W2Form

Was ist das Formular W-2: Lohn- und Steuerbescheinigung?

Das Formular W-2, auch als Lohn- und Steuerbescheinigung bekannt, ist ein Dokument, das ein Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer zusendet und bis Ende Januar nach dem Steuerjahr bei der Social Security Administration (SSA) einreicht. Der IRS erhält eine Kopie.

Das Formular W-2 zeigt die vom Arbeitgeber gezahlten Löhne und den Betrag der vom Arbeitnehmergehalt einbehaltenen Einkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer.

Wichtige Erkenntnisse

• Formular W-2 ist ein IRS-Steuerformular, das die Einkünfte einer Person während des Jahres und die einbehaltenen und an die Regierung übermittelten Steuerbeträge detailliert auflistet.
• Arbeitgeber senden ihren Arbeitnehmern jährlich W-2-Formulare zu Steuerzwecken.
• Sie verwenden W-2-Formulare, um die einbehaltenen Einkommensteuern und FICA-Steuern im Namen der Arbeitnehmer zu melden.
• Der IRS verwendet W-2-Formulare, um die Steuerpflichten von Einzelpersonen zu verfolgen.
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Wer reicht das Formular W-2 ein?

Ein Arbeitgeber muss jedem Arbeitnehmer, dem er ein Gehalt, einen Lohn oder eine andere Form der Vergütung gezahlt hat, ein W-2-Formular zusenden. Dies gilt nicht für freiberufliche oder selbstständige Arbeitnehmer, die ihre Steuern mit anderen Formularen anmelden.

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer das W-2-Formular bis spätestens 31. Januar jedes Jahres zusenden, damit der Arbeitnehmer die Informationen hat, die er benötigt, um vor der Frist, in der Regel dem 15. April, eine Einkommensteuererklärung einzureichen.12

Arbeitgeber verwenden W-2-Formulare, um die für die Federal Insurance Contributions Act (FICA)-Steuern und Einkommensteuern einbehaltenen Beträge zu melden.

Bis Ende Januar müssen Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer das Formular W-2 zusammen mit dem Formular W-3 bei der SSA einreichen.

Die SSA verwendet die Informationen auf diesen Formularen, um die Sozialversicherungsleistungen zu berechnen, auf die jeder Arbeitnehmer Anspruch hat.3

Wichtig

Steuerdokumente spiegeln Einkünfte und Abzüge des Vorjahres wider. Ein W-2-Formular, das einem Arbeitnehmer im Januar 2025 zugesandt wurde, zeigte die im Jahr 2024 gezahlten Löhne.

In einem W-2 enthaltene Informationen

Steuerzahler erhalten mehrere W-2-Formulare, wenn sie für mehr als einen Arbeitgeber arbeiten.

Steuerzahler geben die Daten aus dem W-2 in eine individuelle Steuererklärung Formular 1040 ein, entweder von Hand oder elektronisch. Unabhängig vom Arbeitgeber oder Unternehmen liefert jedes W-2 die gleichen Informationen:2

Staatliche und bundesstaatliche Steuerabschnitte, da Arbeitnehmer auf beiden Ebenen Steuern zahlen müssen

Arbeitgeberinformationen, einschließlich der bundesstaatlichen Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) des Unternehmens und der staatlichen ID-Nummer

Arbeitnehmereinkommen des Vorjahres

Vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers einbehaltene Beträge, aufgeschlüsselt nach Einbehalt für bundesstaatliche Einkommensteuer, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und mehr

Trinkgelder, falls vorhanden, die der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres erhalten hat

So lesen Sie das Formular W-2

Das Formular W-2 ist auf der IRS-Website verfügbar.

Boxen A-F: Die mit Buchstaben gekennzeichneten Boxen auf einem W-2 sind für Name und Adresse des Arbeitnehmers und Arbeitgebers, die Sozialversicherungsnummer sowie die EIN und die staatliche ID-Nummer des Arbeitgebers.

Boxen 1-2: Box 1 zeigt das zu versteuernde Einkommen, einschließlich Löhne, Gehälter, Trinkgelder und Boni. Box 2 zeigt, wie viel Einkommensteuer der Arbeitgeber einbehalten hat.

Boxen 3-4: Box 3 enthält die Einkünfte, die der Sozialversicherungssteuer unterliegen. Box 4 zeigt den Betrag des für die Sozialversicherungssteuer einbehaltenen Einkommens.

Boxen 5-6: Box 5 enthält, wie viel Gehalt der Medicare-Steuer unterliegt. Box 6 zeigt, wie viel Einkommen einbehalten wurde. Der Arbeitnehmeranteil der Medicare-Steuer beträgt 1,45 % des Einkommens.3

Boxen 7-8: Wenn Einkünfte in Form von Trinkgeldern vorliegen, zeigen diese Boxen, wie viel gemeldet wurde und der Steuer unterliegt.

Box 9: Diese Box wurde verwendet, um einen inzwischen abgeschafften Steuervorteil auszuweisen und wird daher nicht mehr verwendet.

