Rechenschaftsplan

Was ist ein Accountable Plan?

Ein Accountable Plan ist eine Methode, die verwendet wird, um Mitarbeiter für geschäftliche Ausgaben zu erstatten, die ordnungsgemäß abgerechnet werden. Erstattungen sind nicht steuerpflichtig, wenn sie die Anforderungen des Internal Revenue Service (IRS) erfüllen und nicht der Quellensteuer oder der W-2-Meldung unterliegen.¹ Es ist wichtig, dass Mitarbeiter angemessene Aufzeichnungen über ihre Ausgaben führen, um steuerfreie Erstattungen zu gewährleisten.

Wichtige Erkenntnisse

• Erstattungen unter einem Accountable Plan sind steuerfrei. Durch die Erfüllung der IRS-Anforderungen gelten Erstattungen für förderfähige Geschäftsausgaben nicht als Einkommen, wodurch Quellensteuern oder W-2-Meldung vermieden werden.
• Strenge Kriterien müssen erfüllt sein, damit ein Accountable Plan steuerfreie Erstattungen gewährleistet. Die erstatteten Ausgaben müssen geschäftlich bedingt sein, genau gemeldet werden und überschüssige Mittel innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgezahlt werden, um die Einhaltung der IRS-Standards sicherzustellen.
• Nicht-Accountable Pläne unterscheiden sich dadurch, dass Erstattungen steuerpflichtig werden. Wenn ein Erstattungsplan die IRS-Anforderungen nicht erfüllt, wird er nicht-accountable, und die Erstattungen gelten als Teil der steuerpflichtigen Vergütung des Mitarbeiters.
• Dokumentation und Aktualität sind für Accountable Pläne entscheidend. Arbeitgeber sollten gründliche Aufzeichnungen führen, um ihre Pläne im Falle von IRS-Prüfungen zu unterstützen, obwohl sie nicht verpflichtet sind, Details proaktiv beim IRS einzureichen.
• Mitarbeiter profitieren von einer reduzierten Steuerlast durch Accountable Pläne. Da Erstattungen nicht als Einkommen gemeldet werden müssen, können Mitarbeiter ihre gesamten Steuerrechnungen potenziell senken.

Verständnis der Mechanik eines Accountable Plan

Ein Accountable Plan ist eine Methode, um Mitarbeiter für ihre arbeitsbezogenen Kosten zu erstatten, ohne die Zahlung einer Steuer zu unterwerfen.

Gemäß den IRS-Regeln werden unter einem Accountable Plan Ausgaben erstattet, wenn sie geschäftlich bedingt sind und ordnungsgemäß abgerechnet werden. Darüber hinaus müssen Beträge, die über die tatsächlichen Kosten hinausgehen, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens an das Unternehmen zurückgezahlt werden. Andernfalls können sie steuerpflichtig sein.²

Geschäftliche Ausgaben von Mitarbeitern können Reisen, Mahlzeiten, Unterkünfte, Unterhaltung oder Transport umfassen. Mitarbeiter sind verpflichtet, Ausgaben ordnungsgemäß mit Aufzeichnungen zu belegen.²

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Details ihres Plans beim IRS einzureichen, aber sie müssen nachweisen können, dass sie die Anforderungen eines Accountable Plan erfüllen.

Wichtig

Arbeitgeber können oft strengere Anforderungen an den Accountable Plan nutzen als vom IRS vorgegeben.

Vergleich von Accountable und Non-Accountable Plänen

Wenn der Erstattungsplan eines Unternehmens die IRS-Anforderungen nicht erfüllt, gilt er als non-accountable. Bei einem Non-Accountable Plan werden Erstattungen als Teil des Einkommens des Mitarbeiters behandelt, unterliegen der Quellensteuer und müssen auf einem W-2-Formular gemeldet werden.¹

Tipp

Überschüssige Mittel sind innerhalb von 120 Tagen nach ihrer Auszahlung an den Arbeitgeber zurückzuzahlen.²

