W-9-Formular

Was ist das Formular W-9?

Ein W-9-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das verwendet wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person für Beschäftigungs- oder andere einkommensgenerierende Zwecke zu bestätigen. Die Bestätigung kann entweder für eine Person angefordert werden, die als US-Bürger definiert ist, oder für eine Person, die als gebietsansässiger Ausländer definiert ist.

Ein W-9-Formular ist auch als Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Bescheinigung bekannt.

Wichtige Erkenntnisse

• Das W-9 ist ein offizielles Formular des IRS, das Arbeitgebern oder anderen Stellen zur Verfügung gestellt wird, um den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer einer Person zu überprüfen, die Einkünfte erhält.
• Die Informationen aus einem W-9-Formular werden häufig verwendet, um ein 1099-Steuerformular zu erstellen, das für die Einkommensteuererklärung erforderlich ist.
• Die von einer Stelle auf einem W-9-Formular gesammelten Informationen dürfen unter strengen Datenschutzbestimmungen nicht für andere Zwecke offengelegt werden.
• Unabhängige Auftragnehmer, die mit Unternehmen zusammenarbeiten, bei denen sie nicht angestellt sind, müssen diesem Unternehmen häufig ein W-9 vorlegen.
• Wenn Sie kein W-9 wie angefordert vorlegen, muss Ihr Kunde Steuern von Ihren Einkünften in Höhe von 24% einbehalten.

Verständnis des Formulars W-9

Ein W-9-Formular ist eine formelle schriftliche Anfrage nur für Informationen und wird ausschließlich zur Bestätigung der Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person verwendet. Ein Arbeitgeber oder eine andere Stelle, die verpflichtet ist, ein Informationsdokument beim IRS einzureichen, wie z.B. Formular 1099, muss Ihre korrekte TIN erhalten, um etwaige Einkünfte oder Verluste zu melden, die Ihre bundesstaatliche Steuererklärung oder Ihr zu versteuerndes Einkommen beeinflussen können. Für die meisten Personen ist die TIN ihre Sozialversicherungsnummer (SSN).

Das W-9 unterscheidet sich von einem W-4-Formular – das üblicherweise von Arbeitnehmern an direkte Arbeitgeber weitergegeben wird – dadurch, dass das W-9 nicht von sich aus die Einbehaltung fälliger Steuern vorsieht.1

Alle erforderlichen Steuern aufgrund von Gewinnen im Zusammenhang mit dem bereitgestellten W-9 liegen in der Verantwortung des im Dokument aufgeführten TIN-Inhabers, es sei denn, der Steuerzahler unterliegt der Sicherungseinbehaltung. Falls eine Sicherungseinbehaltung erforderlich ist, muss dies auf dem W-9 vermerkt werden, um die die Informationen erhaltende Stelle ordnungsgemäß über die Notwendigkeit eines entsprechenden Einbehalts zu informieren.2

Verwendungszwecke des Formulars W-9

Die Informationen, die auf einem W-9-Formular eingeholt werden, werden meistens verwendet, um eine Version des Formulars 1099 zu erstellen. Ein 1099-Formular enthält Informationen über Einkünfte, die der TIN-Inhaber erhalten hat und die normalerweise nicht auf einem W-2 aufgeführt sind.3

Ein W-2 wird jedoch nur an Angestellte eines Unternehmens ausgestellt, nicht an unabhängige Auftragnehmer oder nicht verbundene Lieferanten. Dies umfasst unter anderem Einkünfte, die einer Person im Rahmen eines Vertrags gezahlt werden, bestimmte Immobilientransaktionen, Dividenden aus einer Investition und verschiedene andere Finanztransaktionen.4

Wichtig

Der IRS verlangt von Personen, die nicht als US-Bürger oder gebietsansässige Ausländer definiert sind, das entsprechende W-8-Formular anstelle eines W-9-Formulars zu verwenden.5

Das Formular 1099 muss nur ausgestellt werden, wenn die Mindesteinkommensgrenze erreicht ist, die für die meisten sonstigen Einkünfte auf 600 USD festgelegt ist.6 Beträge unter dieser Grenze müssen vom TIN-Inhaber als Einkünfte gemeldet werden, erfordern jedoch kein 1099-Formular.7

