehr wichtig sein, insbesondere wenn Leistungen an einen Kunden abgerechnet werden. Ein weiteres Beispiel für diese Art von Tool ist Toggl.

Schließlich umfasst das Projektmanagement auch Risikomanagement-Tools. Etwas wie ein Risk Register kann helfen, potenzielle Risiken, ihre Wahrscheinlichkeit und ihre potenziellen Auswirkungen auf die Projektziele zu identifizieren. Interne Modellsimulationen wie Monte Carlo können hingegen Wahrscheinlichkeitsverteilungen analysieren.

Projektmanagement vs. Programmmanagement

Programmmanagement und Projektmanagement sind beide wesentliche Disziplinen im Bereich des Organisationsmanagements. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und umfassen unterschiedliche Verantwortlichkeiten.

Projektmanagement konzentriert sich auf die erfolgreiche Lieferung spezifischer, zeitlich begrenzter Initiativen. Ein Projekt ist eher ein vorübergehendes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen. Andererseits umfasst das Programmmanagement die Überwachung mehrerer verwandter Initiativen, die gemeinsam zur Erreichung strategischer Organisationsziele beitragen.

Im Gegensatz zu einem Projekt ist ein Programm eine Sammlung von Projekten. Programmmanager sind dafür verantwortlich, einzelne Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation abzustimmen, und dies beinhaltet das Management von Abhängigkeiten zwischen Projekten. Ein Unternehmen könnte beispielsweise eine ganze Suite von Optionen für intelligente Technologiegeräte verkaufen. Das Programmmanagement würde sicherstellen, dass jedes Gerät (intelligente Glühbirnen, intelligente Thermostate, intelligente Sicherheitskameras usw.) mit den übergeordneten Unternehmensinitiativen übereinstimmt. Das Projektmanagement würde ein optimales Management zukünftiger Produkte sicherstellen.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist die Planung, Durchführung und Überwachung einer Reihe von Aufgaben, die ein Endziel haben. Unternehmen begeben sich auf Projektmanagement, um einen bestimmten Prozess zu erreichen und sicherzustellen, dass die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt unternommen werden. Dies kann sich auf den Betrieb des Unternehmens beziehen (z. B. der Umzug von einem Bürogebäude in ein anderes) oder auf das Geschäftsmodell des Unternehmens (z. B. ein Technologieunternehmen, das ein neues Softwareprodukt entwickelt).

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagement stellt sicher, dass große Arbeitspakete ordnungsgemäß ausgeführt werden. Anstatt sich auf ein großes Endprodukt zu konzentrieren, dokumentiert, bewertet und überwacht das Projektmanagement in der Regel eine Reihe kleinerer, besser handhabbarer Aufgaben, die zusammengefügt Größeres ermöglichen. Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Endziele erreicht werden.

Was sind Beispiele für Projekttypen?

Ein häufiges Beispiel für ein Projekt ist die Produktentwicklung. Mehrere Abteilungen sind an der Erstellung des Produkts, seiner Vermarktung, seinem Verkauf und mehr beteiligt. Das Team, das ein Projekt entwirft, unterscheidet sich von den Teams, die das Produkt herstellen, vermarkten oder verkaufen. Als Teil eines Projekts würde jedes dieser Teams mit einem Projektmanager zusammenarbeiten, der dabei hilft, die Produktentwicklung von einer Phase zur nächsten zu bringen.

Was macht einen guten Projektplan aus?

Kommunikation ist der Schlüssel zu einem guten Projektplan. Die Verantwortlichkeiten jedes Teams sollten beispielsweise mit einem Ziel, einem Zeitrahmen und verfügbaren Ressourcen detailliert beschrieben werden. Visuelle Erklärungen, wie Gantt charts, sind ebenfalls hilfreich. Dies sind Balkendiagramme, die jede Phase eines Projekts und beispielsweise die Zeit, zu der diese Phase stattfinden wird, anzeigen können. Dies ist nur ein Beispiel, da die beste Möglichkeit, einen Plan für die Beteiligten zu skizzieren, vom Umfang und den Details des Plans abhängt.