Unterkunftskosten

Übernachtungskosten: Definition, Abzugsfähigkeit und IRS-Kriterien erklärt

Wichtige Erkenntnisse

Übernachtungskosten beziehen sich auf die Kosten, die für einen nächtlichen Aufenthalt, in der Regel in einem Hotel, anfallen, und können unter bestimmten IRS-Kriterien für einen Bundessteuerabzug in Frage kommen. Dies ist relevant für Unternehmen, deren Mitarbeiter aus beruflichen Gründen reisen.
Aufgrund der Änderungen durch den Tax Cuts and Jobs Act von 2017 sind umzugsbedingte Übernachtungskosten nur für aktive Mitglieder der US-Streitkräfte abzugsfähig, die einen dauerhaften Standortwechsel vornehmen, gültig für die Steuerjahre 2018 bis 2025.
Damit Übernachtungskosten für einen Abzug in Frage kommen, muss die Reise geschäftlich bedingt sein und eine Reise außerhalb des steuerlichen Wohnsitzes der Person erfordern. Die Unterkunft darf nicht luxuriös oder erholungsorientiert sein und muss einem notwendigen geschäftlichen Zweck dienen, wie der Teilnahme an einer Konferenz oder einem Meeting.
Der IRS hat spezifische Regeln, einschließlich der Safe-Harbor- und Tatsachen-und-Umstände-Tests, die bestimmen, ob Übernachtungskosten abgezogen werden können. Diese Tests stellen sicher, dass die Unterkunft für geschäftliche Zwecke notwendig ist und nicht in erster Linie der persönlichen Bereicherung der Person dient.

Wie Übernachtungskosten Ihre Steuern beeinflussen

Der IRS erlaubt es Einzelpersonen auch, Übernachtungskosten von ihrem Einkommen abzuziehen, wenn diese Kosten im Rahmen eines Umzugs anfallen. Der IRS sagt, die Ausgaben müssen unter den Umständen des Umzugs angemessen sein. Übernachtungskosten, die nicht auf dem kürzesten Weg von der alten zur neuen Wohnung des Steuerpflichtigen anfallen – zum Beispiel, weil er einen Umweg für Besichtigungen gemacht hat – wären nicht steuerlich absetzbar, da es sich nicht wirklich um Umzugskosten handelt.2

Aufgrund des Tax Cuts and Jobs Act von 2017 sind Umzugskosten nur für aktive Mitglieder der US-Streitkräfte abzugsfähig, die aufgrund eines dauerhaften Standortwechsels umziehen. Übernachtungskosten für andere Amerikaner sind für die Steuerjahre 2018 bis 2025 nicht abzugsfähig.3

Kriterien für abzugsfähige Übernachtungskosten

Damit die Übernachtungskosten die IRS-Anforderungen für einen Abzug erfüllen, muss die Person von ihrem Wohnsitz weg für ihren Beruf oder ihr Geschäft reisen. Es muss eine Notwendigkeit für die Übernachtung bestehen, und die Kosten für eine örtliche Unterkunft können nur abgezogen werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zu den Kriterien der Safe-Harbor-Regeln für örtliche Unterkünfte gehört, dass die Unterkunft notwendig sein muss, damit der Geschäftsinhaber an einem Meeting, einer Konferenz oder einer anderen geschäftlichen Aktivität teilnehmen kann. Auch die Standortwahl für die örtliche Unterkunft kann deren Abzugsfähigkeit beeinflussen; das Zimmer oder die Unterkunft darf nicht luxuriös sein oder der Person Erholungsvorteile bieten.4

Ein anderes Kriterienset, der sogenannte Tatsachen-und-Umstände-Test, kann anstelle der Safe-Harbor-Regeln für örtliche Unterkünfte angewendet werden. Damit die Ausgaben den Test bestehen, muss ein Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer verlangen, im Rahmen seiner Arbeit zu übernachten. Die Unterkunft darf jedoch nicht extravagant sein oder der Person in erster Linie einen gewissen Vorteil verschaffen.4

Zum Beispiel: Wenn ein Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern verlangt, in einem Hotel in der Nähe des Geschäftsorts zu übernachten, um ein Schulungsprogramm durchzuführen, würden die Kosten für die örtliche Unterkunft die Abzugsvoraussetzungen erfüllen.

Internal Revenue Service. "Topic No. 511, Business Travel Expenses."

Internal Revenue Service. "Instructions for Form 3903 (2021)."

Internal Revenue Service. "Moving Expenses to and from the United States."

Federal Register. "Local Lodging Expense."

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