Obwohl Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet sind, ihren Arbeitgebern bestimmte persönliche Informationen zur Verfügung zu stellen, ist die Privatsphäre eines Arbeitnehmers gesetzlich geschützt. Ein Arbeitgeber, der persönliche Informationen eines Arbeitnehmers auf unbefugte Weise offenlegt, kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.8

So füllen Sie das Formular W-9 aus

Das Formular W-9 ist eines der unkompliziertesten IRS-Formulare, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir führen Sie durch die richtige Vorgehensweise zum Ausfüllen.

Investopedia

Alle Seiten des Formulars W-9 sind auf der IRS-Website verfügbar. Darüber hinaus kann das Formular eine spezifische Anleitung des IRS enthalten.

Schritt 1: W-9, Zeile 1

Geben Sie Ihren Namen ein, wie er in Ihrer Steuererklärung erscheint.

Schritt 2: W-9, Zeile 2

Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen einer "disregarded entity" (nicht beachteten Einheit) ein, falls dieser von dem in Schritt 1 eingegebenen Namen abweicht. Sie könnten zum Beispiel ein Einzelunternehmer sein, aber aus Marketinggründen verwenden Sie nicht Ihren persönlichen Namen als Firmennamen; stattdessen sind Sie "tätig unter" einem anderen Namen. Diesen Namen würden Sie hier eintragen.

Ein häufiger Typ einer disregarded entity ist eine Single-Member Limited Liability Company (SMLLC).9 Einzelunternehmen und S-Corporations mit einem einzigen Eigentümer sind ähnlich, da Einkünfte an den alleinigen Eigentümer/Aktionär durchfließen, aber sie werden im Allgemeinen nicht als disregarded entities betrachtet.10

Schritt 3: W-9, Zeile 3

Wählen Sie aus, welche Art von Unternehmen Sie für die bundesstaatliche Steuerklassifikation sind: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Trust/Nachlass, Limited Liability Company oder "Sonstiges". Kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an, es sollte nur eine Klassifikation ausgewählt werden.

Tipp

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Unternehmen Sie auswählen sollen, hat der IRS eine Übersichtstabelle als Anleitung in den Anweisungen zum Formular W-9 bereitgestellt.11

Schritt 4: W-9, Zeile 4

Mit Ausnahmen werden Sie diese Kästchen wahrscheinlich leer lassen. Hier sind ein paar Ausnahmen:12

Zahlungsempfänger, die von der Sicherungseinbehaltung befreit sind, wie z.B. Kapitalgesellschaften (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld "Exempt payee code" (Code für befreiten Zahlungsempfänger) eintragen. Die Anweisungen zum Formular W-9 listen die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten auf, für die diese Codes verwendet werden sollten. Kapitalgesellschaften, die ein W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, würden zum Beispiel den Code "5" eintragen.

Zahlungsempfänger, die von der Meldepflicht gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld "Exemption from FATCA reporting code" (Code für Befreiung von der FATCA-Meldepflicht) eintragen. Keines dieser Felder wird für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler zutreffen.

Schritt 5: W-9, Zeilen 5-6

Geben Sie Ihre Straßenadresse, Stadt, Bundesstaat und PLZ an. Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie zum Beispiel ein Einzelunternehmer sind, der Büroräume mietet, aber Ihre Steuererklärung mit Ihrer Heimatadresse einreichen, geben Sie Ihre Heimatadresse auf dem Formular W-9 an, damit der IRS keine Schwierigkeiten hat, Ihre 1099er mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen.

Darüber hinaus kann das W-9 das primäre Mittel eines Unternehmens sein, um Ihre persönlichen Daten zu erhalten. Da diese Informationen in deren Buchhaltungssystem eingegeben werden können, wenn Sie als Lieferant in deren Aufzeichnungen angelegt werden, kann diese Adresse verwendet werden, um Ihre 1099 auszustellen oder Ihnen andere wichtige Steuerdokumente zuzusenden.

