Transaktion

Wichtige Erkenntnisse

• Transaktionen sind Vereinbarungen, bei denen Waren oder Dienstleistungen gegen Geld getauscht werden.
• Die periodengerechte Buchführung erfasst Transaktionen bei Lieferung von Waren/Dienstleistungen, nicht bei Zahlung.
• Die Kassenbuchführung erfasst Transaktionen nur bei tatsächlichem Geldwechsel.
• Transaktionen mit Dritten können die Aufzeichnung von Transaktionen erschweren.
• Kleine Unternehmen nutzen aufgrund ihrer Einfachheit häufig die Kassenbuchführung.

Was ist eine Transaktion?

Eine Transaktion ist eine abgeschlossene Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, die eine Verpflichtung zum Austausch von Waren, Dienstleistungen oder finanziellen Vermögenswerten gegen Geld beinhaltet.

Der Begriff wird auch häufig in der Unternehmensbuchhaltung verwendet. In einem solchen Fall kann diese einfache Definition knifflig werden.

Das liegt daran, dass eine Transaktion von einem Unternehmen je nachdem, ob es die periodengerechte Buchführung oder die Kassenbuchführung verwendet, unterschiedlich erfasst werden kann.

Einblicke in Transaktionen

Eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer ist relativ einfach. Person A bezahlt Person B im Austausch für ein Produkt oder eine Dienstleistung.

Wenn sie sich auf die Bedingungen einigen, wird Geld gegen die Ware oder Dienstleistung getauscht und die Transaktion ist abgeschlossen.

Transaktionen können in der Buchhaltungswelt komplexer sein, da Unternehmen heute ein Geschäft abschließen können, das erst zu einem späteren Zeitpunkt abgewickelt wird.

Oder sie haben Einnahmen oder Ausgaben, die zwar bekannt, aber noch nicht fällig sind. Transaktionen mit Dritten können den Prozess ebenfalls erschweren.

Ob ein Unternehmen Einnahmen- und Ausgabentransaktionen nach der periodengerechten oder der Kassenbuchführungsmethode erfasst, wirkt sich auf die Finanz- und Steuerberichterstattung des Unternehmens aus.

Die periodengerechte Buchführungsmethode verlangt, dass eine Transaktion erfasst wird, wenn Geld verdient oder die Ware/Dienstleistung geliefert wird, unabhängig davon, wann das Geld eingeht oder die Ausgaben bezahlt werden.

Die Kassenbuchführungsmethode erfasst eine Transaktion nur, wenn das Geld eingeht oder die Ausgaben bezahlt werden. Dies kann eine Absichtserklärung oder ein Memorandum of Understanding erfordern.1

Wichtig

Wenn ein Kunde etwas auf Kredit kauft, wird es sofort als Transaktion erfasst, wenn das Unternehmen, das die Ware verkauft, die periodengerechte Buchführungsmethode verwendet.

Transaktionen in der periodengerechten Buchführung

Bei der periodengerechten Buchführung erfasst ein Unternehmen Einnahmen bei Abschluss einer Dienstleistung oder Lieferung von Waren, nicht bei Zahlungseingang.

Wenn bei der Erfassung der Einnahmen eines Unternehmens eine Bestandsaufnahme erforderlich ist und dieses in den letzten drei Jahren durchschnittliche Bruttoeinnahmen von über 26 Millionen US-Dollar hatte, verwendet das Unternehmen normalerweise die periodengerechte Buchführungsmethode für Verkäufe und Käufe.2

Beispiele für periodengerechte Buchführung

Ein Unternehmen, das im Oktober Waren auf Ladenkredit an einen Kunden verkauft, erfasst die Transaktion sofort als Posten in den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (AR).

Auch wenn der Kunde die Ware erst im Dezember in bar bezahlt oder in Raten zahlt, wird die Transaktion im Oktober als Einnahme erfasst.

Gleiches gilt für Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen kauft. Geschäftsausgaben werden erfasst, wenn die Produkte oder Dienstleistungen empfangen werden.

Im April auf Kredit gekaufte Lieferungen werden als Ausgaben für April erfasst, auch wenn das Unternehmen die Lieferungen erst im Mai bar bezahlt.

Transaktionen in der Kassenbuchführung

Die meisten kleinen Unternehmen, insbesondere Einzelunternehmen und Personengesellschaften, verwenden die Kassenbuchführungsmethode. Bei dieser Methode werden Einnahmen erfasst, wenn Zahlungen von Kunden eingehen. Ausgaben werden erfasst, wenn Rechnungen bezahlt werden.

Beispiele für Kassenbuchführung

Angenommen, ein Unternehmen verkauft im März Waren im Wert von 10.000 US-Dollar an einen Kunden. Der Kunde bezahlt die Rechnung im April. Das Unternehmen erfasst den Verkauf erst nach dem Zahlungseingang im April.

Ausgaben werden ebenfalls nur bei Zahlung erfasst. Ein Unternehmen kann beispielsweise im Mai Büromaterial im Wert von 500 US-Dollar kaufen und im Juni bezahlen. Das Unternehmen erfasst den Kauf, wenn es die Rechnung im Juni bezahlt.

Aus steuerlichen Gründen steht die Kassenbuchführungsmethode nur zur Verfügung, wenn ein Unternehmen in den letzten drei Jahren einen durchschnittlichen Jahresumsatz von weniger als 26 Millionen US-Dollar hatte.2

Die Kassenbasis ist einfacher als die periodengerechte Basis für die Aufzeichnung von Transaktionen, da keine komplexen Buchhaltungsvorgänge wie Abgrenzungen und Rechnungsabgrenzungsposten erforderlich sind.

Der Nachteil ist, dass der Gewinn des Unternehmens von Monat zu Monat stark schwanken kann, zumindest auf dem Papier.

Was ist eine ACH-Transaktion?

Eine ACH-Transaktion ist eine elektronische Zahlung zwischen Banken. Sie werden über das Automated Clearing House abgewickelt. Beispiele für ACH-Transaktionen sind direkte Einzahlungen für Dinge wie Ihr Gehalt oder Ihre Steuerrückerstattung sowie Rechnungszahlungen, die online oder über Ihre Bank getätigt werden.3

Wie storniere ich eine ausstehende Transaktion?

Um eine ausstehende Transaktion zu stornieren, kontaktieren Sie den Händler und/oder Ihre Bank, um eine Rückbuchung der Transaktion zu beantragen.

Ausstehende Transaktionen sind solche, die getätigt, aber noch nicht auf Ihrem Konto verbucht wurden. Dazu gehören Zahlungen, Käufe, vorab autorisierte Lastschriften und alle anderen damit verbundenen Transaktionen. Mit einer Debit- oder Kreditkarte getätigte Käufe werden für einen bestimmten Zeitraum zurückgehalten, bevor sie das elektronische System von Ihrer Bank zu den Empfängern durchlaufen. Das Transaktionsdatum ist der Tag des Kaufs oder der Zahlung. Die Buchung einer Transaktion auf ein Kreditkartenkonto verschiebt sie aus der Kategorie 'ausstehend'.

Wie unterscheiden sich Transaktionen in der Buchhaltung?

Buchhaltungstransaktionen unterscheiden sich ein wenig aufgrund der Art und Weise, wie sie erfasst werden können. Bei der periodengerechten Buchführungsmethode werden Transaktionen erfasst, sobald die Arbeit abgeschlossen und die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, unabhängig davon, ob bereits eine Zahlung erfolgt ist. Bei der Kassenbuchführungsmethode werden Transaktionen jedoch nur erfasst, wenn Geld eingeht oder gezahlt wird.