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W-4-Formular: Was es ist und wie man es ausfüllt

Was ist ein W-4-Formular?

Formular W-4 ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das Sie ausfüllen und Ihrem Arbeitgeber vorlegen, um Ihre Steuersituation anzugeben. Das W-4-Formular teilt dem Arbeitgeber mit, wie viel Steuern von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten werden sollen – basierend auf Ihrem Anmeldestatus, anderen Jobs, die Sie oder Ihr Ehepartner haben, sowie Steuergutschriften oder Abzügen, die Sie voraussichtlich geltend machen. Das W-4 wird auch als Employee's Withholding Certificate bezeichnet.1

Wichtige Erkenntnisse

Arbeitnehmer füllen ein W-4-Formular aus, um ihren Arbeitgeber wissen zu lassen, wie viel Steuern von ihrem Gehaltsscheck einbehalten werden sollen – basierend auf dem Familienstand des Arbeitnehmers, anderen Jobs des Arbeitnehmers oder seines Ehepartners sowie Steuergutschriften oder Abzügen, die sie voraussichtlich geltend machen.
Dieser Einbehalt kann sich darauf auswirken, wie viel Sie schulden oder erstattet bekommen, wenn Sie Ihre Steuererklärung einreichen.
Das W-4-Formular änderte sich 2026 aufgrund der Bestimmungen des One Big Beautiful Bill Act.
Eine Erhöhung der Anzahl der Freibeträge auf dem Formular verringert den Betrag, der vom Gehaltsscheck einbehalten wird.
Sie können jederzeit ein neues W-4 einreichen, wenn sich Ihre Situation ändert, z. B. bei Heirat, Scheidung oder Geburt eines Kindes. Eine Statusänderung kann dazu führen, dass mehr oder weniger Steuern einbehalten werden.

So füllen Sie das W-4-Formular aus

Das Formular umfasst nur fünf Schritte, aber einige davon sind komplexer als in der Vergangenheit.

Schritt 1: Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein

Geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihren steuerlichen Anmeldestatus ein (z. B. gemeinsame Veranlagung von Ehepaaren oder Einzelperson).

Schritt 2: Beantworten Sie Fragen zu anderen Jobs

Schritt 2 fragt nach anderen Jobs, die Sie möglicherweise haben, oder, wenn Sie gemeinsam veranlagen, nach Jobs Ihres Ehepartners. Sie haben drei Optionen:

a) Bestimmen Sie Ihren Einbehalt, indem Sie im IRS-Steuereinbehaltungsrechner eingeben, wie viel Sie und Ihr Ehepartner aus allen Jobs verdienen. Das IRS gibt an, dass dies die genaueste Methode ist, insbesondere wenn einer von Ihnen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit hat.

b) Tragen Sie das Ergebnis aus dem Multiple Jobs Worksheet auf Seite 3 des W-4-Formulars ein.

c) Wenn es insgesamt nur zwei Jobs gibt und beide ungefähr gleich viel einbringen, kreuzen Sie das Kästchen auf dem Formular und auf dem W-4-Formular für den anderen Job an.

Schritt 3: Geben Sie Ihre Angehörigen an

Für 2026 gilt: Wenn Ihr Gesamteinkommen 200.000 $ oder weniger beträgt (400.000 $ bei gemeinsamer Veranlagung), geben Sie die Anzahl der Kinder und anderen Angehörigen an und multiplizieren Sie diese Zahlen mit den auf dem Formular angegebenen Beträgen.2

Tipp

Sie können wählen, keine Angehörigen anzugeben, die Sie möglicherweise haben, wenn Sie möchten, dass mehr Steuern von Ihren Gehaltsschecks einbehalten werden, sodass Sie am Jahresende weniger schulden.

Schritt 4: Optimieren Sie Ihre Einbehalte

Sie können den von Ihrem Gehaltsscheck einbehaltenen Betrag auf drei Arten weiter anpassen:

Zeile 4 (a): Geben Sie andere Einkommensarten ein, die Sie voraussichtlich verdienen werden und bei denen kein Einbehalt erfolgt, wie z. B. Zinsen oder Renteneinkünfte.

Zeile 4 (b): Wenn Sie planen, bei der Steuererklärung keinen Standardabzug vorzunehmen, füllen Sie das Deductions Worksheet auf Seite 4 aus und tragen Sie die Informationen daraus hier ein.

Zeile 4 (c): Geben Sie zusätzliche Steuern ein, die Sie von jedem Gehaltsscheck einbehalten haben möchten.

Schritt 5: Unterschreiben und datieren Sie Ihr Formular

Geben Sie es nach Fertigstellung bei Ihrer Personalabteilung ab.

Wann Sie ein neues W-4-Formular einreichen sollten

Sie können jederzeit ein neues W-4 einreichen – und sollten dies tun, wenn sich Ihre Situation ändert, z. B. bei Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes oder dem Tod eines Angehörigen. Eine Statusänderung kann dazu führen, dass der Arbeitgeber mehr oder weniger Steuern einbehält.

Möglicherweise möchten Sie Ihr W-4 auch anpassen, wenn Sie am Ende bei der Steuererklärung oft viel Geld nachzahlen müssen und dies nicht wieder passieren soll. In diesem Fall können Sie die Anzahl der geltend gemachten Angehörigen verringern oder in Zeile 4(c) einen zusätzlichen Einbehaltsbetrag eintragen.

Umgekehrt: Wenn Sie bei der Steuererklärung normalerweise eine große Rückerstattung erhalten, gewähren Sie Uncle Sam während des Jahres unbeabsichtigt ein zinsloses Darlehen. Um mehr von Ihrem Gehaltsscheck zu behalten, könnten Sie die Anzahl der geltend gemachten Angehörigen erhöhen oder die Angaben in Abschnitt 4 anpassen.

Internal Revenue Service. "About Form W-4, Employee's Withholding Certificate."

Internal Revenue Service. "Form W-4."

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