Box 10: Box 10 gibt an, wie viel ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber an Leistungen für die Betreuung von Angehörigen erhalten hat (falls zutreffend).

Box 11: Box 11 enthält, wie viel aufgeschobene Vergütung vom Arbeitgeber in einem nicht qualifizierten Plan erhalten wurde.

Box 12: Box 12 zeigt andere Arten von Vergütungen oder Kürzungen des zu versteuernden Einkommens und einen ein- oder zweistelligen Buchstabencode für jede. Sie kann Beiträge zu einem 401(k)-Plan enthalten. Codes sind in den IRS-Anweisungen zu W-2 detailliert aufgeführt.

Box 13: Diese Box hat drei Unterboxen, die dazu dienen, Zahlungen zu melden, die nicht der bundesstaatlichen Einkommensteuer einbehaltung unterliegen, für einen arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorgeplan wie eine SIMPLE IRA und Krankengeld über Dritte, wie eine Versicherungspolice.

Box 14: In Box 14 kann ein Arbeitgeber zusätzliche Steuerinformationen melden, die möglicherweise nicht in die anderen Abschnitte passen, wie z. B. staatliche Behindertenversicherungssteuern und Gewerkschaftsbeiträge.

Boxen 15-20: Die letzten sechs Boxen beziehen sich auf staatliche und lokale Steuern, einschließlich der Höhe des Einkommens, das diesen Steuern unterliegt, und der einbehaltenen Beträge.

Verwandte Steuerformulare

Formular W-4

Das Formular W-4 wird von Arbeitnehmern ausgefüllt, wenn sie für ein Unternehmen zu arbeiten beginnen. Der Arbeitgeber verwendet die Informationen auf dem Formular W-4, um zu bestimmen, wie viel Einkommen für Steuern von den Gehaltsschecks einbehalten werden soll.

Die Informationen auf dem Formular W-4 (oder manchmal Formular W-9) helfen bei der Verfolgung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerabzügen, arbeitgeberfinanzierten Leistungen und Vorsteuerbeiträgen zu Dingen wie einem 401(k)-Altersvorsorgeplan.4

Formulare 1099

Wenn keine Steuern von erhaltenen Einkünften einbehalten werden, erhält ein Arbeitnehmer das Formular 1099-MISC, das die Einkünfte und etwaige Abzüge detailliert auflistet.

Eine Person, die von einem Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen bezahlt wird, aber kein Arbeitnehmer ist, erhält das Formular 1099-NEC, das den gezahlten Betrag zeigt.

Alle Arten von 1099-Formularen sollten bis Ende Januar nach dem Steuerjahr eintreffen. Einzelpersonen müssen diese Einkünfte in ihrer jährlichen Steuererklärung angeben.

Formular W-2G

Das Formular W-2G ist ein Steuerformular, das eine Spielstätte wie ein Casino versenden kann, wenn ein Steuerzahler im Vorjahr Gewinne aus Glücksspielen erzielt hat.5

Formular 1098-E und Formular 1098-T

Studenten erhalten eine 1098-E-Aufstellung, wenn sie Zinsen für ein bundesstaatliches Studentendarlehen gezahlt haben. Sie erhalten auch eine 1098-T-Aufstellung, die Studiengebühren meldet, die zu Steuerabzügen oder -gutschriften berechtigen können.67

Woher wissen Arbeitnehmer, ob im Laufe des Jahres genügend Steuern abgezogen wurden?

Wenn der Arbeitnehmer Steuern anmeldet, wird der gemäß dem W-2-Formular einbehaltene Steuerbetrag von seiner Bruttosteuerpflicht abgezogen. Wenn mehr Steuern einbehalten wurden als geschuldet, wird eine Rückerstattung ausgestellt. Der IRS verwendet das Formular W-2 auch, um das Einkommen und die Steuerschuld eines Arbeitnehmers zu verfolgen. Wenn das in der Steuererklärung eines Arbeitnehmers angegebene Einkommen geringer ist als das im Formular W-2 gemeldete Einkommen, kann der IRS den Steuerzahler einer Prüfung unterziehen. Steuerzahler müssen alle Gehalts-, Lohn- und Trinkgeldeinkünfte melden, selbst wenn diese Einkünfte nicht auf einem W-2 gemeldet werden.

Wie viel Geld müssen Sie verdienen, um ein W-2 zu erhalten?

Einzelpersonen erhalten üblicherweise ein W-2 von einem Arbeitgeber, wenn sie mindestens 600 $ pro Jahr verdienen. Freiberufler oder unabhängige Auftragnehmer gelten nicht als Arbeitnehmer und erhalten anstelle eines W-2 ein 1099.8

Was ist der Unterschied zwischen einem W-2 und einem W-4?

Ein W-4 wird von Arbeitnehmern ausgefüllt und liefert einem Arbeitgeber die Informationen, die er benötigt, um den korrekten Steuerbetrag von jedem Gehaltsscheck einzubehalten. Ein W-2 wird von Arbeitgebern am Ende des Steuerjahres ausgefüllt und an die Arbeitnehmer gesendet, damit diese ihre Steuererklärungen vorbereiten können.