Schritt 6: W-9, Zeile 7

In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Sie möchten dieses Feld vielleicht ausfüllen, um einen Nachweis darüber zu haben, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer gegeben haben.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, am Ende dieses oberen Abschnitts des Formulars W-9 relevante Kontonummern aufzulisten. Dieser Abschnitt für Kontonummern kann verwendet werden, um jemanden eindeutig anhand einer Nummer im System des Kunden zu identifizieren. Zum Beispiel könnte jemand Sie bitten, ein Formular W-9 auszufüllen. Wenn Sie in deren Aufzeichnungen Lieferant #45 sind, könnten sie Sie bitten, Ihre Lieferantennummer in dieser Zeile zu notieren.

Schritt 7: W-9, Teil I

Der IRS nennt den nächsten Abschnitt Teil I. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre persönliche Sozialversicherungsnummer ist, wenn Sie Einzelunternehmer sind, oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind.

Einige Einzelunternehmen haben ebenfalls EINs, aber der IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmer ihre SSN auf dem Formular W-9 verwenden. Auch dies erleichtert den Abgleich der erhaltenen 1099er mit Ihrer Steuererklärung, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und noch keine EIN hat? Sie können trotzdem ein W-9-Formular ausfüllen. Der IRS sagt, Sie sollten Ihre Nummer beantragen und "beantragt" in das Feld für die TIN schreiben. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin der Sicherungseinbehaltung unterliegen.13 Sie können eine EIN auf der IRS-Website beantragen. Siehe die Anweisungen unten zu Schritt 8, Teil II, für weitere Informationen zur Sicherungseinbehaltung.

Schritt 8: W-9, Teil II

In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Angaben bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Absichtliche Falschaussagen auf einem Steuerformular können bedeuten, dass Sie eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis müssen. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, hier sind die Aussagen, die Sie unter Strafandrohung wegen Meineids als wahr bestätigen müssen:14

1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte auf eine mir auszustellende Nummer).

Steuerzahler müssen legitime Steuer-ID-Nummern verwenden. Die Verwendung einer "ausgeliehenen", gestohlenen oder erfundenen Steuer-ID-Nummer würde einer Falschaussage unter Eid gleichkommen und schwerwiegende Konsequenzen haben.

2. Ich unterliege keiner Sicherungseinbehaltung, weil: (a) ich von der Sicherungseinbehaltung befreit bin, oder (b) ich vom Internal Revenue Service (IRS) nicht darüber informiert wurde, dass ich aufgrund der Nichtmeldung aller Zinsen oder Dividenden der Sicherungseinbehaltung unterliege, oder (c) der IRS mich informiert hat, dass ich nicht mehr der Sicherungseinbehaltung unterliege.

Die meisten Steuerzahler sind von der Sicherungseinbehaltung befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, wovon der IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich befreit. Wenn Sie nicht befreit sind, wird der IRS Sie benachrichtigt haben, und das Unternehmen, das Sie bezahlt, muss dies wissen, da es verpflichtet ist, Einkommensteuer von Ihrem Lohn zu einem Pauschalsatz von 24% (Stand 2023) einzubehalten und an den IRS zu senden. Punkt (c) besagt im Grunde, dass Sie einmal der Sicherungseinbehaltung unterlagen, aber jetzt nicht mehr.15

3. Ich bin ein US-Bürger oder eine andere US-Person.

Wenn Sie ein gebietsansässiger Ausländer sind, sind Sie auf der sicheren Seite. Der IRS betrachtet auch die folgenden als "US-Person": eine Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Firma oder Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach US-Recht gegründet oder organisiert wurde; ein inländischer Nachlass; und ein inländischer Trust. Wenn Ihr Unternehmen eine Personengesellschaft ist, die einen ausländischen Partner hat, gelten besondere Regeln; lesen Sie darüber in den Anweisungen zum Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie stattdessen möglicherweise Formular W-8 oder Formular 8233 ausfüllen.1617

4. Die auf diesem Formular eingetragenen FATCA-Codes (falls vorhanden), die angeben, dass ich von der FATCA-Meldepflicht befreit bin, sind korrekt.

Sie werden sich wahrscheinlich keine Gedanken darüber machen müssen, denn es hat mit dem Foreign Account Tax Compliance Act zu tun.18

Wer muss ein W-9-Formular ausfüllen?