Verpflichtende Kriterien für die Einrichtung eines Accountable Plan

Für einen Accountable Plan müssen Ausgaben geschäftlich bedingt sein, ordnungsgemäß und zeitnah für den Arbeitgeber dokumentiert werden, und überschüssige Erstattungen müssen umgehend zurückgezahlt werden.²

Unterscheidung zwischen geschäftlichen und persönlichen Ausgaben

Damit Ausgaben als geschäftlich bedingt gelten, müssen sie im Rahmen des Arbeitsverhältnisses anfallen. Jede Ausgabe, die eine Mischung aus persönlicher und geschäftlicher Ausgabe darstellt, wird entsprechend abgerechnet, wobei die Ausgabe zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt wird.²

Ein häufiges Beispiel ist ein privates Auto, das für Geschäftsreisen genutzt wird: In einem solchen Fall kann von einem Mitarbeiter erwartet werden, dass er die Kilometer, die während der persönlichen Beförderung und der arbeitsbezogenen Beförderung angefallen sind, abrechnet und die Kosten entsprechend aufteilt.

Ausreichender Nachweis für Geschäftsausgaben

Eine ordnungsgemäße Abrechnung unterliegt in der Regel einer Bestätigung durch Dritte, um nachzuweisen, dass die Mittel der Mitarbeiter geschäftlich bedingt waren. Quittungen sind eine übliche Form der Bestätigung durch Dritte, die Mitarbeiter verwenden, um die Rechtmäßigkeit ihrer Finanzierungsanträge zu belegen.

Es gibt Ausnahmen, wie Kosten für Unterkunft unter 75 $, Mahlzeitenerstattungen innerhalb der IRS-Tagespauschalen und Transportkosten, bei denen ein Nachweis schwer zu erbringen ist, wie bei Taxis und Bussen.³

Handhabung überschüssiger Erstattungen in Accountable Plänen

Wenn der Mitarbeiter zu viel erstattet bekommt, muss der überschüssige Betrag innerhalb von 120 Tagen zurückgezahlt werden. Überschüssige Erstattungen können beispielsweise auftreten, wenn einem Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise ein Vorschuss gewährt wird. Es besteht die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter nicht das gesamte Geld ausgibt, in diesem Fall muss der verbleibende Betrag an das Unternehmen zurückgezahlt werden.²

IRS-Richtlinien für rechtzeitige Ausgabenberichterstattung

Der IRS bietet die folgenden Beispiele als Leitfaden dafür, wann bestimmte Maßnahmen abgeschlossen sein müssen:

Ein Vorschuss wird innerhalb von 30 Tagen nach dem Zeitpunkt erhalten, an dem der Mitarbeiter die Ausgabe bezahlt oder verursacht.

Mitarbeiter müssen ihre Ausgaben innerhalb von 60 Tagen nach Bezahlung oder Verursachung abrechnen.

Mitarbeiter zahlen überschüssige Erstattungen innerhalb von 120 Tagen nach Bezahlung oder Verursachung der Ausgaben zurück.²

Was ist der Unterschied zwischen einem Accountable und einem Non-Accountable Plan?

Der Unterschied zwischen einem Accountable und einem Non-Accountable Plan liegt in der Besteuerung. Accountable Pläne erfüllen die IRS-Anforderungen, dass Erstattungen von Geschäftsausgaben vom Bruttoeinkommen eines Mitarbeiters ausgeschlossen werden. Non-Accountable Pläne tun dies nicht. Jede Erstattung in diesem Plan gilt als Einkommen und unterliegt der Steuer.

Wie erstellt man einen Accountable Plan?

Accountable Pläne müssen nicht schriftlich verfasst sein. Um einen anzubieten, müssen Arbeitgeber die folgenden drei Anforderungen einhalten:

· Die Ausgaben müssen geschäftlich bedingt sein.

· Die Ausgaben müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums nachgewiesen werden.

· Der Mitarbeiter muss nicht ausgegebenes Geld an den Arbeitgeber zurückzahlen.¹

Was sind die Vorteile eines Accountable Plan?

Mitarbeiter, die mit einem Accountable Plan erstattet werden, müssen die Erstattung nicht als Einkommen in ihrer Steuererklärung angeben. Dies führt zu einer niedrigeren Steuerrechnung.