Ein Formular W-9 muss von einer Partei ausgefüllt und einer zweiten Partei zur Verfügung gestellt werden, wenn die zweite Partei in Zukunft bestimmte Arten von Zahlungen leisten wird. Im weitesten Sinne muss das Formular W-9 von unabhängigen Auftragnehmern ausgefüllt werden, die für eine andere Partei arbeiten, bei der sie nicht angestellt sind. Dies umfasst freiberufliche Arbeitnehmer oder Gig-Beschäftigte in nicht-arbeitnehmerähnlichen Strukturen.

Ein W-9 wird auch von Personen in bestimmten Situationen verlangt. Eine Bank oder ein Kreditinstitut kann im Rahmen der Eröffnung eines neuen Kontos ein W-9 anfordern, da Zins- und Dividendenzahlungen über Formular 1099-INT gemeldet werden. Teilnehmer eines Wettbewerbs, die Preise gewinnen könnten, müssen ebenfalls ein W-9 ausfüllen, da der Wert des Preises steuerpflichtiges Einkommen sein kann und eine IRS-Meldung erfordert.

Die Formulare 1098 und 1099 werden auch verwendet, um Hypothekenzinszahlungen, Studienkreditzahlungen, Erlöse aus Immobilientransaktionen und die Erfüllung bestimmter Schuldenarten zu melden. Für diese Formulare kann die Gegenpartei das Formular W-9 anfordern, um sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Informationen in den Akten hat.2

Kurzer Fakt

Das Ausfüllen eines Formulars W-9 ist erforderlich, unabhängig davon, ob Sie der Einbehaltung unterliegen oder nicht. Wenn Sie befreit sind, ist dieses Formular Ihr Mittel, um diese Ausnahme der zahlenden Partei mitzuteilen.12

Besondere Überlegungen beim Einreichen des Formulars W-9

Formular W-9 unterzeichnen

Formular W-9 weist Sie an, Punkt 2 oben durchzustreichen, wenn Ihnen vom IRS mitgeteilt wurde, dass Sie derzeit der Backup-Quellensteuer unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Sie können Punkt 2 durchstreichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 ist in diesem Fall nicht anwendbar, daher spielt es keine Rolle, ob Sie der Backup-Quellensteuer unterliegen.14

Wenn Sie nun das Kleingedruckte in den W-9-Anweisungen sorgfältig lesen, scheint es darauf hinzudeuten, dass die meisten Personen dieses Formular gar nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn das IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es jedoch wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben.19

Formular W-9 zurückgeben

Geben Sie Ihr ausgefülltes Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie gebeten hat, es auszufüllen. Idealerweise übergeben Sie es persönlich, um Ihr Risiko von Identitätsdiebstahl zu begrenzen, aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Die Post gilt als relativ sicher.

Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und dreifach überprüfen, dass Sie die korrekte E-Mail-Adresse des Empfängers haben, bevor Sie Ihre Nachricht senden. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen, aber überprüfen Sie deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen. Normalerweise gibt Ihnen das Unternehmen, das ein W-9 beim IRS einreichen muss, eines zum Ausfüllen.

Nichteinreichung des Formulars W-9

Wenn jemand nach einem ausgefüllten Formular W-9 fragt, hat dies normalerweise einen guten Grund. Seien Sie skeptisch bei Anfragen, bei denen Sie nicht sicher sind, warum Ihre Informationen benötigt werden oder wer die Anfrage stellt. Es wird erwartet, dass Anfragen im Rahmen normaler Geschäftstätigkeiten erfüllt werden.

Es gibt Konsequenzen, wenn Sie das Formular W-9 nicht einreichen. Erstens ist der Zahlungspflichtige verpflichtet, Steuern von zukünftigen Zahlungen einzubehalten. Ab 2025 und bis 2026 beträgt der Einbehaltungssatz 24 %.15

Darüber hinaus gibt es die folgenden Strafen bei Nichteinhaltung:11

50 $ Strafe für jede Nichtbereitstellung einer korrekten TIN an einen Antragsteller, es sei denn, Sie können nachweisen, dass die Fehler nicht auf vorsätzliche Vernachlässigung zurückzuführen sind.

500 $ Strafe, wenn Sie eine falsche Aussage ohne vernünftige Grundlage machen, die zu keiner Backup-Quellensteuer führt.

Weitere Geld- und/oder Freiheitsstrafen für die vorsätzliche Fälschung von Bescheinigungen oder Bestätigungen.

Zivil- und/oder Strafrechtliche Sanktionen für die Offenlegung oder den Missbrauch der W-9-Informationen einer anderen Partei unter Verstoß gegen Bundesrecht.

Tipp

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Formular W-9 vs. Formular W-4

Zwei häufig verwendete Formulare für Steuerzwecke sind Formular W-9 und Formular W-4. Obwohl sie ähnlich klingen, haben sie sehr unterschiedliche Zwecke, Empfänger und Verwendungen.

Formular W-9 dient dem Zweck, Informationen von einem Steuerzahler (in der Regel einem unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler) anzufordern, um Steuern einzureichen. In der Zwischenzeit nutzen Arbeitnehmer das Formular W-4, um ihren Arbeitgebern Informationen zum Zweck des Lohnsteuerabzugs zu liefern.

Die den Steuerzahler bezahlende Stelle (die Person oder das Unternehmen, das die Dienstleistungen erbringt) erhält das W-9-Formular vom Steuerzahler. Bei der Meldung der an den Steuerzahler geleisteten Zahlungen am Jahresende verwendet die Organisation die Daten auf dem W-9-Formular, um das Formular 1099-MISC oder andere anwendbare Steuerformulare zu erstellen und auszustellen.2

Dies unterscheidet sich erheblich vom Formular W-4. Der Arbeitnehmer gibt seinem Arbeitgeber das W-4. Der Arbeitgeber verwendet das W-4, um zu bestimmen, wie viel Bundeseinkommensteuer vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers einbehalten und an das IRS gemeldet werden soll. Im Gegensatz dazu, dass ein Unternehmen dies von einer externen Partei benötigt, fordert es ein W-4 von seinem eigenen internen Team an.1

Schließlich werden in beiden Formularen viele der gleichen Angaben erhoben. Jedes verlangt eine TIN, einen Namen und zugehörige Steuerinformationen. Allerdings ist die Art des Empfängers sehr unterschiedlich. Ein W-4 wird Informationen wie den Steuererklärungsstatus des Steuerzahlers (d. h. ist der Steuerzahler verheiratet?) abfragen.20 Alternativ fragt ein W-9 nach rechtlichen Unternehmensinformationen.14

Wofür wird Formular W-9 verwendet?

Formular W-9 wird verwendet, um Steuerinformationen von einer Partei an eine andere zu übermitteln. Es ist eine Möglichkeit, persönliche Informationen formal zu sammeln, eine standardisierte Methode zur Übermittlung von Informationen zu haben und den Übermittler zu verpflichten, zu bescheinigen, dass die von ihm bereitgestellten Informationen korrekt sind. Das Formular W-9 wird dann verwendet, um bestimmte Steuerbescheinigungen an Nichtangestellte auszustellen, die im Laufe des Jahres bestimmte Zahlungsarten verdient haben.

Wird ein W-9 für Selbstständige verwendet?

Ja, ein W-9 wird am häufigsten für Personen verwendet, die selbstständig sind. Wenn ein Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer, Freiberufler oder selbstständig ist, muss das Formular W-9 denjenigen zur Verfügung gestellt werden, von denen Sie über 600 $ verdient haben, ohne als offizieller Angestellter eingestellt worden zu sein.2122

Was passiert, wenn ich kein Formular W-9 einreiche?

Sollten Sie sich dafür entscheiden, kein Formular W-9 einzureichen, oder wenn die bereitgestellten Informationen falsch sind, wird eine 24%ige Quellensteuer von zukünftigen Zahlungen einbehalten, die Sie von Ihrem Kunden erhalten. Darüber hinaus gibt es Strafen und Gebühren für die absichtliche Nichtbereitstellung korrekter Informationen oder den Missbrauch von TINs.23